Alle ins en outs van het betaald ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof is een essentieel recht voor werknemers die tijd willen doorbrengen met hun jonge kinderen. Met de introductie van betaald ouderschapsverlof per 2 augustus 2022, heeft de Wet arbeid en zorg (WAZO) gezorgd voor een significante verandering. Dit biedt werknemers niet alleen meer tijd om zich te binden met hun kinderen, maar ook financiële ondersteuning tijdens deze periode. In dit uitgebreide artikel bespreken we alle regels en vereisten rondom betaald ouderschapsverlof en hoe dit correct verwerkt moet worden in de salarisadministratie.

Het Recht op Ouderschapsverlof

Het ouderschapsverlof in Nederland biedt ouders de mogelijkheid om verlof op te nemen vanaf de geboorte van hun kind tot het kind 8 jaar oud is. Het totale recht op ouderschapsverlof bedraagt 26 maal het aantal werkuren per week. Voor een fulltime werknemer die 40 uur per week werkt, betekent dit een totaal van 1.040 uur, oftewel 130 dagen verlof.

Ouderschapsverlof is in principe onbetaald, tenzij anders overeengekomen in individuele of collectieve arbeidsvoorwaarden. Sinds 2 augustus 2022 hebben werknemers echter recht op een WAZO-uitkering gedurende 9 van de 26 verlofweken, mits deze verlofweken binnen het eerste levensjaar van het kind vallen. Dit zorgt voor financiële verlichting tijdens een cruciale periode in het leven van ouders.

Uitkering Tijdens Ouderschapsverlof

De WAZO-uitkering bedraagt 70% van het (maximum)dagloon. De uitkering moet via het werkgeversportaal van UWV achteraf worden aangevraagd, nadat de werknemer minimaal één werkweek betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen. De aanvraag moet uiterlijk drie maanden na de eerste verjaardag van het kind worden ingediend. Indien een werknemer niet de volledige 9 weken verlof kan opnemen, bijvoorbeeld als het kind halverwege de week één jaar oud wordt, moet de werkgever alsnog een uitkering voor een hele werkweek aanvragen. UWV berekent dan zelf de juiste uitkering tot de betreffende datum.

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om het loon tijdens de verlofweken door te betalen, maar zijn hiertoe niet verplicht tenzij dit in de arbeidsvoorwaarden is vastgelegd. Het is ook mogelijk om te wachten met uitbetalen tot de uitkering van UWV is ontvangen en deze vervolgens door te betalen aan de werknemer. De uitkering kan ook rechtstreeks van UWV naar de werknemer worden overgemaakt.

Verwerking in de Salarisadministratie

Het correct verwerken van betaald ouderschapsverlof in de salarisadministratie is cruciaal om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste uitkering ontvangen. Er zijn verschillende aspecten waar werkgevers rekening mee moeten houden:

1. Inkomstenverhouding: Werkgevers kunnen kiezen of ze de WAZO-uitkering in dezelfde inkomstenverhouding (IKV) als het reguliere loon verwerken of in een aparte IKV. Hoewel het gebruik van een aparte IKV waarschijnlijk verplicht wordt per 2026, kunnen werkgevers hier nu al voor kiezen. Als de uitkering in een aparte IKV wordt verwerkt, gebruik dan Code soort inkomstenverhouding 31 (Uitkering in het kader van de Ziektewet, de vrijwillige verzekering Ziektewet en de Wet arbeid en zorg).

2. Premies en Verloonde Uren: Voor de WAZO-uitkering gelden specifieke premies, zoals de lage premie voor het Algemeen werkloosheidsfonds (Awf) en de hoge premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof). UWV betaalt ook de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW). De premies worden opgenomen in de respectievelijke rubrieken in de loonaangifte.

3. Vakantiebijslag: De WAZO-uitkering van UWV wordt inclusief 8% vakantiebijslag verstrekt. Werkgevers moeten erop letten dat ze bij de jaarlijkse uitbetaling van vakantiebijslag aan werknemers de juiste berekeningen maken, vooral als de vakantiebijslag van de WAZO-uitkering al is uitbetaald.

Praktische Zaken en Overgangen

Bij een wisseling van baan kan een werknemer het resterende deel van het ouderschapsverlof meenemen naar de nieuwe werkgever. De nieuwe werkgever kan de ex-werkgever om een verklaring vragen over het aantal resterende verlofuren. Deze verklaring is vormvrij en een eenvoudige e-mail volstaat. Werknemers kunnen direct na indiensttreding bij de nieuwe werkgever gebruik maken van het verlof, mits dit tijdig wordt gemeld.

Conclusie

Sinds 2 augustus 2022 hebben werknemers onder bepaalde voorwaarden recht op een WAZO-uitkering gedurende 9 weken van het ouderschapsverlof, mits deze verlofweken binnen het eerste levensjaar van het kind vallen. Dit brengt diverse administratieve verantwoordelijkheden met zich mee voor werkgevers, zoals het tijdig en correct verwerken van de uitkering in de salarisadministratie en de loonaangifte.

Het is van groot belang dat werkgevers op de hoogte zijn van deze regels en aandachtspunten om te zorgen voor een soepele verwerking van het betaald ouderschapsverlof. Hiermee kunnen zij hun werknemers optimaal ondersteunen tijdens een belangrijke periode in hun leven.