HR-dienstverlening vanuit Suriname

Welke dienstverlening wordt vanuit Suriname geleverd?

Wij zijn een team van toekomstige salarisadministrateurs gestart. Zij zullen aansluiten bij onze klantenteams, net zoals onze Nederlandse trainees.

Hoe bewaakt Visma YouServe de kwaliteit van de dienstverlening door deze leveranciers?

De medewerkers zijn werkzaam in onze teams en onze managers sturen deze medewerkers op dezelfde manier aan als onze interne en andere externe medewerkers.

Is er een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten?

Visma YouServe heeft een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten in de vorm van de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie. In deze Standard Contractual Clauses gedateerd 4 juni 2021 zijn alle relevante onderwerpen opgenomen om te waarborgen dat de verwerking voldoet aan de AVG.

Welke persoonsgegevens gaan deze leveranciers verwerken?

Deze leveranciers gaan dezelfde persoonsgegevens verwerken als Visma YouServe voor het uitvoeren van payroll en hr administratie services. Zie hiervoor ook bijlage 1 van onze standaard verwerkersovereenkomst.

Worden persoonsgegevens in Suriname opgeslagen?

Nee, er verandert niets aan de locatie waar persoonsgegevens worden opgeslagen. De data blijft opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. De medewerkers van de leveranciers werken op afstand in dezelfde databases als de medewerkers van Visma YouServe in Nederland.

Is er sprake van verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

De medewerkers van de leveranciers werken vanuit Suriname op beveiligde laptops op de systemen van Visma YouServe. De data blijft opgeslagen binnen de EER. Maar omdat ook de activiteiten ‘opvragen’ en ‘raadplegen’ onder de definitie van ‘verwerken’ volgens de AVG vallen, is er wel sprake van verwerking buiten de EER.

Zijn deze leveranciers te zien als subverwerkers?

Deze leveranciers worden door ons als subverwerkers beschouwd. De medewerkers werken weliswaar onder onze leiding, tegelijkertijd werken ze met persoonsgegevens van jouw organisatie. We hebben alle maatregelen genomen zoals gebruikelijk bij het inschakelen van subverwerkers. Er is een verwerkersovereenkomst met de partijen afgesloten en de beveiligingsmaatregelen zijn beoordeeld.

Maken de leveranciers zelf ook gebruik van subverwerkers voor de dienstverlening aan Visma YouServe?

Er worden alleen medewerkers van de leveranciers zelf ingezet voor de dienstverlening aan Visma YouServe.

In hoeverre werken medewerkers van deze leveranciers zelfstandig in de systemen van Visma YouServe?

Deze medewerkers werken in onze software in de cloudomgeving, net als alle de medewerkers van Visma YouServe. De laptops voldoen aan dezelfde eisen en veiligheidsvoorzieningen als in Nederland.

Zijn de medewerkers van deze leveranciers gekwalificeerd volgens Nederlandse normen?

Voor de werving hanteren wij exact dezelfde eisen als voor onze Nederlandse trainees.

Is er een Data Transfer Impact Analyse uitgevoerd?

Aangezien er sprake is van verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is er een Data Transer Impact Analyse uitgevoerd. De conclusie van deze analyse is dat het risico van deze verwerking laag is:

• De medewerkers van de leveranciers werken onder onze leiding in teams samen met onze medewerkers in Nederland
• De data blijft opgeslagen in datacenters in de Europese Economische Ruimte
• De Standard Contractual Clauses d.d. 4 juni 2021 (Module 3) van de Europese Commissie zijn onderdeel van het contract
• De technische en organisatorische maatregelen voldoen volledig aan onze normen

Blijft de dienstverlening van Visma YouServe in het Nederlands?

Alle dienstverlening vanuit Visma YouServe blijft in het Nederlands.

Wijzigen de openingstijden van Visma YouServe i.v.m. het tijdsverschil met Suriname?

De openingstijden blijven hetzelfde, maar het kan zijn dat er werkzaamheden in de avonden worden verricht.