Case Volvo Car Nederland
Van kwetsbare payroll naar geoptimaliseerde processen
Vanwege kwetsbaarheden in de salarisadministratie besloot Volvo Car Nederland de payrollactiviteiten uit te besteden aan Visma YouServe. Lees in deze case de ervaringen en inzichten.
Interview met:
Jaap Verkerk - CFO Volvo Car Nederland
Producten en diensten in deze case:
Volvo Car Nederland
Volvo Car Nederland is de importeur van Volvo personenauto's in Nederland en een 100% dochter van Volvo Cars in Zweden. In Nederland wordt er succesvol samengewerkt met een groot professioneel retailnetwerk. Vanaf het allereerste begin is Volvo Cars een merk voor mensen die geven om de wereld en degenen om hen heen. Met een duidelijke missie: het leven gemakkelijker, beter én veiliger maken voor iedereen.
Succesvol in Nederland
Jaap Verkerk, CFO Volvo Car Nederland: "In 2024 eindigden we als tweede merk in Nederland qua volume, met 31.000 verkochte auto’s en een marktaandeel van 8%+. Dit succes danken we aan onze sterke focus op elektrische auto’s en plug-in hybrids. We opereren vanuit Beesd (importeur) en Maastricht (Exchange Terminal voor ruildelen wereldwijd). In totaal voeren we voor 135 medewerkers Payroll Services uit. Dat zijn niet alleen mensen die op deze vestigingen werkzaam zijn, maar ook in Zweden (commuters) en enkele internationale medewerkers. Lang geleden hebben wij besloten vanwege control en wat functiescheiding om payroll bij Finance te houden, al werken we wel heel intensief samen met HR.”
De uitdaging: onvoorzien uitval en kwetsbaarheid in de payroll
De payroll functie was bij Volvo Car Nederland een hele specialistische geworden en werd door één persoon uitgevoerd. “Iets waar je niet op rekent, maar je toch overkomt: de verantwoordelijke voor payroll viel uit. Dan kom je heel erg terug in de basis: wie heeft eigenlijk
de kennis? Wie kan het in dit geval van haar overnemen?” Volvo Cars maakte al gebruik van de HR- en payrollsoftware van Visma YouServe en had reeds een lange business relatie. Jaap: “Het uitvallen van de payroll functie was echter het moment om in gesprek te gaan: hoe kunnen wij eigenlijk richting de toekomst deze kwetsbaarheid in de payroll verminderen? Belangrijk uitgangspunt hierbij was dat het samenwerking moet zijn tussen HR, payroll en Finance functie. Deze partijen werkten in de praktijk immers al heel veel samen.”
De oplossing: consultancy en payroll services
Naast mensen in Nederland, werken er bij Volvo Car Nederland ook mensen internationaal. “We hebben expats en twee locaties met een iets andere benadering van de payroll. De uitval van de specialist legde bloot hoe complex de payroll processen bij ons waren geworden. Om de continuïteit te waarborgen, zijn we gestart met het inhuren van een interim-medewerker die de payroll van Volvo leerde kennen. Omdat we duidelijk kennis misten, zijn we tegelijkertijd een consultancytraject gestart om de payrollprocessen te analyseren en te optimaliseren. Dit resulteerde uiteindelijk in een nieuw partnership met Visma YouServe voor payroll outsourcing.”
Voor Volvo Car Nederland is Visma YouServe niet alleen een leverancier, maar een echte business partner
Jaap Verkerk
CFO Volvo Car Nederland
Digitalisering als voorwaarde voor verbetering
Het consultancytraject bracht niet alleen procesmatige verbeteringen aan het licht, maar ook de noodzaak van verdere digitalisering. “De consultant van Visma YouServe stelde de juiste vragen en hielp om verbeterpunten zichtbaar te maken. Een treffend voorbeeld: de vraag waar de payrollmutaties voor de komende maand stonden, leidde ons naar een archiefkast vol papieren dossiers. Dat was dus hoe wij al die jaren nog gewerkt hadden”, aldus Jaap. Ondanks Volvo’s digitale transformatie was dit een proces dat nog niet geïntegreerd was.
“Digitalisering van processen is denk ik cruciaal, wil je de stap zetten naar payroll outsourcing. Sommige stappen, zoals het digitaliseren van personeelsdossiers, stonden al langer op de agenda, maar kregen door dit traject eindelijk prioriteit. De payroll zit binnen Volvo Car Nederland tussen HR en Finance in. Daarmee gingen we elkaar dus eigenlijk helpen: payroll hielp HR om de processen te verbeteren en digitaliseren en ook andersom was er steun.”
Door deze afdelingen nauwer samen te laten werken, ontstond een betere integratie en efficiëntere processen. Dit past binnen Volvo Car Nederlands bredere visie op ‘way of working’: het ondersteunen van medewerkers met klantvriendelijke en efficiënte HR- en payrollprocessen. “In de afgelopen jaren hebben we veel in gang gezet en alle projecten kunnen opleveren. Daar zijn we heel blij mee. Als je het echt gaat verbeteren, zie je ook echt snel dat medewerkers het ook aannemen en accepteren. Een voorbeeld hiervan is de introductie YouServe app. Eigenlijk waren we het niet gewend om HR-zaken af te handelen via een telefoon. Nu is het heel normaal.”
De ervaring met Visma YouServe
Dankzij de bestaande businesspartnerrelatie verliep de communicatie met Visma YouServe soepel, stelt Jaap. “In plaats van alleen een tijdelijke oplossing te zoeken, dachten we samen na over structurele verbeteringen. De consultants en serviceorganisatie stelden goede kritische vragen: wat willen we echt bereiken? Wie moeten erbij betrokken worden? Wat is het gewenste eindresultaat? Dit was belangrijk, want het zorgt voor een meer diepgaande aanpak dan simpelweg iemand inhuren om de payroll draaiende te houden.”
Daarnaast werd de samenwerking tussen HR en Finance verder versterkt om het isolement van de payroll te doorbreken. Dit proces nam veel tijd, maar de positieve feedback binnen Volvo Car Nederland bevestigde dat deze aanpak de juiste was. “De meeste kennis zat bij Visma YouServe, en door nauwer samen te werken, konden we beter gebruikmaken van deze expertise.”
Verankering van de samenwerking
De samenwerking met Visma YouServe werd geformaliseerd en verder geïntensiveerd. “Wij hebben onze kwetsbaarheid verminderd door meer bij Visma YouServe onder te brengen”, vervolgt Jaap. “In plaats van afhankelijk te blijven van een eenmansfunctie, hebben we nu een breder vangnet en extra support. Dit betekent niet dat we de verantwoordelijkheid volledig hebben uitbesteed, maar we kunnen nu rekenen op specialistische kennis en ondersteuning op momenten dat dat nodig is. Voor Volvo Car Nederland is Visma YouServe niet alleen een leverancier, maar een echte business partner. Ze denken mee, communiceren snel en bieden proactieve oplossingen. Ook na afronding van een project blijft samenwerking belangrijk. We benoemen samen verbeterpunten en nemen verantwoordelijkheid van beide kanten om het te laten werken.”
Aandachtspunten en tips voor andere organisaties
Voor organisaties die aan de slag willen met een vergelijkbaar traject, heeft Jaap nog een aantal aandachtspunten en tips:
1. Formuleer je wensen duidelijk: Visma YouServe werkt met standaardprocessen. Dit kan wennen zijn, maar een positieve en kritische blik op bestaande standaarden kan juist voordelen opleveren.
2. Denk na over timing en duur: Organisaties hebben de neiging om projecten te optimistisch in te schatten. Realistische verwachtingen helpen om beter te plannen en doelen te bereiken.
3. Zorg voor aansluiting op bestaande systemen: De eigen processen en systemen moeten goed geïntegreerd worden met de nieuwe werkwijze.
4. Zet in op volledige digitalisering: Niet-gedigitaliseerde processen kunnen een struikelblok vormen voor optimale benutting van outsourcing.
5. Bepaal goed wat je wilt bereiken en betrek je interne stakeholders: HR, IT en Finance; zorg dat je mensen beschikbaar zijn om deel te nemen aan een gezamenlijk project. Belangrijk is dat je gebruik maakt van elkaars kennis.
Toekomstvisie
Jaap: “Wij zijn natuurlijk positief over de behaalde resultaten, maar we evolueren verder en zijn natuurlijk nooit helemaal klaar. De weg die we zijn ingeslagen, noem het even optimaliseren, efficiëntie verbeteren en minder afhankelijk worden van een kwetsbare payroll, blijven continu aandacht vragen. Een belangrijke les uit dit traject is dat er meer aandacht nodig is voor training
en opleiding. Kennis over wet- en regelgeving moet up-to-date blijven, zodat HR en payroll goed voorbereid zijn op veranderingen. Ik denk dat het verder belangrijk is om de goede samenwerking tussen HR en Finance te blijven monitoren en benadrukken. Daarmee zorgen we voor rust en zekerheid binnen de afdelingen.”
Ontdek hoe Visma YouServe kan helpen
Meer weten over het uitbesteden van je salarisadministratie? Neem contact met ons op! Patrick of één van zijn collega's helpt je graag verder.
