Het uitbesteden van de salarisadministratie is een slimme keuze voor organisaties die op zoek zijn naar efficiëntie, continuïteit en grip op kosten. Maak je de keuze voor outsourcing, dan wil je dat deze stap soepel verloopt. Wat gebeurt er met de professionals binnen je organisatie die nu de salarisadministratie verzorgen? Met name voor deze collega’s kan de verandering gevoelig zijn. In dit artikel gaan we in op verschillende manieren om hier goed mee om te gaan.
De voordelen van payroll outsourcing
Payroll outsourcing biedt je organisatie continuïteit, omdat er altijd een team van experts klaar staat bij ziekte of uitval van een salarisspecialist. Bovendien zorgt outsourcing voor grip op kosten, een hogere kwaliteit van je salarisadministratie en voor ruimte om je te focussen op strategische HR-zaken. (Lees hier meer over outsourcen vs. zelf doen).
Met zulke voordelen is het een uitgemaakte zaak, zou je denken. Toch is dit niet het volledige plaatje. Outsourcingstrajecten kunnen complex zijn en je hebt mogelijk nog mensen in dienst. Die wil je binnen dit traject zo goed mogelijk behandelen. Wat zijn je mogelijkheden?
De mogelijkheden voor je huidige personeel
Eén mogelijkheid is interne herplaatsing. Je kunt medewerkers die nu nog verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie inzetten in andere HR-rollen of in administratieve functies. Denk aan de HR-administratie, compliance of andere bedrijfsprocessen. Dit is een mooie optie voor mensen die hun carrière willen voortzetten binnen jouw organisatie. Bovendien behoud jij de kennis en vaardigheden van deze personen.
Afscheid nemen is doorgaans niet gewenst, maar soms de enige optie. In dit geval is het belangrijk om dit proces zorgvuldig en respectvol te laten verlopen. Als betrokkenen terugkijken op een positief afscheid dan komt dit je reputatie en de moraal van achterblijvende medewerkers ten goede.
Overname door je dienstverlener
Er is soms nog een extra mogelijkheid, in overleg met de partij die je salarisadministratie overneemt. Medewerkers kunnen aan de slag bij de dienstverlener. Bij Visma YouServe is dit in het verleden regelmatig voorgekomen wanneer organisaties de overstap maakten naar outsourcing. Een mooie optie voor mensen die hetzelfde werk graag willen blijven uitvoeren. Bovendien zijn in een organisatie als Visma YouServe vaak meer (doorgroei-)mogelijkheden, omdat salarisadministratie de corebusiness is. En ook voor jou als klant is dit het beste van twee werelden: de kennis van specifieke processen rondom de salarisadministratie van jouw organisatie blijft geborgd, terwijl de salarisadministratie wel wordt uitgevoerd door een externe partij met expertise.
Ook wanneer je mensen aan de slag gaan bij de leverancier, is het belangrijk om dit zorgvuldig aan te pakken. Dat weten Sandra Martens en Jody Noorland als geen ander. Zij zijn allebei managers binnen Visma YouServe en nauw verbonden met de teams waarin de uitbestede salarisadministratie wordt uitgevoerd. Jody: “We zien van dichtbij de impact van een uitbesteding op medewerkers. Het is mooi dat we soms de mogelijkheid hebben om mensen over te nemen, maar het is belangrijk om niet te vergeten dat iemand hier niet zelf voor kiest.”
Sandra beaamt dit: “Dat wordt vaak onderbelicht, iemand maakt de keuze voor jou en dat kan moeilijk zijn. We zien verschillende emoties. De een is direct als een vis in het water, ziet de mogelijkheden die ze bij ons krijgen. De ander voelt zich echt niet op zijn plek. Er is altijd een periode van rouw. Mensen moeten wennen, afscheid nemen van hun oude werkgever én de nieuwe relatie accepteren met hun ex-collega’s en werkgever. Dat is nu namelijk een klant en dat is een heel andere samenwerking.”
Medewerkers aan het woord
Rouven Tromp is zo’n medewerker die bij Visma YouServe kwam werken na een outsourcingtraject. “Ik voel me op dit moment helemaal op mijn plek bij Visma YouServe, dankzij het fijne leiderschap en de mooie kansen die ik krijg. Ik werk in een leuk team van vakgenoten en dat maakt het interessant. Binnenkort mag ik meer finance werk gaan doen, daar kijk ik naar uit. Ik heb zoveel mogelijk kansen gepakt bij Visma YouServe om het werk te doen dat ik echt leuk vind. Die kansen heb ik hier. In het begin vond ik het wel moeilijk. Ik had het naar mijn zin bij mijn werkgever en de beslissing voor outsourcing kwam voor mij als een verrassing. We mochten kiezen tussen meegaan naar Visma YouServe of intern solliciteren. Ik wilde in het vak blijven, vandaar dat ik ben overgestapt. Het traject verliep gelukkig heel goed. Mijn bedrijf had aandacht voor een soepele transitie. De communicatie was transparant en er is goed onderhandeld over mijn nieuwe voorwaarden. Het heeft wel even geduurd voordat ik mijn weg had gevonden bij Visma YouServe.”
Dione Schmeltz herkent deze ervaring. Ook zij kwam bij Visma YouServe terecht via outsourcing. “Ik was blij dat ik mijn werk mocht voortzetten bij Visma YouServe, maar het was wel raar om te zien hoe de band met mijn oud-collega’s veranderde. Je ziet elkaar na de overstap nog wel, maar nu waren zij mijn klant. Daar moest ik aan wennen. Wel ben ik praktisch ingesteld. Het werk gaat door en je moet het eigen maken. Ik voel me nu thuis bij Visma YouServe. Ik vind het vooral mooi dat ik de salarisadministratie mag verzorgen voor meer dan één organisatie, daardoor doe ik veel kennis en ervaring op.”
Tips: hoe ga je goed met je mensen om?
Als ervaringsdeskundigen hebben Jody, Sandra, Rouven en Dione een aantal tips voor bedrijven die payroll outsourcing overwegen. We zetten ze voor je op een rij:
- Wees transparant. Communiceer duidelijk over de redenen voor de outsourcing, de voordelen voor de organisatie en hoe het huidige medewerkers gaat beïnvloeden. Zo creëer je meer vertrouwen en minder speculaties en zorgen. Jody: “Eerlijkheid en duidelijkheid zijn onmisbaar in een onzeker traject.”
- Begeleiding in transitie. Een plan om mensen mee te nemen in het outsourcingsproject is handig. Denk bijvoorbeeld aan een projectmanager, die alle communicatie in goede banen leidt en je medewerkers informeert, meeneemt en begeleidt. Sandra: “Zo weten mensen altijd bij wie ze terechtkunnen met vragen en opmerkingen.”
- Emotionele ondersteuning. De overgang naar payroll outsourcing kan emotioneel zwaar zijn, of een medewerker nu achterblijft, meegaat naar de leverancier of vertrekt. Bied daarom steun, bijvoorbeeld door het aanbieden van counseling services of door HR beschikbaar te maken voor persoonlijke gesprekken. Een luisterend oor en begrip kunnen helpen bij het verlichten van stress en onzekerheid. Dione: “Soms zijn de dingen zoals ze zijn, maar je maakt een groot verschil met hoe je iets brengt.”
