Regelingen bij het combineren van werk en zorgtaken

Waar werknemers – tot op zekere hoogte – vrij zijn om hun vakantiedagen op te nemen, is andersoortig verlof gekoppeld aan bepaalde gebeurtenissen in het privéleven van werknemers. Het is niet wenselijk dat werknemers vakantiedagen inzetten voor knelpunten in de privésfeer. Die dagen zijn juist bedoeld om bij te komen van het werk. Om het combineren van werk en zorg voor werknemers gemakkelijker te maken is de Wet arbeid en zorg (WAZO) in het leven geroepen. Dankzij de WAZO kan een werknemer in bepaalde gevallen onbetaald of betaald verlof opnemen. Kan een werknemer geen beroep doen op de WAZO, dan zijn er andere manieren om werk en zorgtaken te combineren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het indienen van een verzoek op grond van de Wet flexibel werken (WFW) om minder te gaan werken; 
• Het opnemen van bijzonder verlof zoals afgesproken in cao’s of bedrijfsregelingen; 
• Het gebruik van een flexibel arbeidsvoorwaardensysteem zoals het cafetariamodel.

Verlof voor ouders

In de Wet arbeid en zorg (WAZO) staat dat werknemers, afhankelijk van de omstandigheden in het privéleven, recht hebben op verschillende soorten verlof. Zo heeft een werknemer –  die een arbeidsovereenkomst heeft, zelfstandig ondernemer is of een uitkering ontvangt – en die in verwachting is, volgens de WAZO recht op in totaal 16 weken verlof. 

Zwangerschaps- en bevallingsverlof 

De wetgever vindt dat werknemers in de laatste weken van de zwangerschap helemaal ontzien moeten worden. Dit is in het belang van moeder én kind. De werknemer moet haar zwangerschaps- en bevallingsverlof ergens tussen de zesde en vierde week voor de uitgerekende bevallingsdatum starten. Ze mag zelf weten wanneer. Na de bevalling heeft zij nog recht op minimaal tien weken verlof thuis. Een eventueel verblijf in het ziekenhuis na de bevalling telt hierbij niet mee. 

De opbouw van vakantiedagen gaat door tijdens de periode verlof. De werknemer kan deze dagen aan haar verlof vastplakken of op een later moment opnemen. Gedurende het verlof heeft zij recht op doorbetaling van het loon. UWV neemt de loondoorbetaling van jouw organisatie over. Je moet deze uitkering wel op tijd aanvragen bij UWV. 

Geboorteverlof

De partner van de werknemer heeft ook recht op verlof. De duur van het geboorteverlof is eenmaal de wekelijkse arbeidsduur aan verlofdagen. Die verlofdagen moet de partner binnen vier weken na de geboorte van de baby of – bij een ziekenhuisbevalling – binnen vier weken na thuiskomst van de baby opnemen. De werkgever is verplicht gedurende het geboorteverlof het loon door te betalen. Onkostenvergoedingen over deze dagen hoef je niet uit te betalen. Je mag het geboorteverlof niet van de vakantiedagen van de werknemer aftrekken.

Aanvullend geboorteverlof 

Sinds 1 juli 2020 heeft de partner recht op aanvullend geboorteverlof. Dat verlof bedraagt maximaal vijf keer het wekelijkse aantal werkuren. De partner moet eerst geboorteverlof opnemen en mag binnen zes maanden na de geboorte aanvullend geboorteverlof opnemen. Het aanvullend geboorteverlof mag de partner in één keer opnemen, maar het is ook mogelijk om dit te spreiden. In dat laatste geval moet de partner dat wel in hele weken doen. Jouw organisatie draait niet op voor de loonkosten in deze periode. Je kan bij UWV een uitkering aanvragen voor de verlofperiode. De uitkering bedraagt maximaal 70% van het dagloon met een maximum van 70% van het maximale dagloon (€ 232,90 per 1 juli 2022).  

Ouderschapsverlof

Werkende ouders hebben vanaf de eerste dag dat zij in dienst zijn bij jouw organisatie recht op ouderschapsverlof. Ouderschapsverlof duurt per kind maximaal 26 maal de wekelijkse arbeidsduur. Werknemers mogen zelf kiezen hoe ze het verlof inzetten. Ze kunnen:

• kiezen voor fulltime verlof (dat zes maanden duurt);
• het verlof opsplitsen in delen die minimaal één maand duren;
• het verlof spreiden over een periode die langer dan 12 maanden duurt, bijvoorbeeld door tijdelijk één dag per week minder te werken en voor die dag ouderschapsverlof op te nemen. 

Let op: Kersverse ouders hebben vanaf 2 augustus 2022 recht op negen weken betaald ouderschapsverlof. Tijdens het verlof krijgen ze een UWV-uitkering ter hoogte van 70% van hun dagloon. Werknemers kunnen dit verlof opnemen in het eerste levensjaar van hun kind.

Adoptieverlof

Als een werknemer een kind adopteert, heeft die recht op zes weken adoptieverlof. Het verlof moet vallen in de periode van vier weken vóór de adoptie tot 22 weken erna. Gedurende deze periode ontvangt de werknemer een uitkering van UWV. De uitkering is gebaseerd op het gemiddelde loon dat de werknemer in het afgelopen jaar verdiende. Het adoptieverlof mag niet gecompenseerd worden door dat van de bovenwettelijke vakantiedagen af te trekken. Pleegouders kunnen – als het kind bij hen woont en er sprake is van een pleegcontract – ook aanspraak maken op het adoptieverlof.

2. Calamiteitenverlof 

Het oplossen van een noodgeval of bijzondere omstandigheid in de privésfeer kan niet altijd wachten tot na werktijd. Voor zulke gevallen is het calamiteitenverlof in het leven geroepen en het duurt zolang als nodig is om de eerste problemen op te lossen. 

Redelijk verzoek 

Je mag een redelijk verzoek tot calamiteitenverlof niet weigeren. De wet noemt twee situaties waarin je verplicht bent calamiteitenverlof te verlenen: als de partner van de werknemer bevalt of als de partner, de ouder of het kind van de werknemer komt te overlijden. Ook bij de aangifte van geboorte of overlijden heeft de werknemer recht op calamiteitenverlof. Verder moet je per situatie bekijken of calamiteitenverlof aan de orde is. Deze verlofvorm ligt in elk geval voor de hand:

• als een kind van de werknemer plotseling ziek wordt; 
• bij een dringende situatie van huishoudelijke aard, zoals een inbraak of overstroming;
• bij een spoedeisend bezoek aan een medisch specialist. 

Loon 

Tenzij anders is bepaald in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), krijgt de werknemer gewoon loon gedurende het calamiteitenverlof. Er kunnen in de cao afspraken zijn gemaakt om het calamiteitenverlof met de bovenwettelijke vakantiedagen te compenseren.

3. Zorgverlof

In de praktijk gaat calamiteitenverlof vaak over in zorgverlof. Als een werknemer bijvoorbeeld met zijn kind naar het ziekenhuis moet wegens een hersenschudding, moet hij zijn kind daarna ook verzorgen, maar na dat ziekenhuisbezoek is er geen sprake meer van een calamiteit. 

Kortdurend zorgverlof 

Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor privésituaties waarin geen andere oplossing mogelijk is. Als (pleeg)kinderen, de partner of de ouders van een werknemer tijdelijk verzorging nodig hebben, mag een werknemer hier – in overleg met zijn leidinggevende – kortdurend  zorgverlof voor opnemen. Calamiteitenverlof geldt ook voor mensen die een gezamenlijk huishouden voeren, maar geen directe familie van elkaar zijn. De werknemer moet dan wel de enige zijn die op dat moment die zorg kan verlenen. De werknemer krijgt minstens 70% van het loon uitbetaald en bouwt vakantiedagen op. Dit zorgverlof mag alleen worden gecompenseerd met de bovenwettelijke vakantiedagen als hierover afspraken zijn gemaakt in bijvoorbeeld de cao. 

Let op: Een werknemer mag meerdere keren per jaar kortdurend zorgverlof aanvragen, maar het verlof bedraagt maximaal tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren.

Langdurend zorgverlof 

Als een familielid, partner of iemand uit de sociale omgeving van een werknemer erg ziek of hulpbehoevend is, mag de werknemer – wederom in overleg met de leidinggevende – langdurend zorgverlof opnemen. Per jaar heeft een werknemer recht op maximaal 6 keer het aantal uren dat deze per week werkt. Stel dat een medewerker 32 uur werkt, dan kan deze dus in 12 maanden 192 uur langdurend zorgverlof opnemen. Werknemers mogen zelf bepalen hoe zij het langdurend zorgverlof willen spreiden. Je hoeft de werknemer dan geen loon te betalen, maar hij bouwt gedurende de periode van langdurend zorgverlof wel vakantiedagen op.

4. Wet flexibel werken

Kan een werknemer geen beroep doen op de WAZO, dan kan deze op grond van de Wet flexibel werken (WFW) een verzoek indienen om meer of minder te gaan werken. In de praktijk gaat het dan meestal om arbeidsduurvermindering, zodat de werknemer meer tijd heeft voor bijvoorbeeld het gezin, mantelzorg of het volgen van een opleiding.

Verzoek indienen 

Voor de aanvraag van een wijziging van de arbeidsduur gelden de volgende voorwaarden:

• De werknemer moet minstens 26 weken bij jouw organisatie in dienst zijn. 
• De werknemer moet het verzoek minimaal twee maanden voor de ingangsdatum schriftelijk indienen, of later als er sprake is van onvoorziene omstandigheden.
• De werknemer moet in het verzoek aangeven hoe deze de wekelijkse arbeidsduur wil aanpassen, hoe de gewenste spreiding van de werkuren over de week is of wat de wens is wat betreft de arbeidsplaats. 
• De werknemer moet in het verzoek aangeven per wanneer de aanpassing bij voorkeur in moeten gaan. De werknemer hoeft het verzoek niet te onderbouwen. 
• De werknemer kan pas na één jaar een verzoek tot aanpassing doen. 

Verzoek weigeren 

Je bent verplicht om met de werknemer over het verzoek te overleggen. De beslissing moet je uiterlijk een maand voor de gewenste ingangsdatum aan de werknemer meedelen. In principe moet je een verzoek van een werknemer altijd inwilligen. De keuze van de verdeling van de uren over de werkweek ligt in principe bij jouw organisatie. Volgens de WFW mag de organisatie bepalen of zij de spreiding van het aantal uren ook wijzigt. Wil jouw organisatie de uren anders spreiden, dan moet het belang daarvan wel zo groot zijn dat het belang van de werknemer daaraan ondergeschikt is. 

Let op: Wijst jouw organisatie het verzoek af of wil zij de uren anders spreiden, dan moet je die beslissing voldoende motiveren. Reageer je niet binnen de gestelde termijn, dan wordt de arbeidsduur aangepast volgens de wensen van de werknemer.

Zwaarwegende bedrijfsbelangen 

De enige mogelijkheid om een verzoek te weigeren is als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Stel dat jouw organisatie in grote problemen komt als de werknemer minder gaat werken, omdat er bijvoorbeeld niemand anders is die het werk van de werknemer kan overnemen. Rechters vinden zelden dat een bedrijfsbelang ernstig genoeg is voor het weigeren van arbeidsduurvermindering. Zorg dus voor een goede onderbouwing. 

5. Bijzondere regelingen

Er zijn verlofregelingen die niet bij wet zijn geregeld. Deze regelingen kunnen wel in de cao, bedrijfsregelingen of het arbeidscontract vastgelegd worden. In sommige cao’s staan bijvoorbeeld afspraken over bijzonder verlof voor een begrafenis van een familielid, eigen huwelijk of een verhuizing, maar bijvoorbeeld ook over het gebruik van een flexibel arbeidsvoorwaarden systeem zoals het cafetariamodel. 

Rouwverlof 

Werknemers die een dierbare verliezen, zijn in de periode daarna vaak niet in staat om hun werk goed te verrichten. Vaak melden ze zich dan maar ziek, al zijn ze dat eigenlijk niet. Dit is niet altijd handig, want hier zitten wettelijk gezien allerlei verplichtingen aan vast, zoals loondoorbetaling en de werknemer re-integreren. Rouwverlof is dan een goede optie. Rouwverlof is geen wettelijk geregeld verlof, maar in een aantal cao’s zijn afspraken hierover vastgelegd. Tenzij de cao dat bepaalt, ben je niet verplicht in deze periode loon door te betalen. 

Vrijwilligersverlof 

Misschien wil een werknemer gedurende een periode verlof opnemen om vrijwilligerswerk te doen. Vrijwilligersverlof geeft de werknemer deze mogelijkheid. Ook deze vorm van verlof is niet bij wet geregeld. Slechts een paar cao’s bevatten hierover afspraken. Overweegt jouw organisatie om vrijwilligersverlof op te nemen in de bedrijfsregeling? Zorg dan voor een goede vastlegging van de duur (minimaal één dag tot één jaar) en aard. 

Cafetariamodel

Naast afspraken over bepaalde verlofvormen kan een cao of bedrijfsregeling ook afspraken bevatten over een flexibel arbeidsvoorwaardensysteem zoals het cafetariamodel. Binnen zo’n systeem kunnen werknemers deels zelf invullen hoe ze hun beloning het liefst ontvangen. Ze leveren dan meestal een deel van hun brutoloon in voor bepaalde (al dan niet gedeeltelijk) onbelaste vergoedingen of extra dagen vrije dagen. Met een flexibel systeem zoals het cafetariamodel krijgen werknemers dus niet alleen flexibiliteit in beloning, maar ook in hun werk- en privébalans.

Let op: Je mag niet aan het minimumaantal vakantiedagen komen. Elke werknemer in Nederland heeft bij fulltime dienstverband recht op 20 wettelijke vakantiedagen. Werknemers mogen alleen bovenwettelijke vakantiedagen inzetten als bron in ruil voor iets anders. 

Conclusie 

Het is niet wenselijk dat werknemers vakantiedagen inzetten voor knelpunten in de privésfeer. Om die reden voorziet de Wet arbeid en zorg (WAZO) in verschillende verlofregelingen. Kan een werknemer geen beroep doen op deze wettelijke regelingen? Dan is het voor de werknemer via de Wet flexibel werken (WFW) nog wel mogelijk om een verzoek in te dienen om minder te gaan werken, zodat deze bijvoorbeeld meer tijd kan doorbrengen met het gezin. Biedt dat geen uitkomst, kijk dan of jouw cao afspraken bevat voor bijzonder verlof. Staan er geen afspraken hierover in jouw cao, dan kan jouw organisatie zelf afspraken hierover vastleggen in een bedrijfsregeling of in de arbeidscontracten van de werknemer. Daarnaast kan je ook met een flexibel arbeidsvoorwaardensysteem zoals het cafetariamodel het personeel meer flexibiliteit geven in hun werk en privébalans. Goede voorlichting is daarbij essentieel.