De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een nieuw standpunt gepubliceerd over de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof. Hiermee wordt het begrip ‘in de regel’ concreet. Hoe zit dit precies en welke impact heeft het op je HR-processen? Dat lees je in dit artikel.
Gepubliceerd op: 12 april 2024
Vergoed je reiskosten die horen bij de dienstbetrekking van een werknemer? Dan zijn die gericht vrijgesteld. Dat betekent dat ze belastingvrij zijn en buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Daarnaast mag je tot maximaal €2,35 per (gedeeltelijk) thuisgewerkte dag onbelast aan een medewerker vergoeden. Werkt een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar thuis of op een vaste werkplek, zoals een kantoor? Dan mag je de vergoeding berekenen alsof diegene op maximaal 214 dagen naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. Dat is de 128-dagenregeling.
Zo bereken je de vergoeding bij een parttime dienstverband:
Als het aantal dagen dat iemand werkt of het soort vergoeding tijdens het kalenderjaar verandert, reken je vanaf dat moment met de nieuwe situatie. Bijvoorbeeld van 4 naar 3 dagen per week werken of van 2 dagen naar 1 dag thuiswerkvergoeding en van 2 naar 3 dagen reiskostenvergoeding.
Als werkgever beoordeel je of een werknemer in de regel reist naar een vaste plaats om zijn of haar werk uit te voeren of thuiswerkt. Dat doe je per aanleiding en op basis van het kalenderjaar. Is er een nieuwe aanleiding binnen het kalenderjaar als een medewerker ouderschapsverlof opneemt, nadat hij of zij (aanvullend) geboorteverlof heeft opgenomen? Het antwoord van de kennisgroep van de Belastingdienst hierop is: ja, tenzij er sprake is van aaneengesloten verlof. Hieronder lees je de details.
Volgens de kennisgroep is het de bedoeling om het begrip ‘in de regel’ op de volgende manieren te interpreteren:
Hierbij tel je verschillende aanleidingen, zoals verlof, een cursus of ziekte, niet bij elkaar op. Ook zijn ze afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Overstijgt een aanleiding het kalenderjaar? Dan is er sprake van een nieuwe aanleiding.
In het algemeen geldt dat elke wettelijke verlofsoort een nieuwe aanleiding vormt om te beoordelen of een medewerker in de regel naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. Het gaat om de volgende verlofsoorten:
Daarnaast kunnen in een cao of arbeidsovereenkomst afspraken staan die deze wettelijke verlofsoorten aanvullen of ervan afwijken. In dat geval heb je te maken met bijzonder of buitengewoon verlof, bijvoorbeeld bij een verhuizing of huwelijk. Ook deze vormen een nieuwe aanleiding.
Op deze regel is een uitzondering als er sprake is van aaneengesloten verlof. Dan geldt het volledige aaneengesloten verlof namelijk als 1 aanleiding, dus niet als 2 of meerdere afzonderlijke aanleidingen. Dit is altijd het geval bij zwangerschapsverlof en bevallingsverlof. Zwangerschapsverlof duurt namelijk tot en met de dag van de bevalling en bevallingsverlof begint op de dag na de bevalling. Deze kan je dus niet los van elkaar zien.
Bij ouderschapsverlof na geboorteverlof hangt het van de situatie af of er sprake is van een nieuwe aanleiding. Neemt de medewerker in hetzelfde kalenderjaar het ouderschapsverlof direct na het geboorteverlof op? Dan is het aaneengesloten verlof en telt het als 1 aanleiding. Zit er een bepaalde tijd tussen het geboorteverlof en het ouderschapsverlof? Dan heb je te maken met 2 aparte aanleidingen.
Welke gevolgen heeft dit nieuwe standpunt van de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst in de praktijk? Om dat te verduidelijken, delen we hieronder 5 concrete voorbeelden.
Een vrouwelijke werknemer werkt fulltime en reist 5 dagen per week naar kantoor. Ze gaat met zwangerschapsverlof (6 weken) en bevallingsverlof (10 weken). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar. Hier heb je te maken met aaneengesloten verlof. De medewerker reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (16 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld.
De vrouwelijke werknemer uit het eerste voorbeeld neemt de laatste 4 weken van haar bevallingsverlof verspreid op. Dat doet ze door over een periode van 20 weken telkens 1 dag per week verlof te nemen. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. De medewerker reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (12 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld.
De verspreide opname van haar bevallingsverlof na die 12 weken vormt een nieuwe aanleiding. Vanaf dat moment reist zij in de regel 20 weken lang 4 dagen per week naar een vaste werkplek. Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode voor maximaal 4 dagen per week gericht vrijgesteld.
Een fulltime werknemer reist 5 dagen per week naar kantoor. Hij neemt na de geboorte van zijn kind een week geboorteverlof op en meteen daarna 5 weken aanvullend geboorteverlof. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Dit is aaneengesloten verlof, maar de werknemer reist in totaal minder dan 2 maanden niet naar kantoor (6 weken). Daarom reist hij tijdens het (aanvullende) geboorteverlof toch ‘in de regel’ 5 dagen per week naar een vaste werkplek. Dus een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode is voor maximaal 5 dagen per week gericht vrijgesteld.
De medewerker uit voorbeeld 3 neemt direct na het aanvullende geboorteverlof nog 6 weken ouderschapsverlof op. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Ook dit is aaneengesloten verlof. De werknemer reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (12 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld.
De werknemer uit voorbeeld 3 neemt een maand na het aanvullende geboorteverlof nog 6 weken ouderschapsverlof op. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Omdat er een maand tussen de verlofsoorten zit, is het ouderschapsverlof hier een nieuwe aanleiding. Daarom reist de medewerker tijdens het ouderschapsverlof ‘in de regel’ 5 dagen per week naar een vaste werkplek. Met andere woorden: een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode is voor maximaal 5 dagen per week gericht vrijgesteld.