Meer diversiteit en inclusie begint bij werving

1. Vacaturetekst

2. Werving

3. Eerste selectieronde

Je hebt al goed nagedacht over de functie-eisen en daar een hiërarchie in aangebracht. Je weet dus wat de harde eisen zijn van de functie. 

Sollicitatiebrief 

Zodra de vacature de deur uit is, stromen hopelijk de eerste sollicitatiebrieven binnen. Als goed kunnen schrijven een onderdeel is van de functie, moet je dat uiteraard meenemen bij de selectie. De sollicitatiebrief is meestal echter niet de beste graadmeter om vast te stellen of iemand aan de eisen voldoet. Kandidaten kunnen heel erg goed of slecht zijn in het schrijven van een sollicitatiebrief, maar dat zegt niks over de andere kwaliteiten. Daarnaast kan er irrelevante informatie in de brief staan. Jouw brein kan deze informatie omzetten naar een ‘gevoel’ bij een kandidaat. Het is goed om je dit van tevoren te realiseren en dus na te denken over de rol die je de sollicitatiebrief toebedeelt. 

Alternatieven

Voor een alternatieve sollicitatievorm als videosollicitaties geldt hetzelfde als voor de sollicitatiebrief: sommigen zijn daar heel goed in en anderen niet. Als het presenteren of maken van video’s geen onderdeel is van de functie, heeft het geen toegevoegde waarde. Dit geldt ook voor profielfoto’s die kandidaten meesturen met de brief. Bewust of onbewust leidt een foto tot (onterechte) aannames. 

Als je voldoende kandidaten binnen hebt die aan de harde eisen voldoen, kun je de openstelling van de vacature sluiten. Hiermee voorkom je dat je door een veelheid aan sollicitaties heen moet. 

Anoniem solliciteren kun je leren

Anoniem solliciteren kan ook een oplossing zijn; je laat bepaalde persoonlijke informatie in de sollicitatie weg. Goed anonimiseren is soms wel lastig. Er staat immers een naam in het e-mailadres of een plaatsnaam bij de middelbare school. Dat zijn triggers voor het brein. Je kunt dan het beste een online sollicitatieformulier ontwerpen. Daarin vullen sollicitanten de informatie in die je nodig hebt om te beoordelen of de kandidaat geschikt is en door mag naar een volgende ronde. Je hebt wel een veld nodig voor de NAW-gegevens, maar degene die beoordeelt, hoeft deze informatie niet te zien. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en iemand aannemen zonder sollicitatiegesprek of cv. Kijk voor meer informatie over deze wervingsmethode op openhiring.nl. 

4. Het selectiegesprek

Nadat je hebt bepaald welke kandidaten naar de volgende ronde mogen, volgt een gesprek. Veel organisaties laten de kandidaten eerst een assessment maken. Op die manier proberen ze een beter beeld te krijgen van hoe iemand zou functioneren in een bepaalde functie. Dit is zeker het overwegen waard. Ook in een face to face-situatie spelen onbewuste vooroordelen een rol. Met de onderstaande tips kun je deze omzeilen:

• Denk na over de ruimte waarin je het gesprek voert en over de opstelling van de stoelen. Kies je er bij een digitaal interview voor om alleen de spreker in beeld te zien of zijn alle aanwezigen in beeld?
• Bedenk van tevoren welke vragen je gaat stellen. Koppel de vragen aan functie-eisen die je eerder als belangrijk hebt aangewezen en ook hebt uitgewerkt. 
• Stel elke kandidaat dezelfde vragen en doe dit het liefst bij iedereen in dezelfde volgorde. 
• Maak een scoreformulier met een score van één tot vijf waarin je de verschillende eisen opneemt met de vragen die daarbij horen. 
• Geef elke sollicitant een score per eis, bijvoorbeeld 1, 4, 7 of 10. 
• Zorg ervoor dat iedere kandidaat evenveel tijd krijgt en houd de tijd gedurende het gesprek goed in de gaten. 
• Zorg voor een divers samengestelde selectiecommissie met bij voorkeur niet meer dan drie deelnemers (exclusief de sollicitant) in het gesprek.
• Neem voldoende tijd tussen de kandidaten. Zo is uw brein weer fris en krijgt iedereen een gelijke kans. 
• Bespreek de kandidaten niet met de leden van de selectiecommissie tussen de gesprekken door, maar neem hier de tijd en de rust voor. 

Feiten boven klik

Het selectiegesprek draait om het stellen van de feiten boven eigen intuïtie en dat lukt niet altijd. Kiezen op basis van de feiten is meestal een betere voorspelling van toekomstig functioneren dan op basis van een ‘klik’. Want wat is die klik eigenlijk? Waar leid je uit af dat er een klik is? En is die klik wel de basis voor een goede samenwerking? Wees dus kritisch op de ‘klik’. Als op basis van de feiten blijkt dat kandidaten vergelijkbaar zijn, kun je bijvoorbeeld – als je voorkeursbeleid voert – iemand kiezen uit de doelgroep die ontbreekt of in de minderheid is, of een loting toepassen.

5. Evaluatie van kandidaten

Na de gesprekken evalueer je de kandidaten samen met de leden van de selectiecommissie. Het is verleidelijk om de kandidaten één voor één door te nemen, maar het is verstandiger om telkens een vraag of competentie te bespreken. Dat bevordert de objectiviteit en helpt je om de juiste kandidaat te kiezen voor de openstaande functie. 

Werk met scores

Gebeurt de selectie door een commissie met meer personen, laat dan de laagste “in rang” als eerste de score bij een vraag toelichten. Zo voorkom je dat mensen de hoogste in rang gaan napraten. Bekijk de scores per vraag en bespreek gezamenlijk waar de verschillen in zitten. Heb je alle vragen of competenties besproken, tel dan alle scores op. De kandidaat met de hoogste score is de meest geschikte persoon voor de functie. 

De top 3

Bijkomend voordeel van deze scoremethode is dat je duidelijk kunt aangeven waarom bepaalde kandidaten de baan niet krijgen. Heb je veel kandidaten gesproken, dan is het verstandig om alleen de beste drie te bespreken. Iedere beoordelaar telt de individueel gegeven scores op. Vervolgens kan je zien welke kandidaten bij alle beoordelaars bovenaan staan. Bespreek dan de top drie per vraag of competentie.

Conclusie

Een divers personeelsbestand begint bij de werving en selectie van werknemers. Maar daarbij spelen vaak onbewuste vooroordelen een rol. Deze effecten van onbewuste aannames kun je omzeilen door jouw wervings- en selectieproces te structureren en inzichtelijk en controleerbaar te maken. Dit zorgt voor een meer divers personeelsbestand, en verbetert je wervings- en selectieprocedure. Deze stappen helpen daarbij:

• Wees kritisch bij het opstellen van de vacaturetekst en richt je op de (hiërarchie van de) functie-eisen en de wijze van vaststellen of een kandidaat aan de eisen voldoet. 
• Zet de vacatures niet alleen via de bekende kanalen uit, maar beweeg je buiten de gebaande paden.
• Denk na over de rol die je de sollicitatiebrief toebedeelt. 
• Zet de objectiveringsmaatregelen om onbewuste vooroordelen te voorkomen door tijdens het selectiegesprek. 
• Bespreek bij de evaluatie van de kandidaten telkens een vraag of competentie in plaats van de kandidaten één voor één door te nemen.