Zakelijke mobiliteit blijft in beweging

Vergoeding voor reiskosten van en naar het werk

Het demissionaire kabinet treft diverse maatregelen om een toename van de armoede in Nederland te voorkomen. Per 1 januari 2024 gaan daarom de loonheffingskortingen, de toeslagen en het kindgebonden budget omhoog. Maar het beleid is niet alleen gericht op de lage inkomens. Het demissionaire kabinet vindt het ook belangrijk dat de reiskosten voor werknemers behapbaar blijven. Zo kun je volgend jaar bijvoorbeeld een hogere onbelaste reiskostenvergoeding toekennen aan het personeel. Maar er zijn nog meer mogelijkheden. 

In deze bijdrage lees je op welke manieren je volgend jaar kunt zorgen voor een nog beter zakelijk vervoer van het personeel. In de laatste whitepaper in deze serie komen andere relevante wijzigingen aan bod. Denk aan de invoering van het wettelijk minimumuurloon, de aftopping van de 30%-regeling en de wijzigingen in de loonkostenvoordelen (LKV) en het lage-inkomensvoordeel (LIV) en jeugd-LIV. 

Inleiding

Per 1 januari 2024 zullen de accijnzen stijgen door de jaarlijkse indexatie. Dit betekent dat de prijzen aan de pomp per 2024 weer omhoog zullen gaan. Jouw organisatie is niet verplicht om de reiskosten te vergoeden, een auto van de zaak ter beschikking te stellen of vervoersbewijzen te verstrekken. Maar dit zijn nog steeds wel aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Het kan zeker door de huidige krapte op de arbeidsmarkt interessant zijn om te profiteren van de volgende wijzigingen op het gebied van zakelijke mobiliteit:

• een verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding;
• een verruiming van de vrijstelling waarmee je onbelast een ov-abonnement kunt  verstrekken aan werknemers.

[!] Let op: het Belastingplan 2024 moet op het moment van schrijven nog door de Eerste Kamer worden goedgekeurd. 

Verhoging vaste onbelaste reiskostenvergoeding 

Je kunt onder de regels van de werkkostenregeling (WKR) een werknemer een onbelaste vergoeding geven voor de zakelijke en woon-werkkilometers die hij met eigen vervoer maakt. Per 1 januari 2024 stijgt het bedrag van deze gerichte vrijstelling van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer.

Verhoging is niet verplicht

Voor de onbelaste vergoeding van de reiskosten is niet afgesproken dat deze jaarlijks wordt geïndexeerd. Daardoor kon het bedrag jarenlang blijven staan op € 0,19 per kilometer. Dit bedrag steeg per 1 januari 2023 voor het eerst sinds 2006 naar € 0,21. Per 1 januari 2024 stijgt dit verder naar € 0,23 per kilometer. Het geven van een vergoeding aan werknemers voor hun zakelijke reizen is weliswaar gebruikelijk. Maar het is op grond van de wet niet verplicht. Het is aan jouw organisatie om dit ook in de arbeidsvoorwaarden van de werknemer door te voeren. 

[!] Let op: het kan wel zo zijn dat er afspraken staan over de reiskostenvergoeding in de cao die voor jouw organisatie van toepassing is. Dan moet je die natuurlijk volgen.  

Voorwaarden

Voor het vergoeden van zakelijke kilometers die werknemers op eigen gelegenheid maken, maakt het niet uit of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen. Het is ook niet van belang met welk privévervoermiddel de werknemer reist. Er moet wel aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Je kunt het bedrag van de gerichte vrijstellingen aannemelijk maken. 
• Je omschrijft elke gerichte vrijstelling per kostenpost, inclusief een schatting van het bedrag.
• Je geeft aan uit welk bedrag aan gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding precies bestaat.
• Je voert ter onderbouwing vooraf een onderzoek uit naar de werkelijke kosten en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst.
• Je wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.

[!] Let op: als je niet aan deze voorwaarden voldoet, is de vaste reiskostenvergoeding loon voor de werknemer. Je kunt deze door gebruik van de vrije ruimte alsnog onbelast voor de werknemer maken, zolang het niet ongebruikelijk is om de vergoeding onbelast aan (vergelijkbare) werknemers te geven. 

Aanwijzen als eindheffingsloon

Vanwege de (gerichte) vrijstelling die dan geldt, gaat het eindheffingsloon niet ten koste van de vrije ruimte. Als je voldoet aan de voorwaarden, gaat de Belastingdienst er tot en met het maximum van € 0,21 (in 2023) per kilometer van uit dat je die vergoeding hebt aangewezen als eindheffingsloon. Geef je een hoger bedrag aan een werknemer, dan is er sprake van een bovenmatig deel. Dit deel moet je als loon belasten bij de werknemer of je kunt ervoor kiezen om het aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. 

Verplichte kilometerregistratie vanaf 2024

Vanaf 1 juli 2024 zijn organisaties met meer dan 100 werknemers verplicht om eenmaal per jaar een opgave te doen van alle kilometers die door het personeel voor het werk zijn gemaakt. De overheid wil op deze manier meer inzicht krijgen in de CO₂-uitstoot die wordt veroorzaakt door de werknemersmobiliteit. De rapportage over de tweede helft van 2024 moet je na afloop van het jaar indienen, maar uiterlijk 30 juni 2025. Als werknemer worden alleen personen aangemerkt die op basis van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling minstens 20 uur betaalde arbeid per maand verrichten. Voor de bepaling of jouw organisatie 100 of meer werknemers in dienst heeft, wordt er gekeken naar het handelsregisternummer (KvK-nummer). Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen die onder hetzelfde KvK-nummer vallen, dan wordt dit als één organisatie beschouwd. Alleen als je geen enkele financiële reisvergoeding geeft en geen vervoersbewijs voor het openbaar vervoer (ov), fiets, brom- of motorfiets of auto ter beschikking stelt, is jouw organisatie uitgezonderd van de rapportageplicht.

Vaste reiskostenvergoeding bepalen

Vanuit praktisch oogpunt kan het handig zijn om werknemers die vaak voor hun werk naar een vaste plek reizen (bijvoorbeeld voor hun woon-werkverkeer), een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven. 

Berekening

De vaste reiskostenvergoeding kun je in principe bepalen door de (enkele) reisafstand te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze aflegt in een jaar. En die uitkomst vermenigvuldig je met de vergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer (gericht vrijgesteld in 2023). Deel je dat door 12 maanden, dan heb je de vaste vergoeding die jouw organisatie per maand kan uitkeren. 

[!] Let op: je kunt voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor reiskosten én thuiswerken. In 2023 bedraagt een onbelaste thuiswerkvergoeding maximaal € 2,15. De onbelaste thuiswerkvergoeding voor 2024 wordt in december bekendgemaakt.

Methode 1: 36-wekenregel

Je mag de vaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode, waarbij je kunt kiezen uit twee methodes: de 36-wekenregel of de 128-dagenregeling. Reizen werknemers in een jaar vermoedelijk minstens 36 weken (70% van 52 weken) op vijf dagen naar een vaste werkplek? Dan mag je de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding van   maximaal € 0,21 per kilometer. Werkt de werknemer in deeltijd, dan moet je de 36-wekenregel naar evenredigheid toepassen. En begint of eindigt de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar, dan ga je uit van minstens 70% van het aantal volle weken. Als je aannemelijk kunt maken dat de werknemer minstens 268 dagen naar de vaste werkplek reist, kun je uitgaan van dat hogere aantal dagen in plaats van 214.

Als de enkele reisafstand meer bedraagt dan 75 kilometer is nacalculatie verplicht. Hierbij moet je bepalen of de vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,21 per kilometer. 

[!] Let op: een bovenmatig deel van de vergoeding moet de werknemer terugbetalen. Of je moet dit deel als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.

Methode 2: 128-dagenregeling

Het kan ook zijn dat de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist, maar wel minstens 128 dagen per jaar. In dat geval mag je de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag, vermenigvuldigd met de vergoeding van maximaal € 0,21. Deel vervolgens de uitkomst door 12 maanden voor het maandelijkse vergoedingsbedrag. 

Maak je met de werknemer de afspraak dat hij minder dan vijf dagen per week naar de vaste werkplek reist (denk aan thuiswerken of parttimers)? Of eindigt of begint de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar? Dan moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen. 

[!] Let op: je moet de vergoeding tijdsgelang herrekenen als de reisafstand verandert door bijvoorbeeld overplaatsing of verhuizing, of als je stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Vrije ruimte van de WKR in 2024

De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) wordt per 1 januari 2024 naar verwachting 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. In 2023 kan je nog 3% vrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. 

Gebruik van vrije ruimte

Onder de WKR kan je een percentage van het totale fiscale loon van jouw organisatie besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers. Bijvoorbeeld een fiets, een telefoon of een geschenk. Overschrijd je deze zogenoemde vrije ruimte, dan moet jouw organisatie over het meerdere 80% eindheffing betalen. Jouw organisatie mag zelf bepalen of ze de vrije ruimte wil gebruiken en waar ze die aan wil besteden. 

Percentage

Het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte van de WKR is per 2023 tijdelijk verhoogd naar 3%. Voor 2024 wordt deze verhoging weer teruggedraaid. Vanaf 1 januari 2024 is de vrije ruimte 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom van uw organisatie. Over het meerdere is en blijft de vrije ruimte 1,18% van de loonsom. 

Gerichte vrijstelling voor ov-abonnement

In het Belastingplan 2024 wordt een verruiming voorgesteld van de gerichte vrijstelling speciaal voor vervoersbewijzen. Op dit moment zijn er twee regelingen voor het onbelast verstrekken van ov-abonnementen en voordeelurenkaarten. 

Vergoeding

Veel werknemers maken voor hun reis naar het werk of andere zakelijke ritten gebruik van het openbaar vervoer. Je kan ervoor kiezen om deze reiskosten te vergoeden in de vorm van een kilometervergoeding (maximaal € 0,21 per kilometer gericht vrijgesteld in 2023) of door de werkelijke kosten te vergoeden. Als jouw organisatie kiest voor het onbelast vergoeden van de werkelijke ov-kosten, moet je aannemelijk kunnen maken dat de werknemer met het openbaar vervoer heeft gereisd. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld bij de administratie (kopieën van) de gebruikte plaatsbewijzen te bewaren. 

Verstrekking of terbeschikkingstelling

Daarnaast kan je de vervoersbewijzen verstrekken of ter beschikking stellen. Dit is onbelast als je deze als eindheffingsloon hebt aangewezen. Door de (gerichte) vrijstelling die hiervoor geldt, neemt dit geen vrije ruimte in beslag. Bij een ov-abonnement hangt het van de kosten van de zakelijke reizen af of de verstrekking onbelast is. Net als bij het vergoeden van een ov-abonnement zijn er twee manieren om de kosten te bepalen:

• Je maakt met de werknemer een afspraak over nacalculatie.
• Je maakt de kosten aannemelijk. 

Bij het verstrekken van een voordeelabonnement gelden dezelfde regels als bij het vergoeden daarvan.

[!] Let op: maken de werknemers gebruik van een ov-chipkaart, dan kan je de transactieoverzichten met daarop de reizen en kosten als bewijs gebruiken.

Privégebruik ov-kaart

Het demissionaire kabinet stelt voor om het privégebruik van een ov-kaart die wordt vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld per 1 januari 2024 gericht vrij te stellen. Aanleiding hiervoor is de toename van administratieve lasten als gevolg van het hybride werken. Door de verruiming van de vrijstelling voor een ov-abonnement is geen belasting meer verschuldigd. Dit mag alleen op voorwaarde dat de werknemer de ov-kaart ook (in welke mate dan ook) voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer) gebruikt.

Geen registratie privé- en zakelijk gebruik

Het maakt straks niet meer uit hoe jouw organisatie de ov-kaart aanbiedt aan de werknemer. Zolang je aannemelijk kunt maken dat sprake is van zakelijk gebruik, hoef je geen registratie van privé- en zakelijk gebruik meer bij te houden om gebruik te kunnen maken van de vrijstelling. Het verschil tussen enerzijds vergoeden en verstrekken en anderzijds ter beschikking stellen van ov-abonnement komt dus te vervallen.

[!] Let op: de verruiming van de gerichte vrijstelling geldt ook voor business-cards en trajectkaarten. Of privéritten zijn toegestaan en of deze kosten dan voor rekening van de werknemer komen, hangt af van de afspraken die je maakt met de werknemer. 

Conclusie

Op Prinsjesdag kwamen er weinig onverwachte voorstellen uit het koffertje. Zo was het bijvoorbeeld al bekend dat er vanaf 2024 één vrijstelling komt waarmee je onbelast een ov-abonnement kunt verstrekken aan werknemers. Hierdoor zijn, ongeacht hoe je een ov-kaart aanbiedt, geen loonheffingen verschuldigd. Wel moet de werknemer de ov-kaart ook (in welke mate dan ook) voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer) gebruiken. Dat de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom van een organisatie per 2024 daalt van 3% naar 1,92%, komt evenmin als een verrassing. Wel stijgt het bedrag dat je per zakelijke kilometer maximaal gericht vrijgesteld mag vergoeden aan een werknemer meer dan verwacht: van € 0,21 naar € 0,23. Deze vergoeding is overigens niet verplicht. Ongeacht welke manier je ook kiest om het zakelijk vervoer van de werknemers te regelen, je zult dit ook in 2024 op de juiste manier in de administratie moeten verwerken.