Nieuwe werknemer: speciale regelingen vragen om extra administratie

Zodra jouw organisatie een werknemer in dienst neemt, moet je een loonadministratie gaan bijhouden. Je moet niet alleen de stukken goed vastleggen die de werknemer voor indiensttreding heeft aangeleverd, maar ook opletten dat je aan de administratieve eisen voldoet van specifieke regelingen waarvan je gebruik wilt maken. Zo gelden er bijzondere administratieve verplichtingen voor:

• het eindheffingsloon; 
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
• loonkostenvoordelen;
• deelname aan een pensioenregeling;
• afdrachtverminderingen.

Let op: Maak je gebruik van een salarissoftwarepakket? Dan heeft de softwareleverancier vaak al jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften in het pakket verwerkt. Het pakket berekent dan de loonheffingen, maar dit blijft wel jouw verantwoordelijkheid.

1. Aangewezen eindheffingsloon

Misschien heeft jouw organisatie afspraken gemaakt met de nieuwe werknemer over onbelaste vergoedingen of verstrekkingen. Als de vergoedingen of verstrekkingen belast loon vormen, dien je ze als eindheffingsloon aan te wijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. 

Vastlegging

Voor de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel gelden geen bijzondere voorwaarden. De keuze blijkt uit jouw administratie, waarin je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoef je niet bij de Belastingdienst te melden. Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel kan bijvoorbeeld blijken uit:

• de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst (cao);
• een personeelsreglement of personeelshandboek. 
• een verklaring in jouw administratie dat alle zaken die worden geboekt op de vrije ruimte aangewezen zijn als eindheffingsloon. 

Let op: De vastlegging hoeft niet op werknemersniveau te gebeuren, tenzij het gaat om een gerichte vrijstelling. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke reiskosten tot en met € 0,19 per kilometer, waarbij het eindheffingsloon niet ten koste van de vrije ruimte gaat.

Feiten 

Als de aanwijzing niet expliciet is vastgelegd, is de feitelijke behandeling bepalend. Met andere woorden: als je een vergoeding (of verstrekking) tot het individuele loon rekent, heb je de vergoeding blijkbaar niet als eindheffingsbestanddeel aangemerkt. Heb je de vergoeding niet tot het individuele loon gerekend? Dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je de vergoeding hebt aangewezen als eindheffingsloon.

Genietingsmoment

Het aanwijzen moet uiterlijk op het fiscale genietingsmoment gebeuren. Dat is het moment waarop de werknemer de vergoeding of verstrekking ontvangt. In de praktijk kan het moment van aanwijzen nog discussie opleveren, maar door níét aan te wijzen gooi je de deur naar de vrije ruimte definitief dicht. Als de aanwijzing niet (of niet juist) gebeurt, moet je het loon bij de individuele werknemer belasten. 

2. Vaste kostenvergoeding

Jouw organisatie kan met de nieuwe werknemer ook een kostenvergoeding in vaste vorm afspreken. Denk bijvoorbeeld aan de reiskosten van zijn woon-werkverkeer. Deze vergoeding kan je slechts onder bepaalde voorwaarden voor de werknemer onbelast maken. 

Aanwijzen

De voorwaarden waaraan je moet voldoen, hangen af van het soort vergoeding. Gaat het om vergoedingen voor andere kosten dan intermediaire kosten of voor zaken die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen? Dan moet je de vergoeding als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte aanwijzen. Voor het onbelast maken van vaste vergoedingen voor intermediaire kosten, of zaken die onder de gerichte vrijstellingen vallen (en die geen vrije ruimte in beslag nemen), gelden de volgende voorwaarden:

• Je hebt een specificatie naar aard en veronderstelde omvang van de onderdelen van de vergoeding bij de administratie bewaard. Deze specificatie moet je vóór uitbetaling van de vergoeding hebben vastgelegd.
• Je moet vooraf een onderzoek hebben uitgevoerd naar de werkelijke kosten. Dit kostenonderzoek mag desgewenst steekproefsgewijs gebeuren.
• Je hebt de vergoeding aangewezen als eindheffingsloon. Dit geldt alleen in het geval van een gerichte vrijstelling.

Let op: Als je een vaste reiskostenvergoeding met de nieuwe werknemer afspreekt, kan je de hoogte ervan bepalen via één van twee beschikbare praktische methoden. Leg de bij deze berekening aangehouden uitgangspunten en de uitkomst ervan goed vast.

3. Loonkostenvoordeel

De indiensttreding van een werknemer kan jouw organisatie in sommige gevallen een financieel voordeel opleveren. Jouw organisatie kan bijvoorbeeld een loonkostenvoordeel (LKV) krijgen voor werknemers uit één van de volgende doelgroepen: arbeidsgehandicapte werknemers, de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbeperkten, en oudere uitkeringsgerechtigden.

Tegemoetkoming 

Voor arbeidsgehandicapte werknemers en oudere werknemers ontvang je € 3,05 per werknemer per uur, met een maximum van € 6.000 per werknemer per jaar. Voor een werknemer die nieuw in dienst komt, ontvang je het LKV gedurende maximaal drie jaar. Als je een arbeidsgehandicapte werknemer herplaatst, heb je maar één jaar recht op het LKV. Het LKV voor werknemers die onder de doelgroep van de banenafspraak vallen of scholingsbeperkt zijn, bedraagt € 1,01 per werknemer per uur, met een maximum van € 2.000 per werknemer per jaar (voor maximaal drie jaar).

Doelgroepverklaring

Naast de specifieke voorwaarden die gelden voor elk loonkostenvoordeel, geldt als algemene administratieve eis dat je voor de nieuwe werknemer over een (kopie van zijn) doelgroepverklaring beschikt. Uit deze verklaring van de gemeente of UWV blijkt dat de werknemer tot de betreffende doelgroep behoort. De nieuwe werknemer kan de doelgroepverklaring  ̶  binnen drie maanden na zijn de indiensttreding  ̶  zelf aanvragen. Hij kan daarbij aangeven dat jouw organisatie automatisch een kopie van de verklaring moet krijgen, of hij verstrekt jou zelf een kopie. De werknemer kan jouw organisatie ook machtigen om de doelgroepverklaring namens hem aan te vragen. 

Let op: Bewaar de doelgroepverklaring goed in jouw loonadministratie! Vergeet niet om in de loonaangifte aan te vinken dat je het LKV voor de nieuwe werknemer wil ontvangen. 

4. Pensioenregeling

Maakt een pensioenregeling deel uit van de arbeidsvoorwaarden? Dan moet je de nieuwe werknemer tijdig hierover informeren. Accepteert de werknemer het pensioenaanbod, dan moet je het een en ander regelen.

Aanbod

Je moet de nieuwe werknemer binnen een maand na indiensttreding schriftelijk laten weten of een pensioenregeling deel uitmaakt van de arbeidsvoorwaarden. En zo ja, dan moet je hem ook informeren wie de pensioenuitvoerder is, en binnen welke termijn je het aanbod tot sluiten van een pensioenovereenkomst zult doen. 

Wil de nieuwe werknemer gebruik maken van de pensioenregeling? Dan leg je de afspraken die je met de nieuwe werknemer maakt over het pensioen vast in een pensioenovereenkomst. Die overeenkomst breng je onder bij de pensioenuitvoerder, waar je de werknemer – als nieuwe deelnemer van de pensioenregeling – ook moet aanmelden. 

Let op: Als de nieuwe werknemer jonger is dan 21 jaar, hoef je hem geen pensioenaanbod te doen. Zelfs niet als jouw organisatie andere werknemers wel een pensioenregeling aanbiedt. 

Pensioen 1-2-3

Pensioenfondsen en -verzekeraars moeten de nieuwe werknemer via het zogeheten Pensioen 1-2-3 informeren over hun pensioenregeling. Deze digitale informatieverstrekking bestaat uit drie lagen: 

• laag 1: basisinformatie over de pensioenregeling; 
• laag 2: nadere uitleg over de belangrijkste onderdelen van de pensioenregeling;
• laag 3: alle details van de pensioenregeling en achtergrondinformatie, zoals het pensioenreglement. 

De pensioenuitvoerder moet de informatie van laag 1 aan de nieuwe werknemer verstrekken. Jouw organisatie kan hierbij een rol spelen door de informatie uit deze laag met de nieuwe werknemer te bespreken. De informatie van laag 2 en 3 wordt niet verstrekt, maar moet de werknemer op de website van de pensioenuitvoerder kunnen terugvinden.

Let op: Wil de nieuwe werknemer niet deelnemen aan de pensioenregeling? Laat hem dat dan schriftelijk verklaren, en laat hem en zijn eventuele partner deze verklaring ondertekenen. Zo voorkom je latere discussie hierover.

Informeer de werknemer over waardeoverdracht pensioen

Werknemers hebben het recht om eerder opgebouwd pensioen over te hevelen naar de pensioenregeling van jouw organisatie. Nieuwe werknemers moet je dan ook informeren over de mogelijkheid tot deze waardeoverdracht en hun de gelegenheid hiertoe bieden. Werknemers kunnen op elk gewenst moment tijdens hun dienstbetrekking een aanvraag tot waardeoverdracht indienen bij de pensioenuitvoerder. De oude pensioenuitvoerder kan een zogeheten klein pensioen van maximaal € 520,35 op jaarbasis (2022) overigens automatisch overhevelen naar jouw pensioenregeling. Gaat een waardeoverdracht jouw organisatie meer dan € 15.000, én meer dan 10% van de overdrachtswaarde aan bijbetaling kosten? Dan hoef je niet hieraan mee te werken. Verder is waardeoverdracht alleen toegestaan als de oude en nieuwe pensioenuitvoerder beide een dekkingsgraad van minstens 100% hebben. 

5. Afdrachtverminderingen

Gaat de nieuwe werknemer speur- en ontwikkelingswerkzaamheden voor jouw organisatie verrichten of is hij een zeevarende? Dan kan je onder voorwaarden afdrachtvermindering op de af te dragen loonbelasting/premie volksverzekeringen voor hem toepassen.

Speur- en ontwikkelingswerk

Voor de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O) heb je een S&O-verklaring van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nodig. Daarnaast heb je de volgende administratieve verplichtingen:

• Je moet een administratie van het S&O-werk bijhouden. Deze moet je binnen twee maanden na het kalenderkwartaal waarin het werk is verricht, voor een controle door RVO beschikbaar stellen.
• Je moet een urenadministratie van het S&O-werk bijhouden, en deze binnen tien werkdagen na de dag van het betreffende werk, beschikbaar hebben.

Zeevarende

Ook bij de afdrachtvermindering zeevaart spelen diverse administratieve verplichtingen. Zo moet je de naam, geboortedatum en nummers van de monsterboekjes van de zeevarende registreren en bij de loonadministratie bewaren, net als kopieën van monsterrollen en zeebrieven.

Conclusie 

Als je een nieuwe werknemer in dienst neemt, loont het om te onderzoeken of hij in een bepaalde doelgroep valt, waardoor jouw organisatie van een speciale regeling kan profiteren. Voor zulke regelingen gelden altijd specifieke administratieve eisen. Zo moet je voor de loonkostenvoordelen over een doelgroepverklaring beschikken en heb je voor de toepassing van de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk een S&O-verklaring nodig. Misschien heb je met de werknemer ook afspraken gemaakt over onbelaste vergoedingen of verstrekkingen. Als deze belast loon zijn, en je wil hier onbelast loon van maken, dan moet je deze als eindheffingsloon aanwijzen. Dit moet uit jouw administratie blijken. En maakt een pensioenregeling deel uit van de arbeidsvoorwaarden? Dan moet je de nieuwe werknemer tijdig hierover informeren en aanmelden, als hij akkoord gaat met het aanbod. Je doet er ook goed aan de nieuwe werknemer erop te wijzen dat het verstandig is zijn situatie goed door te (laten) rekenen voordat hij een verzoek doet voor een waardeoverdracht.