Privacy Statement

1. Inleiding

Deze privacyverklaring helpt je begrijpen welke persoonsgegevens Visma YouServe ("wij", "ons", "onze") verzamelt, waarom wij deze verzamelen, en hoe wij deze verwerken, beschermen, opslaan en verwijderen.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, telefoonnummer of IP-adres.

2. Contactgegevens

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of zorgen hebt over je privacy, zoals een mogelijke inbreuk op je privacy, neem dan contact met ons op. 
Naam bedrijf: Visma YouServe
Adres: Herikerbergweg 98, 1101 CM Amsterdam
E-mailadres voor privacyverzoeken: compliance.youserve@visma.com

3. Verwerkingsactiviteiten

3.1 Marketing nieuwsbrieven

Visma YouServe gebruikt e-mailadressen als middel om marketingcommunicatie te verspreiden, echter alleen als je hiervoor toestemming hebt gegeven in overeenstemming met de nationale marketingwetgeving (indien nodig). De persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, zijn naam, titel, bedrijfsnaam, aantal medewerkers van je organisatie, telefoonnummer en e-mailadres. 
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons legitieme belang om geïnteresseerde personen te voorzien van marketingcommunicatie, conform AVG-artikel 6 nr. 1 f). 
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer je besluit geen marketingcommunicatie meer te ontvangen van Visma YouServe. Dit kan door het volgen van de instructies voor opt-out in de betreffende marketingcommunicatie mailing. 
Houd er rekening mee dat wanneer je je afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie, je nog steeds communicatie van Visma YouServe kunt ontvangen, zoals orderbevestigingen en kennisgevingen die nodig zijn voor het beheren van je account of de diensten die aan jou als klant van Visma YouServe worden geleverd.

3.2 Marketing profilering

Wanneer je contact zoekt met Visma YouServe, bijvoorbeeld door onze webpagina's te bezoeken, inhoud te downloaden, webinars bij te wonen en als onderdeel van het gebruik van onze diensten, verwerkt Visma YouServe je persoonsgegevens om je relevante inhoud te bieden via direct marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina's of in een dienst, op basis van je voorkeuren. 
Het doel van deze belangstellingsprofilering is om marketinginformatie op maat te leveren, je gebruikerservaring met onze diensten / websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over je zoals het IP-adres, interesses (waar je op hebt geklikt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt door middel van technologieën zoals cookies. Zie ons cookiebeleid voor een volledige lijst van cookies die we op onze website gebruiken, de opslagtijd voor elke cookie, de ontvanger van cookiegegevens en het doel van het gebruik van deze cookiegegevens. 
Onze rechtsgrondslag voor deze verwerking van deze persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen om je relevante content te bieden, conform AVG-artikel 6 nr. 1 f). De diensten van Visma YouServe worden over het algemeen gebruikt als tools voor werkgerelateerde doeleinden, en je gedrag in deze tools zegt weinig over jouw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Je persoonsgegevens worden vanuit zakelijk oogpunt verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met je vrijheden en rechten als individu.
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer je je afmeldt voor marketing profilering door contact met ons op te nemen via e-mail op nieuws.youserve@visma.com. Voor cookies geldt ook een ander bewaarbeleid. Je hebt ook altijd de mogelijkheid om de cookie-instellingen te wijzigen en gebruik te maken van je recht op protest cf. AVG-artikel 21. Je kunt dit doen door te klikken op “cookies instellingen” onder aan de website www.youserve.nl. In het algemeen worden de persoonlijke gegevens alleen bewaard zolang als nodig is om het doel van de verwerking te bereiken, en niet langer dan 3 jaar na de laatste geregistreerde activiteit.

3.3 Werving

Visma YouServe verwerkt persoonsgegevens tijdens de werving om wervingsprocessen effectief te beheren, sollicitaties te behandelen, ingediende documentatie te beoordelen, sollicitatiegesprekken te voeren en contact op te nemen met referenties. De persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, zijn contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, evenals cv's, sollicitatiedocumenten en andere ingediende documenten, evenals persoonlijkheids- en vaardigheidstests die tijdens de sollicitatieprocedure worden uitgevoerd.
Onze rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is ons legitieme belang om de juiste kandidaat te vinden, conform AVG-artikel 6 nr. 1 f). Voor kandidaten met wie we besluiten verder te gaan en die we een baan aanbieden, verwerken we bepaalde persoonsgegevens, waaronder je contactgegevens en andere specifieke persoonsgegevens die je ons vraagt te verwerken, met het oog op het aangaan van een arbeidscontract conform AVG-artikel 6 nr.1 b), dat betrekking heeft op de verwerking die nodig is om een contract uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te ondernemen, voordat een contract wordt aangegaan.
De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer het wervingsproces is afgerond. Doorgaans gebeurt dit niet later dan vier weken na afronding van de sollicitatieperiode, tenzij je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens langer te bewaren.

3.4 Producten en diensten leveren aan klanten

Visma YouServe verwerkt persoonsgegevens om bestellingen, overeenkomsten en betalingen van klanten voor de door ons geleverde producten en diensten te beheren. De verwerkte gegevens omvatten persoonlijke basisgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, samen met factuurgerelateerde informatie.
Onze rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, conform AVG-artikel 6 nr. 1 f. Het legitieme belang is om de levering van producten en diensten aan de contactpersoon van de klant te vergemakkelijken.
We bewaren je persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is om het doel van de verwerking te bereiken, maar in de meeste gevallen nooit langer dan 3 jaar na je laatste geregistreerde activiteit.

3.5 Registratie voor webinars en trainingen

Bij het inschrijven voor webinars en trainingen verzamelen we persoonsgegevens, die ook worden gebruikt voor de follow-up na de webinar en/of training, zoals het uitgeven van certificaten. De verwerkte persoonsgegevens zijn contactgegevens zoals naam en e-mailadres, eventueel factuurgegevens en gegevens over de geregistreerde training.
Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, conform artikel 6 nr. 1 f. Het gerechtvaardigd belang is om webinars en cursussen aan te bieden aan geïnteresseerde personen.
We bewaren je persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is. Indien er 2 jaar lang geen e-mailcontact is geweest en ook geen web activiteit is geregistreerd verwijderen wij de contactgegevens. Gegevens over gevolgde betaalde trainingen worden bewaard zolang jouw organisatie klant is van Visma YouServe. 

3.6 Serviceverbetering 

Visma YouServe streeft er voortdurend naar de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en websites te verbeteren en te ontwikkelen. De persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken omvatten je naam, e-mailadres, gebruikers- en webverkeersinformatie zoals login-ID, gebruikersnaam en IP-adres. Daarnaast verwerken we statistieken die aangeven hoe je onze software gebruikt en hoe je omgaat met inhoud op onze website.
Onze wettelijke basis voor het verwerken van je persoonlijke gegevens is ons legitieme belang, conform AVG  artikel 6 nr. 1 f. Het legitieme belang is ervoor te zorgen dat we voldoen aan de verwachtingen van onze klanten en alle contractuele verplichtingen nakomen.
We verwerken je persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is om aan het doel te voldoen. Na drie jaar worden de persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistisch gebruik.

3.7 Verzoeken behandelen en ondersteuning bieden

Het doel van het behandelen van vragen en zorgen die via een contactformulier, chatbot of vergelijkbaar op onze website worden gesteld, is om de communicatie en ondersteuning te vergemakkelijken voor gebruikers die met ons communiceren. Als je via dergelijke kanalen contact met ons opneemt, verwerken we de persoonsgegevens die je in het verzoek opneemt. Dit omvat minimaal contactgegevens. 

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, conform AVG-artikel 6 nr. 1 f. Het rechtmatige belang is om te reageren op vragen en zorgen die door bezoekers op onze website worden gesteld.

Verzoeken en bijbehorende correspondentie worden alleen bewaard zolang als nodig is om aan het doel van de verwerking te voldoen. Indien er 2 jaar lang geen e-mailcontact is geweest en ook geen web activiteit is geregistreerd verwijderen wij de contactgegevens.

4. Hoe persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld

4.1 Binnen de Visma-groep

Visma YouServe maakt deel uit van de Visma-groep, die bestaat uit verschillende dochterondernemingen. Om overzicht en inzicht te behouden, kunnen wij je persoonsgegevens delen binnen de verschillende bedrijven van de Visma Groep.

4.2 Buiten de Visma-groep

Visma YouServe kan je persoonsgegevens ook delen met externe derden in de volgende contexten:

Verwerkers 
Visma YouServe maakt gebruik van verwerkers om persoonsgegevens te verwerken. Deze verwerkers zijn doorgaans leveranciers van cloud-gebaseerde diensten of andere IT-diensten. Bij het gebruik van verwerkers zal Visma YouServe een  verwerkersovereenkomst aangaan om je privacyrechten te waarborgen. Als verwerkers zich buiten de EU/EER bevinden, waarborgen wij de wettelijke gronden voor dergelijke internationale doorgiften namens jou, door gebruik te maken van de EU-modelclausules. Je kunt meer gedetailleerde informatie over onze verwerkers opvragen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in het gedeelte “Contact met ons opnemen”. 

Gebruikersgemeenschappen
Als je een bericht, opmerking of iets dergelijks plaatst op gebruikersgemeenschappen of andere forums of sites, kan dergelijke informatie worden gelezen en gebruikt door iedereen die toegang heeft tot dergelijke forums. Visma YouServe is niet verantwoordelijk voor informatie die je op dergelijke forums of sites plaatst.

Zakelijke partners
Visma YouServe kan je persoonlijke gegevens delen met partners in het geval dit vanuit zakelijk oogpunt legitiem is en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen toegang vragen tot persoonlijke informatie van Visma YouServe. In deze gevallen zullen we de gegevens alleen verstrekken als er een gerechtelijk bevel is om dit te doen.

5. Jouw rechten

Je kunt je beroepen op de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van je persoonsgegevens:

• Toegang
  Je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over je verwerken.
• Rechtzetting
  Je hebt ook het recht om rectificatie te vragen van onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Als je een account hebt voor onze sites of diensten, kun je dit meestal doen via de betreffende secties “jouw account” of “jouw profiel” op de toepasselijke site of dienst.
  Verwijdering. Je kunt verzoeken om verwijdering van persoonlijke gegevens die op jou betrekking hebben.
• Beperking
  Je kunt ons vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid 
  Je kunt ons vragen om jou of anderen te voorzien van jouw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.
• Bezwaar maken 
  Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken die worden uitgevoerd in het algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag of op basis van legitieme belangen. 

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten van toepassing kunnen zijn, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van je situatie. In dergelijke gevallen zullen we je voorzien van gedetailleerde informatie over de toepasselijke uitzondering of beperking en je helpen jouw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
We vragen je een mail te sturen naar compliance.youserve@visma.com of om gebruik te maken van dit formulier voor verzoeken met betrekking tot bovenstaande punten. 
Tot slot heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteiten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonlijke gegevens.

Wijzigingen

We raden je aan de Privacyverklaring regelmatig door te nemen. De Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 12-03-25.