Wat is payroll outsourcing en hoe werkt het?

Er komt veel kijken bij de administratie tijdens de gehele loopbaan van je medewerkers. Dat kun je zelf doen, maar ook uitbesteden aan een externe organisatie. Met het outsourcen van je payroll besteed je de salarisadministratie van je organisatie uit aan een gespecialiseerd extern bedrijf. Dat kun je op 2 manieren doen:

• Gedeelten van de dienstverlening
  Hierbij heb je de payrollsoftware in eigen beheer en besteed je alleen (gedeelten van) de dienstverlening uit. Je laat de externe specialisten bijvoorbeeld de salarisberekeningen en verzending van loonstroken en jaaropgaven doen, terwijl je zelf de mutaties verzorgt, bijvoorbeeld als er een nieuwe medewerker in dienst komt. Of je besteedt juist specialistische processen uit, zoals loonbeslagen of administratie rondom mobiliteit.
• Alle dienstverlening en de software
  In dit geval besteed je alles rondom payroll volledig uit, van salarisberekeningen tot mutaties en van langdurige ziekte tot aanpassingen van contracten. Dit verwerkt de externe partij in de eigen payrollsoftware. Je hebt de software dus niet in eigen beheer. Dit is de gangbaarste vorm van outsourcing.

Volledige outsourcing in 4 stappen

Tijdens de hele loopbaan van een medewerker gebeurt er van alles op het gebied van payroll. Hieronder zie je 4 stappen waar je met outsourcing geen omkijken meer naar hebt.

Stap 1. Medewerker komt in dienst

De externe specialisten leggen alles rondom de basis salarisuitbetaling vast. Denk bijvoorbeeld aan het afgesproken salaris, de gewerkte uren en andere afspraken uit het contract.

Stap 2. Situatie medewerker verandert

Je externe salarisadministrateurs verwerken alle grootschalige mutaties, zoals een bedrijfsbrede salarisverhoging. Meestal voeren je medewerkers zelf kleinere mutaties door via de self service, bijvoorbeeld:

• Aanpassing van verlofdagen door opnemen, kopen of verkopen;
• Afwikkeling van declaraties;
• Aanpassing van een bonus, vakantiegeld of 13e maand.

Natuurlijk gebeurt dit niet zonder jouw toestemming. In alle workflows heb je namelijk de mogelijkheid om akkoord te geven op mutaties. Zo behoud je de controle.

Stap 3. Salarisverwerking

De externe partij maakt en controleert een voorlopige salarisberekening. Na jouw goedkeuring leveren ze het betaalbestand aan in het juiste formaat. Daarmee zet je de uitbetaling van de netto salarissen in gang bij de bank. Vervolgens komen de loonstroken in het digitale personeelsdossier van de payrollsoftware te staan. Ook leveren de salarisadministrateurs alle gegevens aan bij het pensioenfonds en andere officiële instanties.

Stap 4. Jaarafsluiting en voorbereiding nieuwe jaar

Je salarisadministrateurs op afstand verzorgen de volledige jaarafsluiting, inclusief de jaaropgaven. Daarnaast bereiden ze de payroll voor het nieuwe jaar voor, door bijvoorbeeld aangepaste wetten en berekeningen door te voeren.