Administratieve vastlegging voorkomt hogere AWf-premie

Veel organisaties hebben arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd met hun werknemers. Maar vaak realiseren zij zich niet dat het naleven van administratieve eisen cruciaal is voor het toepassen van de juiste AWf-premie (Algemeen Werkloosheidsfonds). De Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) stelt namelijk dat deze arbeidsovereenkomsten schriftelijk moeten worden vastgelegd om in aanmerking te komen voor de lage AWf-premie. In deze blog bespreken we waarom het zo belangrijk is om aan deze administratieve eisen te voldoen en wat de gevolgen zijn van het niet naleven ervan.

Wat is de AWf-premie?

De AWf-premie is een bijdrage die werkgevers betalen voor het Algemeen Werkloosheidsfonds, afhankelijk van het type arbeidsovereenkomst van hun werknemers. Werknemers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd vallen onder de lage AWf-premie (2,74%), die voordelig is voor werkgevers. Deze premie is lager omdat het risico op werkloosheidsuitkeringen als kleiner wordt gezien. Werknemers zonder een schriftelijke arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld bij tijdelijke of mondelinge contracten, vallen onder de hoge AWf-premie (7,74%).

Schriftelijke vastlegging verplicht

De Wet arbeidsmarkt in balans stelt dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd nodig is om in aanmerking te komen voor de lage AWf-premie. Deze eis werd ingevoerd om een goed controleerbaar systeem te creëren voor zowel de Belastingdienst als het UWV. Het doel is om werkgevers te verplichten een duidelijke administratie bij te houden die voor alle partijen inzichtelijk is. Dit verschilt van de civielrechtelijke situatie, waar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ook stilzwijgend kan ontstaan.

Kans op boetes en naheffingen 

In een recente rechtszaak bleek dat een werkgever die niet voldeed aan de schriftelijke vastleggingsvereiste, onterecht de lage AWf-premie had toegepast. De rechtbank oordeelde dat de werkgever, ondanks dat de arbeidsovereenkomst juridisch als onbepaalde tijd was gekwalificeerd, niet voldeed aan de administratieve eisen van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab). De verklaring van de werkgever, waarin werd aangegeven dat de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd had, was niet voldoende zonder de handtekening van de werknemer. Dit leidde tot een naheffing van €1.144 door de Belastingdienst.

Belang voor de praktijk

Voor werkgevers betekent dit dat het niet voldoen aan de schriftelijke vastlegging van arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd kan leiden tot het onterecht toepassen van de lage AWf-premie. In dat geval geldt de hoge premie . Werkgevers moeten ervoor zorgen dat zowel zijzelf als hun werknemers de arbeidsovereenkomst ondertekenen en deze in de loonadministratie opnemen. Dit geldt zowel voor nieuwe arbeidsovereenkomsten als voor contracten die stilzwijgend zijn omgezet naar onbepaalde tijd.