Met de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever een deel van het loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor de werknemers. Dat deel heet ook wel de vrije ruimte: het forfait WKR. In dit artikel vertellen we je wat meer over wat de WKR inhoudt, welke kosten hier in vallen en waar je aan moet denken bij de inrichting van de werkkostenregeling binnen jouw organisatie.
Update: januari 2024
In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer vergoedt of verstrekt loon. Onder de werkkostenregeling (WKR) verstaan we dat een werkgever een deel van het fiscale loon mag besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Dat deel heet ook wel de “vrije ruimte”: het forfait WKR. Over dit deel betaal je dus geen loonbelasting. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn. Er zijn namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vrije ruimte vallen. Er is wel een risico: over alles wat je vergoedt boven de vrije ruimte, betaal je direct een eindheffing van 80%.
Als werkgever kun je de vrije ruimte dus inzetten voor bijvoorbeeld bedrijfssport, kerstgeschenken, bonussen, personeelsfeestjes, benodigdheden voor de thuiswerkplek of zelfs kinderopvang op het werk.
Er zijn bepaalde kosten die niet in de vrije ruimte vallen: de gerichte vrijstellingen. Denk daarbij aan onder andere reiskosten voor woon-werkverkeer, verhuiskosten vanwege werk, het aanvragen van een VoG en scholing. Naast de gerichte vrijstellingen bestaan er nog extra vrijstellingen die onder het zogenaamde ‘noodzakelijkheidscriterium’ vallen (denk aan gereedschap of een telefoon) en bepaalde kosten die een ‘nihilwaardering’ hebben (bijvoorbeeld koffie op kantoor). Deze zaken vallen niet onder de werkkostenregeling.
De hoogte van de vrije ruimte is uiteraard wel aan regels gebonden, deze is afhankelijk van het totale fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat). Door de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 en 2021 verruimd, vanaf 2022 werd deze weer verlaagd en door de situatie naar aanleiding van onder andere de energiecrisis in 2023 weer verhoogd. Vanaf 2024 geldt weer een verlaging:
| Schijf | Percentage 2023 | Percentage 2024 |
| € 0 - 400.000 | 3% | 1,92% |
| € 400.000 en hoger | 1,18% | 1,18% |
Een rekenvoorbeeld:
Zoals eerder aangegeven kan het overschrijden van de vrije ruimte behoorlijk in de papieren lopen. Jouw organisatie betaalt namelijk 80% eindheffing over alles wat je vergoed bóven de vrije ruimte.
Het benutten van de vrije ruimte kan jouw werknemers veel opleveren. Als de WKR in jouw organisatie echter niet goed is ingericht, dan kun je voor veel extra kosten komen te staan. Het is daarom belangrijk dat diverse zaken rondom de WKR goed zijn ingeregeld. Ten eerste is het van belang dat de aansturing van de vrije ruimte goed is ingeregeld en ingericht in de software die je gebruikt. Dat is de basis. Daarnaast is het belangrijk dat interne (digitale) processen goed op elkaar zijn afgestemd: ben je als organisatie in control ten aanzien van de WKR? Tenslotte is interne communicatie tussen de diverse stakeholders (financiële administratie, HR-afdeling en salarisadministratie) een belangrijk aandachtspunt.
Tip!
Voor een uitgebreide beschrijving over het toepassen van de werkkostenregeling raadpleeg altijd het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.