Als organisatie met internationale medewerkers sta je jaarlijks voor een belangrijke keuze: pas je de 30%-regeling toe of vergoed je de werkelijke extraterritoriale kosten? Sinds 1 januari 2023 geldt deze keuze op jaarbasis. Hieronder lees je precies hoe dit werkt en waar je op moet letten.
De keuze maak je in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar waarin je extraterritoriale kosten vergoedt. Deze keuze geldt voor het hele jaar. Eindigt de 30%-beschikking gedurende het kalenderjaar? Dan stopt de gemaakte keuze voor de 30%-regeling op dat moment.
Bij een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling hangt het keuzemoment af van wanneer je de aanvraag indient:
Vraag je de 30%-regeling binnen 4 maanden na de start van de werkzaamheden aan? Dan geldt de beschikking met terugwerkende kracht vanaf de eerste werkdag. In de eerste 4 maanden kies je per loontijdvak: de 30%-regeling toepassen of de werkelijke extraterritoriale kosten vergoeden. Vanaf de 5e maand maak je een keuze die geldt voor de rest van het kalenderjaar. Daarna herhaal je de keuze jaarlijks in het eerste loontijdvak.
Dien je de 30%-beschikking na 4 maanden in? Dan geldt er geen terugwerkende kracht. Tot de ingangsdatum van de beschikking vergoed je alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast. Vanaf de ingangsdatum maak je een keuze die geldt voor de rest van het kalenderjaar. Ook hier geldt: vanaf het volgende jaar kies je opnieuw in het eerste loontijdvak.
Let op: de keuze die je maakt, geldt definitief voor het hele kalenderjaar. Je kunt deze niet tussentijds corrigeren. Pas in het eerste loontijdvak van het nieuwe kalenderjaar volgt een nieuw keuzemoment.
Door jaarlijks bewust te kiezen tussen de 30%-regeling en de werkelijke extraterritoriale kosten, voorkom je verrassingen en profiteer je optimaal van de fiscale mogelijkheden.