Het is belangrijk dat procedures van werving en selectie inzichtelijk, controleerbaar en systematisch zijn. Daarmee sla je twee vliegen in één klap: je omzeilt onbewuste vooroordelen, wat tot minder discriminatie en meer diversiteit leidt, én je professionaliseert jouw wervings- en selectieprocedure. Op deze pagina lees je wat dit precies betekent en hoe je dat omzet naar de dagelijkse praktijk.
Een gestructureerde, objectieve vacaturevervulling begint bij het opstellen van de vacaturetekst. Het meeste werk zit in de voorbereiding, vóórdat je de vacaturetekst opstelt. Ga daarvoor aan tafel met de vacaturehouder om wat vragen te beantwoorden.
Voor het opstellen van de vacaturetekst moet je in ieder geval het volgende weten:
Wees zo specifiek mogelijk in al jouw eisen. Je hebt bijvoorbeeld bepaald dat een sollicitant relevante werkervaring moet hebben. Werk uit wat je onder deze term verstaat. Wat bedoel je daar precies mee? Heeft de ideale kandidaat bijvoorbeeld werkervaring in de sector of in dezelfde functie? Of heeft deze met bepaalde software of bepaalde inhoudelijke problematiek gewerkt? Specifieker zijn leidt niet per se tot een kleiner aantal sollicitanten dat voldoet aan de eisen. Het leidt eerder tot een verbreding.
De volgende stap is het bepalen van de hiërarchie van de eisen. Wat is écht belangrijk en welke eisen bungelen onderaan de lijst? Dit helpt jou om de vacaturetekst beter toe te spitsen op wat je zoekt. Ook de kandidaat wil graag de belangrijkste eisen kennen. Zo komt die niet voor verrassingen te staan.
Let op: schrap de eisen die niet echt belangrijk zijn of laat bepaalde eisen zwaarder wegen, door ze bijvoorbeeld een score te geven. Dat helpt later ook bij de evaluatie van de kandidaten.
Het is ook belangrijk om het taalgebruik te laten aansluiten bij de aard en het niveau van de functie. Gebruik geen stoffig kantoorjargon voor een praktische functie, en gebruik geen ingewikkelde woorden voor eenvoudige functies. Hanteer ook een duidelijke functietitel. Een Engelse functietitel kan verwarrend zijn en levert soms Engelssprekende kandidaten op, terwijl je op zoek bent naar een werknemer die de Nederlandse taal beheerst.
Als je op zoek bent naar meer diversiteit, moet je meestal wat meer moeite doen. Je moet je bewegen buiten de gebaande paden.
Kies je ervoor om een vacature bijvoorbeeld via LinkedIn te verspreiden? Dan is het goed om te weten wat jouw bereik daar is. Algoritmes kunnen ervoor zorgen dat een vacaturetekst bij een veel te beperkte groep terechtkomt. Doe hierover navraag bij de platforms waar je jouw vacature deelt.
Daarnaast kun je ook de volgende organisaties benaderen:
Je hebt al goed nagedacht over de functie-eisen en daar een hiërarchie in aangebracht. Je weet dus wat de harde eisen zijn van de functie.
Zodra de vacature de deur uit is, stromen hopelijk de eerste sollicitatiebrieven binnen. Als goed kunnen schrijven een onderdeel is van de functie, moet je dat uiteraard meenemen bij de selectie. De sollicitatiebrief is meestal echter niet de beste graadmeter om vast te stellen of iemand aan de eisen voldoet. Kandidaten kunnen heel erg goed of slecht zijn in het schrijven van een sollicitatiebrief, maar dat zegt niks over de andere kwaliteiten. Daarnaast kan er irrelevante informatie in de brief staan. Jouw brein kan deze informatie omzetten naar een ‘gevoel’ bij een kandidaat. Het is goed om je dit van tevoren te realiseren en dus na te denken over de rol die je de sollicitatiebrief toebedeelt.
Voor een alternatieve sollicitatievorm als videosollicitaties geldt hetzelfde als voor de sollicitatiebrief: sommigen zijn daar heel goed in en anderen niet. Als het presenteren of maken van video’s geen onderdeel is van de functie, heeft het geen toegevoegde waarde. Dit geldt ook voor profielfoto’s die kandidaten meesturen met de brief. Bewust of onbewust leidt een foto tot (onterechte) aannames.
Als je voldoende kandidaten binnen hebt die aan de harde eisen voldoen, kun je de openstelling van de vacature sluiten. Hiermee voorkom je dat je door een veelheid aan sollicitaties heen moet.
Anoniem solliciteren kan ook een oplossing zijn; je laat bepaalde persoonlijke informatie in de sollicitatie weg. Goed anonimiseren is soms wel lastig. Er staat immers een naam in het e-mailadres of een plaatsnaam bij de middelbare school. Dat zijn triggers voor het brein. Je kunt dan het beste een online sollicitatieformulier ontwerpen. Daarin vullen sollicitanten de informatie in die je nodig hebt om te beoordelen of de kandidaat geschikt is en door mag naar een volgende ronde. Je hebt wel een veld nodig voor de NAW-gegevens, maar degene die beoordeelt, hoeft deze informatie niet te zien. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en iemand aannemen zonder sollicitatiegesprek of cv. Kijk voor meer informatie over deze wervingsmethode op openhiring.nl.
Nadat je hebt bepaald welke kandidaten naar de volgende ronde mogen, volgt een gesprek. Veel organisaties laten de kandidaten eerst een assessment maken. Op die manier proberen ze een beter beeld te krijgen van hoe iemand zou functioneren in een bepaalde functie. Dit is zeker het overwegen waard. Ook in een face to face-situatie spelen onbewuste vooroordelen een rol. Met de onderstaande tips kun je deze omzeilen:
Het selectiegesprek draait om het stellen van de feiten boven eigen intuïtie en dat lukt niet altijd. Kiezen op basis van de feiten is meestal een betere voorspelling van toekomstig functioneren dan op basis van een ‘klik’. Want wat is die klik eigenlijk? Waar leid je uit af dat er een klik is? En is die klik wel de basis voor een goede samenwerking? Wees dus kritisch op de ‘klik’. Als op basis van de feiten blijkt dat kandidaten vergelijkbaar zijn, kun je bijvoorbeeld – als je voorkeursbeleid voert – iemand kiezen uit de doelgroep die ontbreekt of in de minderheid is, of een loting toepassen.
Na de gesprekken evalueer je de kandidaten samen met de leden van de selectiecommissie. Het is verleidelijk om de kandidaten één voor één door te nemen, maar het is verstandiger om telkens een vraag of competentie te bespreken. Dat bevordert de objectiviteit en helpt je om de juiste kandidaat te kiezen voor de openstaande functie.
Gebeurt de selectie door een commissie met meer personen, laat dan de laagste “in rang” als eerste de score bij een vraag toelichten. Zo voorkom je dat mensen de hoogste in rang gaan napraten. Bekijk de scores per vraag en bespreek gezamenlijk waar de verschillen in zitten. Heb je alle vragen of competenties besproken, tel dan alle scores op. De kandidaat met de hoogste score is de meest geschikte persoon voor de functie.
Bijkomend voordeel van deze scoremethode is dat je duidelijk kunt aangeven waarom bepaalde kandidaten de baan niet krijgen. Heb je veel kandidaten gesproken, dan is het verstandig om alleen de beste drie te bespreken. Iedere beoordelaar telt de individueel gegeven scores op. Vervolgens kan je zien welke kandidaten bij alle beoordelaars bovenaan staan. Bespreek dan de top drie per vraag of competentie.
Een divers personeelsbestand begint bij de werving en selectie van werknemers. Maar daarbij spelen vaak onbewuste vooroordelen een rol. Deze effecten van onbewuste aannames kun je omzeilen door jouw wervings- en selectieproces te structureren en inzichtelijk en controleerbaar te maken. Dit zorgt voor een meer divers personeelsbestand, en verbetert je wervings- en selectieprocedure. Deze stappen helpen daarbij: