Er was een aantal redenen om te kiezen voor YouServe Payroll, de payroll-oplossing van Visma YouServe. Jeroen Stoffelsen: “Een groot voordeel is dat Aegon al klant was van YouServe en zij erg tevreden waren over de dienstverlening.” Naast dit voordeel bood Visma YouServe voldoende comfort om de samenwerking aan te gaan. “Ten eerste is het een Nederlandse speler, met kennis van de Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Daarnaast biedt Self Service van YouServe goede mogelijkheden die passen bij onze bedrijfscultuur: eigen regie bij de medewerker en verantwoordelijkheid op de juiste plek in de organisatie. Dit past heel mooi bij de uitgangspunten van onze eigen CAO. Tenslotte biedt Visma YouServe de mogelijkheid om alle onderdelen van ons HR IT-landschap optimaal te laten samenwerken als ‘totaalpakket’, ook met het oog op de toekomst.”
Integratie zonder gedoe
a.s.r. maakt gebruik van het HR-systeem van Oracle. Door de samenvoeging met Aegon Nederland moest een nieuwe interface gebouwd worden tussen Oracle en Youserve Payroll. Epicenter heeft deze gebouwd en verzorgt hier nu het beheer van. In dit project moesten allerlei systemen en applicaties samengebracht worden. En dit was naar grote tevredenheid: “Met koppelingen kun je soms veel gedoe hebben. De ervaring met de nieuwe interface is tot nu toe echter goed. Mijn ‘angst’ voor een interface is daardoor een stuk minder geworden”, aldus Jeroen.
“Dat er nu gekozen is voor een interface, sluit niet uit dat we naar de toekomst toe ruimte bieden om ook andere producten aan te sluiten of af te stoten. We willen zeker zijn van beschikbaarheid over de juiste HR-tooling en werken toe naar een ‘best of breed’. We willen alle applicaties die voor onze HR-processen relevant zijn koppelen, en kiezen idealiter per applicatie de meest geschikte voor onze organisatie. Zoveel mogelijk toepassingen in één systeem, maar bepaalde specialistische zaken extern beleggen en koppelen met een interface. Die mogelijkheden zijn er en dat is dan ook één van de redenen dat we voor YouServe gekozen hebben.”
Regelmatig bij elkaar op kantoor
De implementatie van nieuwe payroll software is een groot project met veel impact en risico’s. Jeroen: “Dat is altijd spannend. Het eerste betaalmoment van de salarissen is daarbij wel echt een mijlpaal. Deze moet echt goed gaan, want een goede en tijdige betaling is de belangrijkste arbeidsvoorwaarde van heel veel collega’s. Om dat voor elkaar te krijgen hebben we het project opgedeeld in verschillende sub-projecten. We begonnen bij het vergelijken van arbeidsvoorwaarden, daarna is er een protocol geschreven en uiteindelijk werd de data gemigreerd. Die projecten lopen soms wat uit, terwijl het uiteindelijke betaalmoment een keiharde deadline is.”
In oktober 2023 vond de migratie van Aegon Nederland via de nieuwe payroll-oplossing plaats, per januari 2024 kwam de payroll van a.s.r. daar ook bij. Met succes! Het hele proces is goed verlopen. “Wat heel goed gewerkt heeft, is dat we een projectteam samengesteld hebben met dedicated mensen, zowel vanuit ons als vanuit Visma YouServe. We zijn regelmatig op kantoor bij elkaar gekomen om af te stemmen. Daardoor waren we in staat om snel te schakelen en beslissingen te nemen.” aldus Jeroen.
Er spelen nog wat kleine dingen die vaak voorkomen na het implementeren van een groot nieuw softwarepakket. “Zaken die in een demo lijken te kunnen of op een roadmap staan, maar in de praktijk toch niet direct mogelijk zijn. Een voorbeeld is het aanleveren van de pensioengegevens en wat daar wel en niet van meekomt naar het nieuwe systeem. Ik heb er het volste vertrouwen in dat het allemaal goedkomt.”
Bereid zijn om bij te sturen
In het algemeen wordt de omvang van dit soort trajecten vaak onderschat qua impact en tijd. Er moet een goede balans zijn tussen een goede voorbereiding, maar tegelijkertijd ook snel kunnen starten. Het advies van Jeroen is dan ook om flexibiliteit in te bouwen in het traject en bereid te zijn om bij te sturen wanneer dat nodig blijkt. Samen met de consultants van Visma YouServe zijn er scenario’s uitgewerkt voor het mogelijke verloop van verschillende processen.
Interne communicatie key
“Bij a.s.r. hebben we goed nagedacht wie we intern wanneer wilden aanhaken in het project. Alle stakeholders hebben we goed op tijd betrokken bij het project, daar hebben we veel profijt van gehad. Als laatste tip wil ik nog meegeven: wees ook bereid om daadwerkelijk wat met deze input te doen.”
Balans tussen tech and touch
Technologie is hot, ook in HR. Jeroen: “De vraag is: hoe zorgen we ervoor dat we alle systemen zo efficiënt mogelijk inrichten? Waar kun je als mens het verschil maken, en wanneer heeft het gebruik van systemen de voorkeur? Wat wil je automatiseren en hoe doe je dat zo goed mogelijk? Door hier goede afwegingen in te maken, werken we nu bij a.s.r. met geautomatiseerde hr-processen waar het kan. Daardoor houden we op de HR-afdeling tijd over voor persoonlijke contact in gevallen waar dat echt gewenst is. Daarmee hebben wij naar onze smaak het beste van twee werelden: snelheid waar het kan, en persoonlijk contact waar het moet. Een mooie balans tussen tech and touch".
