Choose language

YouServe App

Meestgestelde vragen en antwoorden

Vind meestgestelde vragen en bijbehorende antwoorden over de YouServe App voor gebruikers, managers en consultants/applicatiebeheerders. De pagina wordt continu aangevuld met de meest actuele informatie.

Advanced-Image-02-standingLOW-yellow bg_desktop Advanced-Image-02-standingLOW-yellow bg_desktop

Algemene vragen

Lees hier de algemene vragen over de YouServe App. 

Download de app in de Apple App Store of de Google Play Store. Zorg dat je de laatste versie hebt gedownload: iOS: 1.0.8, Android: 1.0.6 en verwijder een eventueel eerder gedownloade versie.

  1. Meld je aan met je YouServe account. Voorbeeld: pietjan@youforce.net. Lees meer over veilig inloggen in Mijn YouServe.
  2. Meld je nog een keer aan met je YouServe account (zie hierboven).
  3. Klik om aangemeld te blijven (aanvinken en doorklikken op “ja”).
  4. Vul een pincode in naar keuze.
  5. Herhaal de pincode.
  6. Je bent ingelogd.

De app is beschikbaar op Android en Apple store. Toestellen met de volgende OS-versies worden ondersteund:

Android: OS 8.0 of hoger
Apple: iOS 14.0 of hoger

Dark mode wordt niet ondersteund.

Op dit moment worden Nederlands en Engels ondersteund. De taal van de app is gelijk aan de taal van je mobiele apparaat. Als de taal van het apparaat wordt gewijzigd, wordt automatisch ook de taal van de app aangepast. Als de taal anders is dan Nederlands of Engels, dan wordt Engels gebruikt.

Office Travel functionaliteit

For you who have a sole proprietorship, limited liability company or trading company.

Oude en nieuwe functionaliteit

Wat zijn de verschillen tussen Office Travel functionaliteit in de oude app en in deze nieuwe app?

Er zijn twee verschillen: in de oude versie was het mogelijk om op elk moment je geregistreerde dagen in te dienen; in de nieuwe versie worden jouw geregistreerde dagen automatisch opgeslagen, maar kun je de maand slechts één keer indienen. Eventuele correcties kunnen alleen door de salarisadministrateur worden gedaan. Let dus goed op eer je de declaratie echt indient.

In de oude versie kon je de reiskosten cyclus afstemmen op de payroll cyclus; in de nieuwe versie registreer je de dagen per maand en wordt de vergoeding in de volgende periode berekend en uitbetaald met je salaris.

Gewerkte dagen

Hoe vaak kan ik per maand mijn gewerkte dagen indienen?

Je kunt slechts eenmaal per maand jouw geregistreerde dagen indienen. Je kunt je gegevens echter zo vaak als je wilt opslaan of wijzigen voordat je ze indient.

  • Elke maand moet afzonderlijk worden ingediend.
  • Je kunt vorige maanden ook indienen

Hoeveel maanden in het verleden kan ik indienen?
De begindatum van de kalender hangt af van onderstaande factoren. Er wordt gerekend met de datum die hiervan het verst in het verleden ligt:

  • 12 maanden in het verleden;
  • Begindatum van de Office Travel
  • functionaliteit voor jouw organisatie;
    In dienst datum van jou als werknemer.

Fouten corrigeren

Ik heb een fout gemaakt bij het invullen van mijn werklocatie, hoe kan ik dat veranderen?

Afhankelijk van de situatie:

  • Als een maand nog niet is ingediend, kun je wijzigingen aanbrengen in de app.
  • Als een maand is ingediend en nog moet worden goedgekeurd, neem dan contact op met je manager en vraag om de maand te weigeren. Daarna kun je in de app wijzigingen aanbrengen en opnieuw indienen.
  • Als een maand al is ingediend én goedgekeurd, dan kan dat alleen worden aangepast via de salarisadministratie. Let dus goed op wanneer je de declaratie echt indient.

Toekomstige maanden indienen

Kan ik de volgende maand al indienen?

Nee, je kunt alleen indienen tot en met de huidige maand. Indienen van je dagen voor de volgende maand is mogelijk vanaf de 1e van die betreffende maand.

Controleren

Waar kan ik mijn ingediende thuiswerkdagen of kantoordagen terugvinden?

Deze zijn te controleren in je archief in Self service (deze staan niet in de folder "gedaan").

Vergoeding ontvangen

Wanneer wordt de vergoeding uitbetaald?

Er wordt uitbetaald bij de eerstvolgende salarisverwerking.

Als je de maand indient en deze wordt goedgekeurd voor de salarisverwerking van die maand, dan wordt het in dezelfde maand uitbetaald. (Uitzondering is januari 2022, zie hieronder).

Laten we zeggen dat de salarisverwerking op de 25e is:

  • Je dient in voor de 25ste, dan zal het uitbetaald worden in dezelfde maand
  • Je dient in na de 25ste, dan zal het uitbetaald worden in de volgende maand.

Verlof, salarisstroken en instellingen

Lees hier meer over verlof, salarisstroken en instellingen voor managers, consultants, professionals en administrateurs.

Verlof

Kan ik mijn verlofaanvraag aanpassen of verwijderen met de app?

Op dit moment kun je alleen verlof indienen. Wil je de aanvraag aanpassen of verwijderen dan kun je dit in self service doen.

Salarisstroken

Ik zie alleen salarisstroken van dit jaar en vorig jaar, waar is de rest?

We hebben ervoor gekozen om alleen de salarisstroken van het huidig jaar en het afgelopen jaar beschikbaar te stellen in de app. De overige salarisstroken kun je via je desktop opzoeken in Dossier.

Managers

  1.  Hoe kan ik het gebruik van de YouServe App aanvragen?
    Door een ticket aan te maken via 4ME. Selecteer hiervoor de categorie Autorisatie en Techniek > Youforce (in het onderwerp graag YouServe App aangeven).
  2. Wat zijn de voorwaarden om de YouServe App te gebruiken?
    Je werkgever moet klant zijn bij Visma YouServe en gebruikmaken van HR Self Service (Youforce).
    Inloggen gaat via single sign on (SSO), beschikbaar gesteld door je werkgever.
    Talen: Nederlands & Engels (de taal is hetzelfde als die van je toestel).
  3. Welke acties kunnen door Manager in Self Service worden uitgevoerd?
    De manager dient actief de openstaande mutaties in Self Service te controleren. Mutaties kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd, hiervoor kunnen onderstaande knoppen worden gebruikt:
    Voor goedkeuring: Gebruik knop 'Goedkeuren'
    Voor weigeren: Gebruik knop 'Verwijderen' (hierna kan gebruiker de gegevens wijzigen en opnieuw indienen)
    Wil je als manager notificaties ontvangen via e-mail? Dan kan dit in Workflow worden geconfigureerd.

Consultants/professionals/administrateurs

  • Waar kan ik de configuratie details vinden?
    Deze zijn beschikbaar op de Visma YouServe Community (in NL en ENG).
  • Moet ik een bestand downloaden?
    Nee, in deze versie is er een automatische interface met de payroll, er is geen tussenkomst vereist.
  • Kunnen meldingen worden geconfigureerd?
    Notificaties zijn nog niet beschikbaar in de app. Maar e-mailnotificaties kunnen worden geconfigureerd in Self Service Workflow.
    In Workflow is er voor elke knop een optie 'Aanvullende E-mail' om te configureren wie e-mails kan ontvangen wanneer op die knop wordt geklikt. Hieronder staan aanbevolen opties:
    Naar manager: Knop 'Verzenden'
    Naar medewerker: Knop 'Goedkeuren’
    Naar medewerker: Knop 'Verwijderen’