Stapsgewijs uitfaseren papieren werkprocessen

De start: optimalisatie scan

Om te bepalen wat de scope van het project zou worden, controleerden de specialisten van Visma YouServe alle bestaande processen van de HR- en salarisadministratie. Martijn: “In de optimalisatie scan is gekeken hoe selfservice is ingeregeld, hoe HR Core en Payroll ingericht is. Op basis daarvan is een voorstel gedaan om te optimaliseren inclusief een begroting qua budget en tijd. Flanderijn heeft vervolgens een klap gegeven op de scope van het project.”  

In de kick-off is een planning bepaald met zeven stappen om alle gewenste optimalisaties door te voeren. 

1. Geboorteverlof en ouderschapsverlof
   Om dit proces te stroomlijnen is een best practice geïmplementeerd. De administratie van deze processen verloopt daardoor nu volledig digitaal. Je meldt je zwanger via YouServe HR Core. Als je bevallen bent, vraag je ouderschapsverlof aan via het systeem. Deze berekent automatisch tot wanneer je recht hebt op betaald ouderschapsverlof. Daarna wordt dat onbetaald verlof en dit alles gaat volledig automatisch. Manon: “Wij hoeven alleen nog maar bij het UWV te melden dat er iemand met ouderschapsverlof is. De juiste bedragen rondom looptijden hoeven we niet meer te berekenen”. 
2. Workflows indiensttredingen, e-signing en onboarding
   Vooral de stap naar e-signing heeft enorm veel opgeleverd. Manon: “Voorheen printten we alle contracten van nieuwe medewerkers uit. Deze verstuurden we. De mensen kwamen dan vanuit het hele land naar ons kantoor in Rotterdam om het contract in te leveren. Dit hele proces werd enorm veel makkelijker door de digitale handtekening.” 
   Martijn Gijzen: “De onboarding tool werd ook meteen geïntegreerd. Daarmee kunnen nieuwe medewerkers veilig en eenvoudig hun ID toevoegen aan het digitaal dossier. Dit scheelt enorm veel handmatige invoer.”
3. Contractwijzigingen
   Wijzigt een contract, dan komt daar veel administratie bij kijken. Denk aan veranderde arbeidsvoorwaarden bij een doorstroomproces. Martijn: “Voor de meest voorkomende processen bij contractwijzigingen hebben we templates in de HR-software toegevoegd, waardoor sneller en foutlozer gewerkt kan worden.” Manon: “Voorheen moesten wijzigingen in het ene systeem handmatig overgetypt worden in het andere systeem. Nu gaan aanvragen van managers automatisch door naar de directie en de gewenste wijzigingen worden na akkoord digitaal verwerkt. De medewerker ontvangt een notificatie van de wijziging. Dit scheelt enorm veel tijd.”
4. Uit dienst
   In dit proces is op verschillende manieren gewerkt aan snellere en slimmere processen. Nu geeft een manager of een medewerker een uitdiensttreding door via het systeem, waarna verschillende workflows in gang gezet worden om een medewerker op de gewenste manier te verwerken in de administratie. Manon: “De berekening voor de laatste uitbetaling verloopt automatisch. Het enige dat wij nog hoeven te checken is of er nog extra verlof gewenst is bij de uitdiensttreding.” 
5. Optimaliseren werknemerskaart
   Er waren wat extra velden nodig in de werknemerskaart. Manon: “Parttimers zagen aanvankelijk het fulltime salaris en dachten ineens meer te verdienen. Om dit soort verwarring te voorkomen tonen we de informatie nu op de manier die passend is voor het profiel.”
6. Optimaliseren werkgeversverklaring
   Manon: “Aanvankelijk stuurden wij werknemers een werkgeversverklaring op papier, maar dat werd door de digitalisering een veel fijner proces.”
7. Bedrijfsregelingen
   Flanderijn geeft verschillende bedrijfsmiddelen uit. Denk aan laptops en telefoons. Dit proces wordt op dit moment nog gedigitaliseerd. e-Signing wordt meteen meegenomen en alle contractspecifieke data wordt opgeslagen bij de ondertekening van elk proces.

Optimaliseren doe je zo

Nu de optimalisatie zo goed als afgerond is, zijn er wel tips om een project van deze omvang succesvol op te zetten:

1. Knip het project in stukjes
   Door te werken in sprints en overzichtelijke kleinere projecten met een duidelijk start- en eindpunt werk je met haalbare tussendoelen om het grotere doel op een gestructureerde manier te halen.
2. Zorg voor voldoende capaciteit aan beiden kanten
   Per project is het belangrijk dat je als klant voldoende mensen nodig hebt om het project te begeleiden.
3. Test met meerdere mensen
   Vanuit Flanderijn waren er meerdere HR-professionals betrokken om mee te denken over de juiste inrichting van processen. Dit komt de kwaliteit ten goede.
4. Zorg dat het project qua tijd en budget geen verrassingen heeft
   Werk met een stuurgroep en geef op voorhand aan hoeveel resources nodig zijn voor de fase die eraan zit te komen. Zo zorg je ervoor dat er geen verrassingen zijn bij de directie na afloop.
5. Betrek ook de eindgebruiker in het project
   Bij Flanderijn hebben HR-medewerkers ook getest tijdens de aanpassingen die werden doorgevoerd. Op deze manier is de gebruikerservaring meegenomen bij de uitrol. 

Meer tijd voor strategische HR-projecten

Dankzij de verregaande digitalisering en optimalisaties ontstaat er meer ruimte voor arbeidsintensieve projecten, zoals het ontwikkelen van een vitaliteitsplan, het harmoniseren van het salarishuis, het verbeteren van medewerkerbehoud en het optimaliseren van recruitment- en onboardingprocessen.