Aanzegging via digitaal dossier? Zorg voor bewijs

Werkgevers die tijdelijke arbeidsovereenkomsten niet voortzetten, zijn wettelijk verplicht hun werknemers daarover tijdig te informeren. Steeds vaker gebeurt dit via een digitaal dossier. Maar wat als de werknemer de digitale aanzeggingsbrief niet heeft gezien of geopend? In deze blog bespreken we wie in dat geval verantwoordelijk is, wat de mogelijke consequenties zijn en hoe je als werkgever een correcte aanzegging goed vastlegt.

Wat is de aanzegplicht?

Volgens artikel 7:668 lid 1 BW moet een werkgever een werknemer met een tijdelijk contract uiterlijk een maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst schriftelijk informeren over een eventuele beëindiging. Dit heet de aanzegplicht. Voldoet een werkgever hier niet aan, dan is hij een aanzegvergoeding verschuldigd. De aanzegging mag schriftelijk of elektronisch gebeuren, maar moet aantoonbaar zijn.

Werkgever draagt het risico

In de praktijk communiceren steeds meer organisaties via een digitaal dossier. Hierin worden loonstroken, contracten en andere HR-gerelateerde documenten geplaatst. Ook aanzeggingsbrieven worden vaak via dit systeem verstuurd. Toch betekent dit niet automatisch dat een werknemer de brief daadwerkelijk opent en leest. In een recente rechtszaak werd een werkgever veroordeeld tot het betalen van een aanzegvergoeding, omdat de werknemer niet had gezien dat de aanzegging in zijn digitale dossier stond.

De werkgever stelde dat het gebruik van het digitale dossier gangbaar was binnen de organisatie en dat de werknemer hierop bedacht had moeten zijn. De kantonrechter oordeelde echter dat dit onvoldoende was, omdat nergens expliciet was vastgelegd dat belangrijke correspondentie uitsluitend via dit digitale systeem verliep. Bovendien kreeg de werknemer geen notificatie dat er een bericht voor hem klaarstond.

Vastlegging communicatie is cruciaal

Een digitale aanzegging is alleen geldig als de werkgever kan aantonen dat de werknemer hiervan op de hoogte had kunnen zijn. Dit betekent dat het verstandig is om het gebruik van het digitale dossier expliciet in de arbeidsovereenkomst of een ander bedrijfsreglement op te nemen. Daarnaast is het aan te raden om systemen zo in te richten dat werknemers een notificatie ontvangen wanneer een nieuw document voor hen klaarstaat.

Werkgevers kunnen hun positie versterken door:

• Duidelijk vast te leggen dat communicatie via een digitaal dossier verloopt;
• Ervoor te zorgen dat werknemers actief op de hoogte worden gesteld van nieuwe berichten;
• Bij te houden of en wanneer een werknemer documenten opent;
• Belangrijke communicatie, zoals een aanzeggingsbrief, ook via e-mail of aangetekende post te versturen.

Kortom, het risico van niet-gelezen digitale correspondentie ligt bij de werkgever. Als een werknemer niet (tijdig) op de hoogte is van de aanzegging, kan dit leiden tot het betalen van de verplichte aanzegvergoeding.