TVM: van administratiefabriek naar strategisch HR

Al sinds 2016 maakt TVM Verzekeringen gebruik van de HR-software van Visma YouServe, met selfservice en koppelingen met het onboardingsplatform van Appical en de recruitment software van Easycruit. In 2021 kwam Marit Ruinemans bij het bedrijf binnen als Coördinator HR Services. Samen met haar team realiseerde zij een enorme efficiëntieslag op de HR-afdeling.

Marit werkt samen met 12 collega’s op de HR-afdeling van TVM Verzekeringen. Ze is zelf coördinator voor de HR-administratie rondom in-, door- en uitstroom. Ook houdt ze zich bezig met het optimaliseren van administratieve processen, op zo’n manier dat het makkelijk werkt voor zowel HR als alle medewerkers van TVM Verzekeringen.

“Twee jaar geleden werden we nog echt opgeslokt door basisvragen en randzaken. We waren een administratiefabriek. Dat maakte dat we steevast achterliepen op grote change projecten, want je leeft met de waan van de dag en bent steeds brandjes aan het blussen. Nu is change voor ons de basis. We houden ons bezig met interessante en strategische HR-projecten, zoals ESG, aantrekkelijk werkgeverschap, vergroening van de leaseregeling enzovoorts. Dat maakt de functie veel uitdagender. De administratieve processen lopen ondertussen op de achtergrond gewoon door. Digitaal, gestructureerd en efficiënt.”

Bepaal de prioriteiten voordat je begint met optimaliseren

Hoe hebben Marit en haar team dit succesvol aangepakt? “Het is vooral belangrijk dat je zo’n project in stukjes knipt. Optimalisatie van processen is een belangrijk onderdeel van ons jaarplan, maar je moet uitkijken dat je niet alles tegelijk wilt aanpakken. Wij werken met een kwartaalplanning. We bepalen ieder kwartaal welk proces we moeten aanpakken. Dit doen we op basis van prioriteit, en die stellen we vast door in de mailbox bij te houden waarover we veel vragen krijgen. Dan kijken we kritisch naar hoe simpel ons proces is en of we dit kunnen verbeteren. Ook hebben we eerder in de organisatie uitgevraagd waar medewerkers tegenaan lopen en hoe ze denken dat het makkelijker kan. Die feedback was en is heel waardevol.”

Geoptimaliseerde processen leveren uren tijdwinst op

Marit heeft twee sprekende voorbeelden van geoptimaliseerde processen. “Het eerste waar we erg tevreden over zijn, is de jaarlijkse salarisverhoging die bij ons op 1 maart plaatsvindt. Eerder ging dit allemaal via lijsten in Excel. De manager moest per persoon aangeven welke verhoging diegene ontving. Dit hebben we geautomatiseerd. Nu geeft de manager een beoordeling en eindevaluatie in het performancemanagementsysteem. Dat praat met YouServe HR Core, waarin automatisch de verhoging wordt berekend en geregistreerd. Managers hoeven dit alleen nog in selfservice te controleren en het komt automatisch in het dossier.”

Dat scheelt een behoorlijke kluif werk, zegt Marit. “We waren uren bezig met het apart versturen van lijsten, managers achter hun broek aan zitten, lijsten weer in het systeem kloppen. Die tijdwinst is dus enorm. En ook de managers zijn blij met deze veel gebruiksvriendelijkere manier van werken.”

Een ander proces is de interne gedragscode die jaarlijks moet worden ondertekend. Marit: “Eerder verstuurden we deze los, maar nu is dat volledig geautomatiseerd in selfservice. We zetten één keer per jaar het signaal klaar en dan kunnen medewerkers zelf een vinkje zetten. Het monitoren in het systeem is een fluitje van een cent.”