Werk en privé balanceren bij thuiswerken

Het is vanwege de vele voordelen van thuiswerken voorstelbaar dat jouw organisatie (deels) thuiswerken zelfs als de standaardwerkwijze voor de langere termijn wil gaan hanteren. Hiervoor moet je wel duidelijke afspraken maken. Wie komt bijvoorbeeld in aanmerking voor thuiswerken? Heeft de werknemer een veilige thuiswerkplek? Geef je een vergoeding voor noodzakelijke voorzieningen? Wie is aansprakelijk als de werknemer gezondheidsschade oploopt door het thuiswerk? En niet onbelangrijk: hoe zit het met de werknemers die liever op kantoor willen werken? Kun je hen verplichten om (deels) thuis te werken? Op deze pagina vind je het antwoord op al deze vragen.

1. Wie mag thuiswerken?

Het is van belang dat voor iedereen duidelijk is wie wel of niet voor thuiswerken in aanmerking komt. Jouw organisatie kan bijvoorbeeld bepalen dat alleen werknemers die in vaste dienst zijn, op één of meer dagen per week kunnen thuiswerken. Het is natuurlijk ook mogelijk dat bepaalde groepen werknemers wegens de aard van hun werkzaamheden niet in aanmerking komen voor thuiswerken. 

Geen recht op thuiswerken 

Een werknemer heeft niet een wettelijk recht op thuiswerken. Een direct leidinggevende die gegronde redenen heeft om een werknemer niet thuis te laten werken, mag dus beslissen dat dit dan ook niet gebeurt. Een werknemer die een deel van zijn werk thuis wil doen, moet hier wel toe in staat zijn. De werknemer moet in elk geval zelfstandig kunnen werken, gedisciplineerd zijn en zijn werkzaamheden goed kunnen plannen en efficiënt kunnen communiceren. 

Thuiswerkovereenkomst 

Bij thuiswerken is er minder zicht op de werkzaamheden van de werknemer, waardoor een leidinggevende vooral moet sturen op output. Hij moet de controle loslaten en erop vertrouwen dat werknemers hun werk doen zonder dat hij er telkens bovenop zit. Het is daarom belangrijk om hier goede afspraken over te maken. Zulke afspraken kan je opnemen in een zogenoemde thuiswerkovereenkomst. In zo’n overeenkomst leg je dan praktische zaken vast zoals het aantal dagen of uren per week dat de werknemer thuiswerkt, de inrichting van de thuiswerkplek, de verstrekking of de vergoeding van noodzakelijke voorzieningen en de arbeidsomstandigheden.

Wet werken waar je wilt 

De Wet flexibel werken (WFW) biedt werknemers de mogelijkheid om een verzoek in te dienen voor een andere arbeidsplaats. Een werknemer kan bijvoorbeeld via de WFW aan zijn leidinggevende vragen of hij thuis mag werken. Onder de huidige wetgeving is jouw organisatie alleen verplicht om zo’n verzoek te overwegen en hierover een gesprek te voeren. Het voorstel voor de Wet werken waar je wilt geeft de werknemer juridisch een betere positie. In het voorstel staat dat de organisatie het werknemersverzoek ‘naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid’ moet beoordelen. Dit houdt in dat je bij jouw besluit alle werkgevers- en werknemersbelangen zorgvuldig moet afwegen. Een ingangsdatum is nog niet bekend. Het wetsvoorstel ligt momenteel bij de Eerste Kamer.

2. Thuiswerken verplichten

Als een werknemer structureel vanuit huis werkt, moet hij werk en privé in zekere mate gescheiden kunnen houden. Lukt dat niet, dan zal de werknemer meestal liever op kantoor willen werken.  

Standplaats

In de arbeidsovereenkomst spreek je met een werknemer een standplaats af: de plek waar hij gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht. Gebruikelijk is de toevoeging dat de werknemer wel verplicht is om gehoor te geven aan redelijke verzoeken van de organisatie om werkzaamheden elders te verrichten. Doordat je in de arbeidsovereenkomst de standplaats afspreekt, is de werkplek een arbeidsvoorwaarde van de werknemer. Ook als jouw organisatie hier niets over heeft vastgelegd, kan er sprake zijn van een arbeidsvoorwaarde die is ontstaan doordat de werknemer jarenlang dezelfde werkplek mocht verwachten. Zo’n arbeidsvoorwaarde kan je niet wijzigen zonder de medewerking van de werknemer. 

Wijziging werkplek

Voor het wijzigen van een werkplek die een arbeidsvoorwaarde is, heb je de individuele instemming van de werknemers nodig. Daarbij moet je kunnen uitleggen waarom de wijziging een goede zet is. Kan je de werknemers niet overtuigen en willen zij daarom niet tekenen voor de wijziging? Dan is alleen een eenzijdige wijziging van de werkplek in theorie nog een mogelijkheid (eventueel via een overeengekomen eenzijdig wijzigingsbeding). In de praktijk lijkt dit echter niet bepaald kansrijk. Want dat zou betekenen dat het belang van jouw organisatie om voortaan alleen maar thuis te werken zo groot moet zijn dat het belang van de werknemer om zijn arbeidsvoorwaarde te behouden ondergeschikt raakt.

Let op: Bij een verplichting tot plaatsonafhankelijk werken – dat breder is dan thuiswerken – zullen jouw kansen wat groter zijn.

Rechten van de werknemer

Daarnaast moet je rekening houden met andere rechten van de werknemer. Zo bevat het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens een recht op respect voor iemands privéleven, familie- en gezinsleven en woning. Daar lijkt een permanente en ongewenste inmenging van jouw organisatie niet mee te rijmen. Een werknemer kan zich onder druk gezet voelen om in te stemmen met jouw voorstel. Naast de juridische gevolgen is dat ook schadelijk voor het imago van jouw organisatie en de werknemerstevredenheid.

3. Arbeidsomstandigheden 

Jouw organisatie is op grond van de Arbowet verplicht om te zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. De werkplek moet gezond en veilig zijn, waar deze zich ook bevindt. De belangrijkste arbo-regels die gelden als werknemers thuiswerken, zien op de fysieke belasting en op beeldschermwerk. 

Werkplekinrichting 

Het Arbobesluit schrijft het volgende voor als het gaat om de inrichting van een werkplek: 

• De werknemer moet zittend, op ergonomisch verantwoorde wijze, kunnen werken. Er moeten dus een degelijke stoel en bureau of tafel staan. 
• De werkplek kan goed verlicht worden. 

Verder is het belangrijk dat de werknemer minimaal 4 m² vrije vloeroppervlakte heeft, naast de ruimte die de werkplek en eventuele kasten innemen. 

Let op: Je kan ook als voorwaarde in de thuiswerkovereenkomst opnemen dat thuiswerken niet is toegestaan als een werknemer voor de thuiswerkplek geen kamer kan vrijmaken die groot genoeg is.

Beeldschermwerk 

De meeste thuiswerkers doen beeldschermwerk. Voor de gezondheid van de werknemer is het van groot belang dat dit werk voldoet aan de eisen die de arbowetgeving aan beeldschermwerk stelt. Om klachten zoveel mogelijk te voorkomen, moet een bureau, tafel of werkblad aan de volgende eisen voldoen:

• De tafel is verstelbaar in hoogte, variërend van 62 centimeter tot 85 centimeter. Als de tafel niet in hoogte verstelbaar is, zijn óf verhogingen (blokken) nodig voor grote mensen óf voetsteunen voor kleine mensen. 
• Het blad is ten minste 120 centimeter breed en 80 centimeter diep. Bij grote schermen van 17 inch is de beste kijkafstand tussen ogen en scherm zo’n 70 centimeter. 
• Het bureaublad is maximaal 5 centimeter dik, zonder hinderlijke constructies daaronder waartegen een werknemer zijn benen of knieën kan stoten.

Aansprakelijkheid 

Als een werknemer schade aan zijn gezondheid oploopt door het werk, is jouw organisatie daarvoor aansprakelijk. Ook als de werknemer vanuit huis werkt. Deze aansprakelijkheid vloeit voort uit de zorgplicht van de werkgever. Volgens de wet moet jouw organisatie zorgen voor een veilige werkomgeving. Jouw organisatie is ook aansprakelijk voor de gevolgen van een beroepsziekte of bedrijfsongeval. Ontwikkelt een werknemer dus rugklachten door een slecht zittende stoel bij het thuiswerken, dan is jouw organisatie verantwoordelijk. 

Let op: Ook als de werknemer op de thuiswerkplek zijn eigen spullen gebruikt, is jouw organisatie verantwoordelijk. Of een werkgever aansprakelijk is voor schade aan de apparatuur, hangt af van de afspraken in de thuiswerkovereenkomst.

4. Vergoedingen

Werknemers die vanuit huis werken, maken extra kosten voor koffie, thee, wc-papier, verwarming, elektriciteit, enzovoorts. Dit zijn kosten die voor rekening van jouw organisatie komen als de werknemers op hun werkplek werken. Deze voorzieningen zijn vanwege een nihilwaardering onbelast, omdat werknemers ze op de werkplek nuttigen of verbruiken. 

Thuiswerkplek 

Voor de werkruimte thuis geldt alleen een nihilwaardering als deze als fiscale werkplek kwalificeert. Dat is het geval als: 

• de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de woning is en bijvoorbeeld een eigen opgang en sanitair heeft; 
• jouw organisatie met de werknemer er een reële (zakelijke) huurovereenkomst voor heeft, waardoor alleen jouw organisatie over de werkruimte beschikt; 
• de werknemer in die ruimte werkt. 

In de praktijk zal de thuiswerkplek zich niet snel als zelfstandig deel van de woning kwalificeren. Hierdoor is het nog maar beperkt mogelijk om onbelast vergoedingen en verstrekkingen voor het thuiswerken te geven. 

Thuiswerkvergoeding

Toch geven werkgevers steeds vaker een thuiswerkvergoeding aan hun werknemers die veelvuldig thuiswerken. Er zijn inmiddels diverse collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) waarin thuiswerkvergoedingen of een thuiswerkbudget zijn opgenomen. Sinds 1 januari 2022 kan je zelfs gebruikmaken van de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten. Je wijst de vergoeding dan aan als eindheffingsloon en zorgt ervoor dat je op één werkdag niet een onbelaste vergoeding geeft voor zowel thuiswerken als voor reiskosten woon-werkverkeer. 

Arbovoorzieningen 

Een vergoeding specifiek voor arbovoorzieningen thuis kan je wel al langer onbelast geven. Er geldt namelijk een gerichte vrijstelling die niet ten koste van de vrije ruimte van jouw organisatie gaat. Hieraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• Je wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon; 
• Je hebt bewijs van de besteding aan arbovoorzieningen. 
• Die arbovoorzieningen vloeien rechtstreeks voort uit de Arbowet (het gaat dus om verplichte arbovoorzieningen). 
• De werknemer gebruikt of verbruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) op de (thuis)werkplek.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.

Niet-verplichte arbovoorzieningen 

Misschien wenst een werknemer een luxere uitvoering of een upgrade van dezelfde arbovoorziening. De gerichte vrijstelling geldt niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten kan je wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen. Wijs je de bijdrage niet aan als eindheffingsloon, dan moet je deze eigen bijdrage in mindering brengen op het nettoloon.

Let op: Je kunt een niet-verplichte arbovoorziening ook aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen, met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium. De voorziening blijft dan onbelast voor de werknemer. 

Overige voorzieningen

Verder mag je gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die een werknemer nodig heeft voor het thuiswerken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Er moet voor de toepassing van deze gerichte vrijstelling worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• De voorziening is in redelijke mate nodig voor een behoorlijke vervulling van de functie.
• De voorziening wordt betaald of bekostigd door jouw organisatie. De voorziening mag dus ook geen deel uitmaken van een cafetariaregeling, omdat de kosten dan ten laste van de werknemer komen. 
• De werknemer geeft de voorziening aan jouw organisatie terug (of betaalt de restwaarde) vanaf het moment dat hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk.
• Je wijst de voorziening aan als eindheffingsloon.

Bewijslast 

Je moet per werknemer – of per groep vergelijkbare werknemers – kunnen verantwoorden dat je de voorziening nodig vindt voor uitvoering van de werkzaamheden. Als de Belastingdienst het niet eens is met jouw oordeel, moet de inspecteur aannemelijk maken dat er géén sprake is van een noodzakelijke voorziening en dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling dus belast loon is. 

Let op: Alleen in de situatie dat de werknemer ook bestuurder of commissaris is van jouw organisatie, is het aan jou om de noodzakelijkheid van de voorziening aannemelijk te maken. 

Internet 

Wat dacht je van een onbelaste vergoeding of verstrekking van internet voor thuiswerkers? Dit is mogelijk zolang de internetverbinding voor de werknemers noodzakelijk is om thuis te kunnen werken. Dat de werknemer hierdoor mogelijk een privévoordeel heeft, heeft geen fiscale gevolgen. De vergoeding of verstrekking blijft volledig onbelast. 

Conclusie 

Voor een succesvol thuiswerkbeleid is het belangrijk om hier goede afspraken over te maken. Bijvoorbeeld over wie hiervoor in aanmerking komt, de bereikbaarheid, technische ondersteuning, verstrekking of de vergoeding van voorzieningen, de arbeidsomstandigheden en de aansprakelijkheid voor eventuele schade. Het is verstandig om al deze en andere praktische zaken in een thuiswerkovereenkomst vast te leggen en hiernaar te verwijzen, zodat werknemers ze kennen. Besef wel dat niet iedereen blij zal zijn met de plannen om structureel thuis te gaan werken. Sommige werknemers werken  ̶  juist om de balans tussen werk en privé te behouden  ̶  liever op kantoor. Je kan hen juridisch gezien niet verplichten om (deels) thuis te werken.