Case
Monuta: minder kwetsbaar en meer tijd voor HR-strategie
Tussen Monuta en Visma YouServe is een echt partnership ontstaan. Inmiddels is er een jarenlange samenwerking, waarbij Monuta de salarisadministratie en HR servicedesk uitbesteedt en advies inwint om administratieve processen te optimaliseren.
Interview met:
Daphne Beerepoot
Manager HR | Monuta
Producten en diensten in deze case:
Personeelsinformatiesysteem
Salarisadministratie uitbesteden
HR servicedesk uitbesteden
Optimalisatie administratieve HR-processen
Minder kwetsbaar en meer tijd voor HR-strategie
Monuta
Uitvaartorganisatie Monuta zet zich al 100 jaar in voor dezelfde missie: voor iedereen een afscheid met een goed gevoel mogelijk maken. Dat doet het uitvaartbedrijf met zo’n 700 medewerkers. Door uitvaarten te verzorgen en deze financieel mogelijk te maken met uitvaartverzekeringen. Toegankelijkheid, service en beleving zijn daarbij de belangrijkste uitgangspunten, die Monuta ook doorvoert in het HR-beleid.
In 2017 klopte Monuta aan bij Visma Youserve voor een nieuw personeelsinformatiesysteem na een uitgebreid selectietraject. Nu verzorgt Visma YouServe ook de salarisadministratie en HR ServiceDesk voor Monuta en heeft het een adviesrol rondom de ontwikkeling van administratieve HR-processen.
Daphne Beerepoot, manager HR, vertelt hoe ze de inmiddels jarenlange samenwerking ervaart. “Ik zie het echt als een partnership, waarbij je veel tijd voor elkaar maakt.”
Van stevige gesprekken tot fijne samenwerking
Het begon dus allemaal in 2017. “Uit meerdere partijen kozen we voor Visma | YouServe om ons nieuwe personeelsinformatiesysteem te verzorgen, waarna we in 2018 met de implementatie begonnen”, vertelt Daphne. “Bij de start waren er wel issues. We kregen te horen dat er een herimplementatie nodig was. Daar waren we niet blij mee. Als goede partners moet je soms stevige gesprekken met elkaar voeren, zodat je er daarna beter uitkomt. En dat lukte. Door inspanningen van beide kanten is het herimplementatietraject succesvol verlopen.
Het indiensttredingsproces is in kaart gebracht. Na implementatie leidt dit tot een eenvoudiger proces en een besparing van een paar honderd uur per jaar.
Daphne Beerepoot
Manager HR Monuta
Kwetsbare payroll-afdeling
Vervolgens ging Daphne aan de slag met de verdere uitvoering van het HR-beleid, waaronder de optimalisatie van de HR-processen “Het belangrijkste daarin is dat het HR-beleid aansluit bij waar Monuta voor staat bij onze klanten, namelijk toegankelijk zijn en te zorgen voor optimale service en beleving. Alles wat we doen voor onze managers en medewerkers moet aan die uitgangspunten voldoen”, legt ze uit.
Om dat te bereiken, keek ze hoe Visma YouServe haar organisatie nog beter kon ondersteunen. Dat begon bij de salarisadministratie. “Met maar twee salarisadministrateurs was dat een kwetsbare afdeling. Bij vakantie of ziekte heb je direct een probleem en jullie hebben veel ervaring met payroll. Daarom was het een logische stap om eind 2021 onze salarisadministratie te outsourcen.” En dat is een groot succes. “Het leuke is: veel collega’s denken nog steeds dat we het zelf doen, terwijl we het volledig hebben uitbesteed. Zo goed sluiten we dus bij elkaar aan.”
Besparing van honderden uren per jaar
En daar stopte de samenwerking zeker niet. Daphne: “Ook gingen we in gesprek over hoe we onze processen konden verbeteren. Zo is het indiensttredingsproces niet optimaal. Het kost veel tijd. Daarom hebben we samen met een consultant het hele proces doorgelopen en gekeken waar er stappen tussenuit konden. Dit leidt tot een eenvoudiger proces en potentieel besparen we er een paar honderd uur per jaar mee. Daarnaast is het zowel voor (aanstaande) medewerkers als leidinggevenden veel prettiger.”
Binnen 24 uur geregeld
Omdat de samenwerking zo succesvol is, verzorgt Visma YouServe inmiddels ook de HR ServiceDesk voor Monuta. Medewerkers hebben één vast aanspreekpunt voor veel voorkomende HR-vragen en zijn verzekerd van een snel en deskundig antwoord. “Zo hebben we zelf meer tijd voor tactische en strategische HR-zaken”, zegt Daphne. En ook op dat gebied staat de Visma-consultant hen bij. “We praten veel met elkaar, waardoor de samenwerking heel fijn is. Het is niet ‘u vraagt, wij draaien’, maar echt een partnership. We maken tijd voor elkaar, zijn open en durven ons kwetsbaar op te stellen.”
Hoe ziet dat eruit in de praktijk? Daphne: “We hebben geplande gesprekken en tussendoor zoeken we elkaar op bij vragen. Bijvoorbeeld over hoe iets slimmer kan of over iets wat niet goed loopt. Dan is het meestal binnen 24 uur geregeld. Dat vind ik heel prettig.”
Daadkracht, oprechtheid en empathie
Daphne ziet de toekomst dan ook rooskleurig in en zit vol met ideeën. “Het belangrijkste is dat we blijven aansluiten op onze kernwaarden: daadkracht, oprechtheid en empathie. Bij daadkracht moet bijvoorbeeld het systeem eenvoudig zijn, zodat je er snel mee kan werken. Voor oprechtheid moet informatie makkelijk te vinden, transparant en toegankelijk zijn. Dat is een van de redenen dat we de HR servicedesk hebben uitbesteed.”
“Tot slot zit empathie in werkgeluk. Het doel is dat iedereen prettig werkt bij ons en zich kan ontplooien. Van daaruit kan je jezelf doorontwikkelen, of dat nu bij Monuta of een andere werkgever is. Onze systemen moeten dat ondersteunen”, legt ze uit. “We zijn hier al druk mee bezig en kijken ernaar uit om met de hulp van Visma YouServe nog veel meer stappen te maken!”
Visma YouServe betaalt zich uit
Meer weten over het uitbesteden van je salarisadministratie of het inzetten van de HR ServiceDesk, net als Monuta? Neem contact met ons op.
