Inkomstenverhouding: dé basis van de werknemersgegevens

Bij indiensttreding ontstaat er niet alleen een dienstbetrekking met de nieuwe werknemer, maar ook een inkomstenverhouding (IKV). Een IKV is een rechtsbetrekking tussen een inhoudingsplichtige en een natuurlijk persoon die is geregistreerd in een administratieve eenheid, op grond waarvan die persoon loon ontvangt. De aangifte loonheffingen is gebaseerd op de gegevens van een IKV. Het UWV legt de gegevens van werknemers namelijk per IKV vast in de polisadministratie. Je kent aan elke IKV een nummer toe en gebruikt dit ook voor de loonstaat van de werknemer en in de loonaangifte. Verder is het van belang dat je bij de verloning de juiste loonbelastingtabel toepast en je aan de bewaarplicht voldoet. 

Let op: Als je gebruikmaakt van salarissoftware is dit proces voor je geautomatiseerd: er wordt automatisch een nummer toegekend aan elke IKV met een werknemer. 

1. Inkomstenverhouding

Meestal is de inkomstenverhouding (IKV) gelijk aan de echte of fictieve dienstbetrekking van de nieuwe werknemer, maar dat hóeft niet het geval te zijn. 

Nieuwe IKV

Bij indiensttreding ontstaat er weliswaar een IKV – die bij uitdiensttreding eindigt – maar er kan tijdens de dienstbetrekking ook een nieuwe IKV ontstaan, waarbij de oude IKV eindigt of blijft bestaan. Denk aan de situatie dat een werknemer – die is verzekerd voor de werknemersverzekeringen – de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt en blijft werken. Zijn verzekeringssituatie voor de werknemersverzekeringen verandert door het bereiken van de AOW-leeftijd, waardoor er een nieuwe IKV ontstaat (en de oude eindigt). 

Meerdere IKV’s

Je kan ook meerdere IKV’s tegelijk met de nieuwe werknemer aangaan. Dit is bijvoorbeeld het geval als deze komt te werken bij twee filialen van jouw organisatie die elk hun eigen loonheffingennummer hebben. Het is ook mogelijk dat er op een later tijdstip een extra IKV bij komt, zoals bij een tijdelijke uitbreiding van het aantal contracturen. In dat geval moet je elke IKV een apart nummer IKV toekennen. Als het bij jouw salarissoftware nog niet mogelijk is om met aparte IKV’s te werken, mag je tot en met 31 december 2022 nog meerdere dienstbetrekkingen onder dezelfde IKV verwerken in de loonaangifte.

Let op: De definitie van het begrip inkomstenverhouding uit de loonaangifte wordt naar verwachting per 1 januari 2024 vastgelegd in regelgeving. Ook worden er nadere regels gesteld over de opgave van gegevens in de loonaangifte per IKV.

2. Loonstaat

Je moet voor de nieuwe werknemer een loonstaat aanleggen, en wel vóór de eerste loonbetaling. In de loonstaat vul je de gegevens in die voor de loonheffingen van belang zijn. De loonstaten vormen het hart van de loonadministratie, omdat zij het bruto-nettotraject van het salaris van de werknemer weergeven.

Meer dan één loonstaat

Het hangt van de situatie af of één loonstaat volstaat of dat je meerdere loonstaten voor de werknemer moet aanleggen. Heeft de werknemer meerdere dienstbetrekkingen, en dus meerdere inkomstenverhoudingen? Dan moet je voor elke dienstbetrekking een loonstaat aanleggen. Bij meerdere inkomstenverhoudingen in één dienstbetrekking mag je de IKV’s alleen in één loonstaat boeken als hiervoor dezelfde percentages aan premies werknemersverzekeringen gelden.

Gegevens

Op de loonstaat vul je de volgende gegevens in: 

• persoonlijke gegevens van de werknemer;
• gegevens van jouw organisatie;
• gegevens voor de tabeltoepassing;
• specifieke loonheffingengegevens rond de loonbetalingen aan de werknemer (zoals het loontijdvak, nummer inkomstenverhouding en loon in geld). 

Je kunt gebruikmaken van de model loonstaat vanaf 2024maar je bent niet verplicht om dit te gebruiken. Gebruik je een eigen model loonstaat? Dan moeten hierop minstens dezelfde gegevens staan als op het model van de fiscus vermeld staan. Als je salarissoftware gebruikt, legt deze de loonstaat voor de nieuwe werknemer voor je aan.

3. Loonbelastingtabel

Je moet op het loon van de nieuwe werknemer loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) gaan inhouden. Maak je gebruik van salarissoftware? Dan zitten hierin 

de actuele rekenvoorschriften verwerkt die de loonheffing berekenen. Als je geen gebruik maakt van zulke software, moet je het in te houden bedrag uit een loonbelastingtabel halen. Hierbij is het van belang dat je de juiste tabel en juiste kolom aanhoudt.

Woonland

Aangezien de nieuwe werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet, gebruik je een witte loonbelastingtabel. Welke witte tabel dat is, hangt onder andere af van het woonland van de werknemer. Bij de bepaling van het woonland van de werknemer zijn de feiten en omstandigheden doorslaggevend. Woont de werknemer bijvoorbeeld zowel in Nederland als in een ander land, dan geldt hij als inwoner van het land waar zijn sociale en economische leven zich afspeelt. Er zijn aparte loonbelastingtabellen beschikbaar voor: 

• Inwoners van Nederland. Alleen zij hebben recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. 
• Inwoners van België. Zij hebben recht op het belastingdeel van de algemene heffingskorting.
• Inwoners van een ander land uit de landenkring (een ander EU-land, Noorwegen, Liechtenstein, IJsland, Zwitserland of een BES-eiland). Zij hebben recht op het belastingdeel van de arbeidskorting. 
• Inwoners van Suriname of Aruba. Zij hebben recht op het belastingdeel van de algemene heffingskorting.
• Een ander derde land. 

Let op: Niet-inwoners van Nederland hebben recht op het premiedeel van de loonheffingskorting als zij hier verzekerd zijn voor de volksverzekeringen.

Tijdvak 

Welke witte loonbelastingtabel van toepassing is, hangt meestal ook af van het loontijdvak van de werknemer. In principe gebruik je de tabel die aansluit bij het loontijdvak van de werknemer (het tijdvak waarover hij zijn loon geniet). Dat is een kwartaal, een maand, vier weken, een week of een dag. In de volgende twee gevallen moet je echter een loonbelastingtabel gebruiken die niet aansluit bij het loontijdvak:

• Als de werknemer gaandeweg het loontijdvak in dienst komt. Je past de week- en/of dagtabel toe voor de dagen dat de werknemer loon ontvangt. 
• Als de nieuwe werknemer parttime aan de slag gaat. Voor werknemers die minder dan vijf dagen per week werken gebruik je de tabel die aansluit bij het uitbetalingstijdvak. 

Kolommen

Een loonbelastingtabel bevat diverse kolommen. Welke kolom je moet aanhouden hangt af van twee zaken:

• de leeftijd van de werknemer: jonger dan de AOW-gerechtigde leeftijd of met de AOW-leeftijd of ouder;
• of de werknemer er al dan niet voor heeft gekozen om de loonheffingskorting door jou te laten toepassen.

Herrekenen naar jaarloon

Op eenmalige beloningen of beloningen die de werknemer in de regel eens per jaar ontvangt (zoals de vakantiebijslag) pas je de tabel voor bijzondere beloningen toe. Het vaste in te houden percentage aan loonbelasting/premie volksverzekeringen over de bijzondere beloning hangt af van het jaarloon over het voorgaande jaar. Voor de nieuwe werknemer beschik je echter niet over dit jaarloon. Je moet zijn loon van het huidige jaar herrekenen naar een jaarloon. Houd daarbij rekening met zaken als incidentele loonbetalingen of vastgelegde loonsverhogingen.

Alleen verstrekking eerste loonstrook is verplicht

Bij de eerste salarisbetaling aan de nieuwe werknemer ben je als werkgever verplicht een loonspecificatie te verstrekken. Hiermee informeer je de werknemer over de opbouw van het brutoloon, en na inhouding van welke bedragen je precies tot het nettoloon bent gekomen. 

Voor elke salarisbetaling daarna geldt deze verplichting alleen als de uitbetaling afwijkt van de vorige. Zonder wijzigingen hoef je de werknemer dus geen loonstrook te verstrekken. Je moet de loonstrook schriftelijk verstrekken, maar mag dat ook digitaal doen. Bij digitale verstrekking moet de werknemer hiermee wel hebben ingestemd en deze moet de loonstrook zodanig kunnen opslaan dat deze later nog in te zien is, óók als de werknemer uit dienst treedt. 

4. Bewaarplicht

Je moet al die gegevens van de nieuwe werknemer administreren én bewaren die van belang zijn voor een eventuele controle door de Belastingdienst. Het gaat hierbij om elke door de werknemer verstrekte (kopie van een) verklaring, beschikking of ander officieel document bij de loonadministratie. 

Bewaartermijn

Rond de gegevens van de nieuwe werknemer heb je met verschillende bewaartermijnen te maken. Kan je bij een controle door de Belastingdienst de verzochte gegevens niet overleggen? Of schend je de privacyregels door bepaalde gegevens te lang te bewaren? Dat kan dat jouw organisatie duur komen te staan. Zorg dus dat je weet wanneer je wat precies mag of moet weggooien.

Maximaal twee jaar

Zo moet je bijvoorbeeld de sollicitatiegegevens van de nieuwe werknemer bewaren zolang de dienstbetrekking bestaat. Gegevens die van belang waren voor de werving en selectie van de werknemer moet je één jaar na uitdiensttreding vernietigen. Denk hierbij aan de sollicitatiebrief, curriculum vitae, getuigschriften en referenties. Documenten zoals de arbeidsovereenkomst, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en correspondentie over benoemingen en ontslag moet je uiterlijk twee jaar na de uitdiensttreding vernietigen.

Let op: Als een werknemer wegens een arbeidsconflict vertrekt, kan het verstandig zijn om sommige werknemersgegevens langer te bewaren, in afwachting van (de beslissing in) een eventuele rechtszaak.

Minstens vijf jaar

Sommige gegevens moet je minstens vijf kalenderjaren bewaren na het einde van de dienstbetrekking. En die gegevens moet je ook blijven bewaren als ze tijdens het dienstverband wijzigen. Deze bewaarplicht geldt voor:

• (documenten met) gegevens voor de loonheffingen die de nieuwe werknemer aanlevert; 
• de kopie van het identiteitsbewijs;
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die de werknemer heeft aangeleverd. 

Voor de overige gegevens rond de nieuwe werknemer die je in de loonadministratie vastlegt, heb je een bewaarplicht van zeven jaar nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren. Deze bewaartermijn geldt voor alle basisgegevens, waarvan de loonadministratie onderdeel is. Bijvoorbeeld: een gebruikt nummer inkomstenverhouding mag je pas na zeven jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd hergebruiken. 

Let op: Als jouw organisatie de loonadministratie (deels) uitbesteedt, blijft jouw organisatie verantwoordelijk voor het voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Zorg daarom dat je hierover goede afspraken maakt met de externe partij.

Conclusie 

De loonadministratie vormt de basis voor de loonaangifte. Het is dus van belang dat je de juiste gegevens opneemt in de loonadministratie. Om te beginnen moet je een nummer toekennen aan de nieuwe werknemer. Dit nummer gebruik je vervolgens voor de inkomstenverhouding met de werknemer. Let erop dat je soms ook meerdere IKV’s tegelijk met de nieuwe werknemer kunt aangaan. Het nummer inkomstenverhouding neem je ook op in de loonstaat die je voor de nieuwe werknemer aanlegt, en wel vóór de eerste loonbetaling. Het hangt van de situatie af of één loonstaat volstaat of dat je meerdere loonstaten voor de werknemer moet aanleggen. Het bedrag dat je op het loon van de nieuwe werknemer moet inhouden haal je uit een loonbelastingtabel, tenzij je gebruikt maakt van salarissoftware. Hierbij is het van belang dat je de juiste tabel en juiste kolom aanhoudt. Al deze gegevens van de nieuwe werknemer moet je correct administreren én goed bewaren.