NTS is een van de eerste klanten die gebruik maakt van HR Robotics van Visma YouServe. "We hebben twee processen gerobotiseerd: het loonstatenproces en het versturen van brieven," vertelt Roy. "Via het gerobotiseerde proces staan elke maand de loonstaten automatisch klaar voor de salarisadministratie. We hoeven ze alleen nog maar door te sturen naar finance. Dit klaarzetten gebeurde eerder handmatig. Daar kwam veel opzoekwerk bij kijken en bovendien was het iedere maand hetzelfde klusje. Perfect om te robotiseren dus."
Nog enthousiaster is Roy over de robotisering van het brieven versturen. Er wordt nu automatisch een grote hoeveelheid brieven gemerged en geüpload in het personeelsdossier, waarna de medewerker direct een notificatie krijgt. Roy: “We versturen zo’n 1100 brieven per jaar. Salarisinformatie, bonussen, functieomschrijvingen, noem maar op. Dat was een tijdrovend proces: opstellen, printen, ondertekenen, versturen via post, en weer opnieuw scannen en uploaden. Nu is dit volledig geautomatiseerd. We vullen een Excel-bestand in met de juiste gegevens, waarna de robot de brieven genereert en in het dossier plaatst. Medewerkers krijgen automatisch een mail. Deze automatisering bespaart ons ongeveer zes weken werk per jaar voor één FTE.”
Meer tijd voor het echte mensenwerk
Het automatiseren van HR en payroll-processen is voor NTS een belangrijk doel, omdat het veel tijd bespaart. Die tijd kan het bedrijf goed gebruiken. “We zien dat de vraag binnen de maakindustrie snel groeit en wij verwachten dan ook een grote groei door te maken in de komende jaren”, legt Roy uit. “Dat betekent meer mensen in de organisatie en daar willen we onze volledige aandacht aan kunnen geven. Het juiste talent binnenhalen, de mensen een warm welkom heten, hen een fijne werkplek bieden. Doordat het administratieve werk gewoon op orde is en digitaal verloopt, houden we tijd over voor dit echte mensenwerk. Bovendien hebben we meer aandacht voor complexe zaken zoals talent management en strategische personeelsplanning.”
De toekomst van HR Analytics en data
NTS blijft streven naar verdere automatisering en standaardisatie van belangrijke HR- en payroll-processen. Roy legt uit: "Binnenkort gaan we live met de nieuwe administratieve onboarding en e-signing voor nieuwe indiensttredingen. Daarnaast hebben we nog een heel aantal handmatige processen die we willen automatiseren, maar daarvoor moeten ze eerst gestandaardiseerd worden. Een digitaal proces werkt alleen als de basis klopt.”
Ook data en HR Analytics bieden volgens Roy grote kansen voor NTS. “Er komt in onze HR- en payroll-software veel data binnen. Dat wordt steeds meer. We onderzoeken nu hoe we deze data het beste kunnen gebruiken. We halen bijvoorbeeld met PowerBI data uit de systemen voor onze verlof- en verzuimrapportages. Een andere interessante ontwikkeling is de AI chatbot van Visma YouServe. We kijken hoe we deze voor onze medewerkers kunnen inzetten. Bijvoorbeeld op onze Sharepoint met onze eigen informatie en documenten als input. Mensen hoeven dan niet meer te bellen met HR voor simpele vragen, ze kunnen deze gewoon aan de chatbot stellen. Dat scheelt onze HR-administratie veel tijd."
In gesprek blijven zorgt voor mooie resultaten
Roy heeft een aantal tips om automatisering binnen je organisatie goed aan te pakken. “Kijk kritisch naar de processen die je wilt automatiseren. Is het de moeite waard? Wat gaat het je opleveren? Kun je in het systeem zelf automatiseren, wat de voorkeur heeft, of gaat het proces deels buiten het systeem waardoor een robot slimmer is? Het is belangrijk om hier van tevoren over na te denken.”
Maar misschien nog wel belangrijker, zegt Roy, is het vinden van de juiste leverancier die je hiermee helpt. “Je leverancier moet echt een partner zijn. Ik ben daarom heel blij met de professionals van Visma YouServe. Dit zijn allemaal experts die super snel reageren en ons echt ondersteunen.” Heeft hij dan ook nog een tip voor ons? “Ja, een hele simpele eigenlijk. Blijf met ons, de klant, in gesprek. Informeer klanten proactief over nieuwe ontwikkelingen op technologisch gebied zoals AI en robotisering. En denk dan vanuit de praktijk, vanuit ons, zodat je hierop blijft aangesloten. Als we nauw met elkaar in contact blijven dan kunnen we samen nog hele mooie dingen maken.”
