5 tips voor een goede koppeling tussen HR en salarisadministratie

Een koppeling tussen payrollsoftware en internationale HR-software zoals Oracle HCM, Workday en SAP SuccessFactors, zorgt ervoor dat gegevens automatisch, veilig en betrouwbaar van je HR naar je salarisadministratie gaan. Je denkt dan misschien aan een ingewikkeld, technisch proces. Maar hoe snel en hoe goed een koppeling wordt gemaakt, valt en staat met de menselijke voorbereiding. Daar weet Hans Gerritsen, Product Consultant bij Visma YouServe, alles van. Hij helpt organisaties hier dagelijks mee. Hoe bereid je je goed voor op het koppelen van je HR- en payrollsoftware? Wat moet je wel en juist niet doen? Hans geeft vijf tips.

1. Ken je eigen HR- en payroll processen

De partij die de koppeling begeleidt en/of maakt, is afhankelijk van jouw input. Zorg daarom dat je voldoende weet van je eigen processen. Specifiek van je eigen HR- en payrollprocessen, maar ook van andere datastromen die voor je salarisadministratie relevant zijn. Deze kennis is belangrijk voor het bouwen van een goede koppeling én voor het goed onderhouden van de koppeling.

2. Documenteer en deel inzichten

Leg de informatie op een slimme en overzichtelijke manier vast, het liefst in één document dat als houvast dient voor alle partijen. Schrijf in dit document op welke data van de HR-software naar de payrollsoftware moet en hoe het op beide plekken wordt genoemd. Zo schrijf je de koppeling als het ware alvast uit.

3. Werk multidisciplinair

Zorg als organisatie voor een stuurgroep die zich focust op deze koppeling. Zet hier sowieso deze mensen in:

• Een medewerker van de HR-afdeling, die de processen in de HR-software kent;
• Een salarisadministrateur, die weet wat relevant is voor de salarisadministratie;
• Een IT’er die kan schakelen over het bouwen van het bestand (bij gebruik van een bestandsintegratie) en van de (technische) koppeling;
• Eventueel een consultant van de internationale HR-software, als de HR-persoon niet voldoende kennis heeft van de informatie die hierin zit;
• Iemand die organisatorische beslissingen kan en mag nemen ten behoeve van de koppeling.

4. Reserveer voldoende eigen tijd vooraf, tijdens en achteraf

Ga er niet vanuit dat de softwareleverancier alles doet. Deze helpt wel met het maken van de oplossing, maar weet niet hoe jouw organisatie eruit ziet, waar data vandaan komt en wat de uiteindelijke wensen zijn. Stel zelf mensen beschikbaar en maak tijd vrij voor een goede voorbereiding. En zorg er ook voor dat er tijd beschikbaar is ná het traject, voor het optimaliseren van de koppeling.

5. Vertrouw op eigen kennis en kunde waar mogelijk

Huur het liefst geen externe consultant in. Dit kost vaak veel geld, terwijl deze persoon niet weet hoe jouw systemen en processen eruitzien. Interne kennis is juist belangrijk. Van salarisadministratie, HR en techniek.