Te hoge werkdruk in je organisatie? Zo helpt digitale innovatie

Door de krappe arbeidsmarkt zijn HR- en Payroll specialisten lastig te vinden, met als gevolg vaak een te hoge werkdruk. Wat zijn de risico’s hiervan voor je organisatie? En hoe zet je technologie in om de werkdruk te verlagen? Je leest het in dit artikel.

De gevolgen van een hoge werkdruk

Uit onderzoek van Visma YouServe onder ruim 500 HR-professionals blijkt dat maar liefst 37% van de ondervraagden een te hoge werkdruk ervaart. Die werkdruk leidt vaak tot werkstress. Dat is niet alleen erg vervelend voor je medewerkers, maar heeft ook serieuze gevolgen. Denk bijvoorbeeld aan allerlei lichamelijke en emotionele klachten, die bij langdurige werkstress leiden tot overspannenheid of een burn-out. 

Ook voor je organisatie brengt een hoge werkdruk risico’s met zich mee:

• Ziekteverzuim. Door stress vallen werknemers regelmatig voor langere tijd uit. 38% van de HR-professionals geeft aan dat de hoge werkdruk bij hen op het werk leidt tot meer verzuim. Dit zorgt voor flink wat kosten door de loondoorbetalingsplicht, re-integratiekosten en vervangingskosten. 
• Minder werkplezier. Gestreste medewerkers zorgen vaak voor een negatieve sfeer op het werk, bijvoorbeeld door geïrriteerde en zelfs agressieve reacties op collega’s.
• Lagere productiviteit. Bij uitval van een zieke werknemer nemen collega’s zijn of haar taken over, wat de werkdruk nog hoger maakt. Maar liefst 64% van de HR-professionals ervaart een capaciteitstekort op de afdeling. Hierdoor blijven taken liggen en ontstaan er achterstanden. 
• Lagere kwaliteit van het werk. Een gestreste medewerker is vermoeid en kan zich minder goed concentreren. Met als gevolg slordig werk en een grotere kans op ongevallen op het werk.
• Hoog verloop. Werknemers die langdurig werkstress ervaren en niets zien veranderen, kiezen uiteindelijk voor een andere baan. Hiermee verdwijnt veel kennis en ervaring uit je organisatie. Maar liefst 58% van de HR-professionals is bezorgd over een toenemend verloop als de werkdruk op de afdeling niet afneemt.
• Imagoschade. Vertrekken er veel ontevreden medewerkers? Dan gaan er al snel negatieve verhalen rond, die slecht zijn voor je imago als werkgever.

Digitalisering van de employee journey

Bovenstaande risico’s kun je verkleinen door het inzetten van technologie. Door HR-processen te digitaliseren, kosten vooral administratieve taken minder tijd en aandacht. Dit zorgt voor minder werkdruk bij je professionals. Er zijn verschillende fases van digitalisering. Misschien sta je nog aan het begin en heb je weinig gedigitaliseerd, maar je kunt ook al op het niveau zijn dat je robotisering of AI overweegt om je processen verder te optimaliseren.

Het is hoe dan ook belangrijk om eerst de basis op orde te hebben. Het inzetten van software om je employee journey te digitaliseren is een mooie eerste stap waarmee je de werkdruk verlaagt. Hoe kan dat eruit zien?

• Werving en onboarding. Met software voor werving, selectie en onboarding optimaliseer je je volledige candidate journey van vacatureplaatsing tot en met onboarding. Je versnelt de zoektocht naar nieuw talent, zorgt ervoor dat solliciteren eenvoudig en gebruikersvriendelijk wordt en je garandeert een zorgeloze start. Data gaat automatisch en veilig door het systeem.
• Opleiding en ontwikkeling. Het aanbieden van ontwikkelingsmogelijkheden leidt tot hogere productiviteit en een lager verloop. Met goede software voor medewerkersontwikkeling krijg je onder meer zicht op competenties en vaardigheden, stuur je gericht op benodigde ontwikkeling en verbeter je de kwaliteit van training en opleidingen.
• Offboarding. Een goede offboarding wordt vaak onderschat, maar hiermee creëer je een soepele overgang en waardevolle feedback van vertrekkende werknemers. Zo verlaten ze je organisatie als ambassadeur. Door ook dit gedeelte van je journey te digitaliseren, verzamel je deze feedback snel en makkelijk en staat de juiste informatie in de juiste systemen.

Met de juiste Payroll en HR-software digitaliseer en optimaliseer je de employee journey van a tot z. Het is hierbij belangrijk dat de verschillende applicaties in dit IT-landschap aan elkaar zijn gekoppeld, zodat je data automatisch en goed in alle systemen terechtkomt en je zo min mogelijk dubbel hoeft in te voeren.

Robotisering: dit zijn de mogelijkheden

Heb je al een goede digitale basis, dan is robotisering een mooie aanvulling. Met robotisering automatiseer je repetitieve, handmatige taken, waardoor de werkdruk nog verder omlaag gaat. Met steeds meer innovatieve technologieën worden de mogelijkheden van Payroll en HR-software steeds groter. Zo zijn er grote ontwikkelingen op het gebied van robotisering. Hiermee automatiseer je administratieve processen, zoals:

• Rapportages draaien, bewerken, controleren en/of uitvoeren, bijvoorbeeld:
  • Performance managementrapportages draaien
  • Financiële rapportages bewerken
  • Statistieken downloaden van het self serviceportal
• Mutaties verwerken
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen
• Koppelingen maken
• Bulkacties uitvoeren

Zo verlaagt AI de HR-werkdruk

Ook de impact van AI is je vast niet ontgaan. Net als voor veel andere beroepen, kan AI het leven van de HR-professional een stuk makkelijker maken. Zo is er een aantal processen dat je sneller en slimmer inricht door AI in te zetten:

• Cv’s en sollicitatiebrieven screenen om geschikte kandidaten te vinden
• Trainingsprogramma’s personaliseren op basis van individuele behoeften en prestaties met machine learning
• Medewerkerstevredenheidsonderzoeken optimaliseren door sentiment-analyse en feedback
• Voorspellende analyses doen om potentieel vertrek van medewerkers te zien aankomen en proactieve maatregelen te nemen
• Continue feedbacksystemen inzetten om realtime prestaties te evalueren en aanbevelingen voor verbeteringen te doen
• Voorspellende analyses uitvoeren van potentiële carrièreontwikkelingen en prestaties van medewerkers

Een grote ontwikkeling binnen AI zijn de zogenaamde chatbots, die ook specifiek voor HR beschikbaar zijn. Een van de meest tijdrovende taken binnen HR is het beantwoorden van talloze vragen van medewerkers. Een HR-chatbot kan hierin veel hulp bieden. Door de chatbot HR-gerelateerde vragen te laten beantwoorden, bijvoorbeeld over arbeidsvoorwaarden, wet- en regelgeving of bedrijfsspecifieke regelingen, kan een HR-afdeling tot wel 30% efficiënter werken (AIHR/Verloop.io). Dit verlaagt de werkdruk bij HR-professionals aanzienlijk.

Hoe staan HR-professionals tegenover digitale innovatie?

Met nieuwe technologieën zijn er nieuwe werkwijzen nodig. Staan HR-medewerkers hiervoor open? Uit het eerder genoemde onderzoek onder 500 HR-professionals blijkt van wel. Zo geeft 50% aan mogelijkheden te zien om HR processen beter in te richten. 65% vindt AI en robotisering interessant voor de HR-afdeling. En maar liefst 72% denkt dat AI kansen biedt om werkprocessen slimmer of sneller te doen. Daarbij hebben HR-specialisten geen angst om overbodig te worden: een overgrote meerderheid van 79% is niet bang dat AI hun werk overneemt.

Bovendien vindt slechts 9% robotisering oninteressant voor de organisatie en geldt dit voor 18% als het om AI gaat. Wat opvalt, is dat HR-professionals onder de 30 jaar het positiefst zijn over de inzet van AI en mensen boven de 50 jaar het negatiefst. Verder maakt 47% zich zorgen over de privacy door de inzet van AI. Daarom is het wel belangrijk om met medewerkers in gesprek te gaan en samen te ontdekken hoe AI het werk makkelijker en leuker maakt. Daarmee creëer je betrokkenheid en draagvlak in plaats van afstand.

Het digitaliseren en optimaliseren van HR-processen is de populairste manier voor het verlagen van werkdruk (51%). Dankzij automatisering en de integratie van systemen hebben HR-professionals meer tijd om zich te richten op de medewerkers, hun werkgeluk en persoonlijke groei. Vooral in periodes dat de werkdruk hoog is.