Wist je dat bedrijven gemiddeld 1 salarisadministrateur per 1000 medewerkers hebben? Dat lijkt voldoende, maar het is kwetsbaarder dan je denkt. Als er een te hoge werkdruk ontstaat bij die ene medewerker dan loop je grote risico’s. Denk aan fouten in de payroll of zelfs medewerkers die hun salaris niet ontvangen.
Bovendien kan je salarisadministrateur uitvallen, dat is een direct gevaar voor de bezetting. En door het tekort aan salarisadministrateurs is het moeilijk om extra of nieuwe expertise te vinden. In dit blog vertellen we meer over de risico’s van het tekort aan salarisadministrateurs en over mogelijke oplossingen.
De markt van salarisadministrateurs staat er op dit moment niet goed voor. Uit cijfers van het CBS blijkt dat het aantal salarisadministrateurs in Nederland tussen 2015 en 2021 met 5% is gedaald (van 20.000 naar 19.000). De grote personeelstekorten vormen een probleem voor organisaties. Wat zijn precies de redenen voor het tekort aan salarisadministrateurs? En welke gevolgen heeft dit voor organisaties? We zetten het voor je uiteen.
In 2021 bestaat de beroepsgroep salarisadministrateurs voor ruim een derde uit 45-tot-55-jarigen (36,2%). Hierna volgen de professionals tussen de 55 en 65 jaar (28,1%). Uit cijfers van voorgaande jaren blijkt dat het aantal jonge salarisadministrateurs daalt, terwijl het aantal tussen de 45 en de 75 stijgt. Met andere woorden: de beroepsgroep vergrijst. In de komende jaren gaan er veel payroll specialisten met pensioen en dat betekent uitstroom van expertise. In de grafiek hieronder zie je een verdeling van salarisadministrateurs naar leeftijd tussen 2015 en 2021. Er zijn nog geen cijfers bekend na 2021.
Bron: CBS (2015 en 2018) en 2021
Naast de vergrijzing is er sprake van een lage instroom van jonge mensen. In 2021 lieten de cijfers van het CBS zien dat nog slechts eenderde (33,4%) van de salarisadministrateurs jonger is dan 45 jaar. In 2015 was dit nog de helft (49,6%). Dit verschil is nog groter onder salarisadministrateurs tot 35 jaar: respectievelijk 11,4% en 21,4% in 2021 en 2015.
Daardoor zal het gebrek aan jonge instroom om openstaande posities in te vullen de komende jaren alleen maar groter worden, terwijl de vraag naar payroll professionals groot is.
Mogelijk is payroll een minder gewilde sector voor nieuwkomers omdat er veel specifieke kennis nodig is. Denk aan wet- en regelgeving, zoals arbeidsrecht en belastingwetten. Daar komt bij dat die wetten en regels voortdurend veranderen. Het is geen verrassing dat 86% van de payroll specialisten in 2023 tijd heeft besteed aan vakontwikkeling. De meeste deden dat via vakliteratuur, trainingen en evenementen, zoals workshopdagen en congressen (NIRPA, trendonderzoek 2023). Een salarisadministrateur is dus nooit uitgeleerd, omdat het vak altijd in beweging is. Voor de mensen die van het vak houden, is dit een groot pluspunt. Het maakt het werk uitdagend en afwisselend. Maar het kan ook afschrikken door de ingewikkelde materie en omdat je continu up-to-date moet blijven.
Salarisadministrateurs zijn een ster in boekhouding en financieel management en ook nog eens op de hoogte van alle wetten en regels. Daardoor zijn deze specialisten erg gewild in andere sectoren. De overstap naar een andere functie in finance, boekhouding, HR of administratie kan daarom aantrekkelijk zijn. Met het risico op nog meer uitstroom in de sector, waardoor de tekorten groter worden.
Naast de constante aanpassingen in wet- en regelgeving verandert ook de technologie. Salarisadministrateurs werken steeds met nieuwe software (en implementaties daarvan) en moeten omgaan met automatisering. Bovendien blijkt uit een rapportage van NIRPA dat een kwart van de payroll professionals verwacht dat AI in de komende 3 jaar bepaalde taken gaat overnemen. Om hiermee om te gaan, hebben ze nieuwe vaardigheden nodig. De professionals die zich hier niet aan kunnen of willen aanpassen, kiezen mogelijk voor een andere carrière.
Salarisadministrateurs kiezen er steeds vaker voor om niet via een vast contract te werken, maar op interimbasis of als zzp’er. Zo had in 2015 van alle 20.000 salarisadministrateurs in Nederland 83,4% nog een vast arbeidscontract, 12,4% een flexibele arbeidsrelatie en was 0,8% op dat moment zzp’er. In 2021 waren er nog 19.000 salarisadministrateurs en had 75,6% een vaste arbeidsovereenkomst, koos 19,3% voor een flexibele arbeidsrelatie en was het aantal zzp’ers gestegen naar 2,4%. Dat betekent dat er in 6 jaar tijd bijna 3 keer zoveel zzp’ers zijn in de salarisadministratie en dat ruim 1000 meer payroll professionals kozen voor een flexibele arbeidsrelatie in plaats van een vast contract. In de tabel hieronder vind je de precieze verdeling. Als deze trend de komende jaren doorzet, zullen organisaties de bezetting van hun afdeling op andere manieren moeten regelen. Het risico hiervan is dat deze alternatieven vaak duurder zijn en dat er meer kans is op fouten door telkens andere mensen op dezelfde functie.
De gevolgen van het tekort aan payroll professionals kunnen groot zijn voor je organisatie. We zetten een aantal mogelijke gevolgen op een rij.
Je wilt niet te maken krijgen met de vaak ernstige gevolgen van een te lage payroll capaciteit in je organisatie. Daarom geven we je een aantal tips hoe je met dit risico omgaat: