Nieuwe uitzonderingsregel voor thuiswerkende grensarbeiders

Heb je werknemers die in het ene land voor je werken en in het buurland wonen? Voor hen is op 1 juli 2023 een nieuwe uitzonderingsregel ingegaan. Dankzij deze regeling kunnen ze vaker thuiswerken, zonder dat hun sociale zekerheid naar het woonland verschuift. Hoe dat precies zit en waar je bij HR op moet letten, lees je in dit artikel.

Gepubliceerd op: 7 juli 2023

Veranderde situatie door corona

Tot vóór corona konden grensarbeiders maximaal 25% van hun werktijd telewerken zonder gevolgen voor hun sociale zekerheid. Tijdens de coronapandemie veranderde dit en kwamen er tijdelijke uitzonderingsregels. Die liepen af op 30 juni 2023. Maar sinds covid is thuiswerken steeds normaler geworden. Daarom heeft de EU een nieuw kaderakkoord gesloten voor thuiswerkende grensarbeiders, dat is ingegaan per 1 juli 2023.

Dit houdt de nieuwe regeling in

De vernieuwde regels gelden voor werknemers die telewerken in hun woonland en op locatie voor de werkgever werken in het buurland. Telewerken betekent dat een medewerker via een directe netwerkverbinding met de werkgever zijn of haar werk uitvoert, zoals bij thuiswerken. Dit houdt de uitzonderingsregeling in:

• Als een grensarbeider minder dan 50%, oftewel maximaal 49%, in het woonland thuiswerkt, blijft de sociale zekerheid gewoon in het werkland. Het werkland is altijd het buurland.
• Thuiswerkende grensarbeiders vallen niet automatisch onder deze uitzonderingsregel: ze maken zelf de keuze. Als ze er gebruik van willen maken, moeten ze een aanvraag indienen in het werkland. Voldoet de werknemer aan de voorwaarden? Dan geeft het werkland een A1-verklaring af. Die A1-verklaring is het bewijs dat de thuiswerkende grensarbeider de sociale zekerheid in het werkland behoudt.
• Doet een werknemer geen aanvraag en werkt hij of zij meer dan 25% van de werktijd thuis in het woonland? Dan gaat de sociale zekerheid automatisch over naar het woonland. Zo’n grensarbeider moet in het woonland een A1-verklaring aanvragen om dit aan te tonen. Dit is hetzelfde als vóór corona.

Alle EU-lidstaten bepalen zelf of ze deze regeling willen uitvoeren: deelname is vrijwillig. Nederland, België en Duitsland hebben de overeenkomst ondertekend en doen dus mee.

In deze gevallen geldt de uitzonderingsregel niet

Maar let op: er is een aantal uitzonderingen op de nieuwe regeling. In de volgende gevallen geldt deze niet:

• De regels over salary split en belastingheffing vallen niet onder de nieuwe uitzonderingsregeling en blijven dus hetzelfde. Het gaat echt alleen om sociale zekerheid.
• Afspraken met klanten in het woonland vallen buiten de regeling. Het gaat namelijk alleen om digitaal telewerken. Een werknemer mag dus geen andere werkzaamheden in het woonland uitvoeren.
• De regels gelden niet voor een ander (derde) land dan het werk- en woonland. Omdat het om grensarbeiders gaat, moeten dit altijd buurlanden zijn.
• Zzp’ers vallen niet onder de nieuwe regels.

Hoe zit het bij een workation?

Naast telewerken staat in het kaderakkoord ook een nieuwe regeling voor workations. Bij een workation reist een werknemer een aantal weken naar een ander land om daar zowel te werken als vakantie te vieren. Is een medewerker dit van plan? Dan moet hij of zij een A1-verklaring detachering aanvragen in het werkland. In de A1-verklaring staat dat de sociale zekerheid hetzelfde blijft tijdens het verblijf in het buitenland.

Geef dit mee aan je werknemers

Omdat thuiswerkende grensarbeiders zelf de regeling moeten aanvragen, hoef je hier als HR-professional niet achteraan. Het is wel belangrijk om ze hiervan bewust te maken, bijvoorbeeld via een mail of intranetbericht. Willen ze er gebruik van maken? Dan moeten ze zo snel mogelijk een A1-verklaring aanvragen in het werkland. Dat kan in Nederland bij de SVB, in België bij de RSZ en in Duitsland bij de DVKA. Ze hebben tot 1 juli 2024 de tijd om dit te regelen.

Altijd een A1-verklaring aanvragen

Voldoet een medewerker niet aan alle voorwaarden? Raad dan toch aan om de regeling aan te vragen. Waarschijnlijk laat de reactie in zo’n geval wat langer op zich wachten. Het is op dit moment nog niet te voorspellen wat instanties vervolgens beslissen. Sowieso is het voor grensarbeiders aan te bevelen om een A1-verklaring aan te vragen. Zo hebben ze altijd een bewijs van hun status. Voor een gewone A1-verklaring gaat de aanvraag via het woonland en voor een uitzonderingsverklaring, zoals in dit artikel omschreven, via het werkland.