Het belang van evenwicht tussen werk en privé

• de algemene principes van zorgplicht en goed werkgeverschap, die jou verplichten om werknemers de gelegenheid te bieden werk en privé te combineren;
• de Wet arbeid en zorg (WAZO), waarin alle verlofregelingen staan;
• de Wet flexibel werken; 
• het wettelijk recht op vakantiedagen; 
• het wettelijk recht op verschillende vormen van verlof, die gekoppeld zijn aan bepaalde gebeurtenissen in het privéleven van de werknemer.

Sommige situaties vragen echter om maatwerk. Naast verlof kunnen bijvoorbeeld ook een flexibele werkplanning en timemanagement bijdragen aan een gezonde verdeling tussen werken en vrije tijd. Deze mogelijkheden komen op deze pagina ruim aan bod.. 

1. Werk-privébalans in de wet

In het Burgerlijk Wetboek staat dat de werkgever zich als goed werkgever moet gedragen. Wat ‘goed werkgeverschap’ precies inhoudt, vermeldt de wet echter niet. De wet biedt alleen algemene criteria waaronder verschillende situaties kunnen vallen. 

Goed werkgever- en werknemerschap

In de praktijk houdt goed werkgeverschap vaak in dat je een afweging moet maken tussen de belangen van jouw organisatie en die van de werknemers. Zo moet je het privéleven van de werknemers respecteren en geen eisen stellen die een al te grote inbreuk maken op hun privéleven. Je moet werknemers dus ook de kans geven om de balans tussen werk en privé goed te houden. 

Ook de werknemer moet zich als goed werknemer gedragen. Goede werknemers stellen de belangen van de organisatie voorop. Van een werknemer wordt dus verwacht dat hij zijn uiterste best doet om knelpunten in zijn privéleven op te lossen zonder dat het werk of de organisatie daaronder te lijden heeft. 

Let op: Een werkgever die niet aan zijn zorgplicht voldoet, is aansprakelijk voor schade die werknemers onder werktijd lijden. Vaak bepaalt de rechter of een werkgever zich als goed werkgever heeft gedragen.

WAZO

Soms is zwaarder geschut nodig dan het principe van goed werkgeverschap om ervoor te zorgen dat werknemers verlof kunnen opnemen als dat nodig is. Daarom is het recht op een aantal vormen van verlof vastgelegd in de Wet arbeid en zorg (WAZO). In deze wet staat:

• wanneer een werknemer recht heeft op welke verlofvorm;
• hoe lang dit verlof duurt; 
• of jouw organisatie het salaris moet doorbetalen.

Wet flexibel werken

Voor een goede combinatie van arbeid en zorg zijn flexibele werktijden vaak onontbeerlijk. Zieke kinderen en hulpbehoevende ouders of partners houden zich nu eenmaal niet keurig aan de kantoortijden. De Wet flexibel werken is erop gericht hierbij te ondersteunen. Deze wet geeft werknemers het recht om jou één keer per jaar te verzoeken om meer of minder uren te mogen werken. De werknemer moet minimaal een halfjaar in dienst zijn en het moet gaan om meer of minder uren in de eigen functie. 

Let op: Je mag een verzoek alleen afwijzen als er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang of dienstbelang, bijvoorbeeld als er onvoldoende werknemers zijn om het werk op te vangen. De tweede whitepaper in deze serie gaat uitvoerig in op de Wet flexibel werken. 

2. Een flexibele werkplanning 

De wettelijke regelingen bieden niet altijd een oplossing. Wat als een werknemer een opleiding volgt en examens moet doen? Of langdurig mantelzorg verleent? In zulke situaties moet je zorgen voor maatwerk. Een flexibel werkrooster kan dan helpen. 

Voordelen voor de werkgever

Bij flexibel roosteren mogen werknemers zelf hun werktijden bepalen, zolang dit binnen de kaders van de bezettingseis en hun eigen contract valt en ze voldoende bereikbaar zijn in noodgevallen. Een flexibele werkplanning biedt jouw organisatie veel voordelen:

• Hiermee kan je een optimale bezetting creëren, waardoor de arbeidscapaciteit van werknemers ten volle wordt benut en overwerk niet langer nodig is. 
• Het biedt werknemers de kans om hun werktijden aan te passen aan hun levensfase én individuele voorkeur. 
• Werknemers raken minder snel overbelast of worden minder snel ziek als ze hun werktijden kunnen aanpassen aan hun privé omstandigheden. 
• Het feit dat werknemers meer zeggenschap hebben over hun arbeidstijden, maakt jouw organisatie een aantrekkelijkere werkgever.

Voordelen voor de werknemer

Een flexibele werkplanning heeft ook voordelen voor de werknemer. De meeste werknemers hebben – buiten hun werk – een druk leven met familie, vrienden, hobby’s en zorgtaken. Het is dan ook belangrijk dat ze hun privéleven zo goed mogelijk kunnen combineren met hun werk. Het privéleven heeft tenslotte een grote invloed op de motivatie en zelfs het functioneren. Gaat het privé goed, dan op het werk vaak ook, en omgekeerd. Kunnen meepraten en meebeslissen over werktijden geeft bovendien het gevoel serieus genomen te worden door de organisatie. 

Invoeren

Als jouw organisatie flexibel roosteren wilt invoeren, dan moet je ervan uitgaan dat dit niet zo één-twee-drie is geregeld. Om te beginnen is een goede oriëntatie op de noodzaak om werktijden anders te organiseren belangrijk. Daarnaast is het zaak om eerst een tijdje proef te draaien, om te kijken of de werknemers echt een betere werk-privébalans ondervinden. 

Let op: De invoering van een flexibele werkplanning valt onder een ‘arbeids- en rusttijdenregeling’ in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Op de vaststelling, wijziging of intrekking van zo’n regeling heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. 

Verschillende roosters

Flexibel roosteren kent verschillende vormen:

• Diensten ruilen: zodra het rooster bekend is, ruilen collega’s diensten met elkaar.
• Repeterend rooster: een individueel rooster dat is gebaseerd op een bepaalde cyclus (bijvoorbeeld vier weken) en dat zich blijft herhalen.
• Voorkeursrooster: de roostermaker inventariseert vooraf zowel de structurele als de individuele voorkeuren van werknemers.
• Intekenrooster: de roostermaker maakt een schema met het per dag benodigde aantal diensten. Werknemers tekenen vervolgens in op een dienst
• Matching: de roostermaker stelt voor een periode de gewenste bezetting per uur of per dag vast. Werknemers geven daarna aan wanneer ze beschikbaar zijn.
• Zelfroosteren: werknemers bepalen zelf hun werktijden en diensten. 

Bonuspunten 

Bij flexibel roosteren is niet iedere dienst even populair. Er zijn werknemers die liever niet ’s nachts werken of die hun weekenden graag vrijhouden. Het kan dan ook gebeuren dat er voor bepaalde diensten te weinig werknemers zijn en voor andere diensten juist te veel. In dat geval zal een aantal werknemers teleurgesteld zijn: je kunt immers niet aan alle wensen voldoen. Een puntensysteem kan de oplossing bieden. Door bonuspunten toe te kennen aan minder populaire diensten, lukt het vaak toch om genoeg mensen in te laten tekenen. Deze punten kunnen ze bijvoorbeeld later gebruiken om een keer voorrang te krijgen op een dienst naar keuze. 

Voorlichten

Jouw organisatie is wettelijk verplicht om werknemers voor te lichten over de risico’s van onregelmatig werken en nachtwerk. Verder is het belangrijk dat je de werknemers leert omgaan met de effecten van onregelmatige werktijden. Voorlichting over gezonde werktijden en zorgen voor bewustwording zijn zaken die werknemers van jou mogen verwachten.

Een gezonde dosis discipline

Flexibel roosteren vraagt om een gezonde dosis discipline van werknemers. Dit geldt zeker voor de meest flexibele vorm: zelfroosteren. Hoe groter de invloed is die werknemers kunnen uitoefenen op hun eigen werkrooster, hoe meer organisatietalent en discipline ze nodig hebben om echt aan de slag te gaan op de gekozen tijden en zich niet af te laten leiden. Uiteraard vragen flexibele roosters ook wat van de leidinggevenden. Ze moeten bereid zijn de teugels wat te laten vieren. Ze hebben minder overzicht en moeten erop vertrouwen dat werknemers de verantwoordelijkheid van flexibele uren aankunnen.

3. Timemanagement

Als jouw organisatie een flexibele werkplanning hanteert, is het geen gekke gedachte voor werknemers om zich te verdiepen in de voordelen van timemanagement. Een flexibele planning werkt alleen goed als de werknemers goed kunnen plannen en organiseren.

Voordelen

Met timemanagement leren werknemers om activiteiten te analyseren, te plannen, te delegeren en te prioriteren. Ook leren ze doelen te stellen. Zo kunnen ze beter omgaan met de flexibele werkplanning en voelen zij minder werkdruk. De kunst van timemanagement is om effectief (prioriteiten en doelen stellen) en efficiënt (systematisch werken) taken af te handelen, zonder dat dit voor het werk en het privéleven problemen oplevert. 

Plannen

Timemanagement staat of valt met goed plannen. Een paar tips voor werknemers die goed willen leren plannen:

• Maak een planning per werkweek in plaats van per werkdag. Bouw daarbij een tijdsmarge in van zo’n 25% voor onverwachte zaken.
• Plan de belangrijkste zaken op rustige momenten.
• Doe denkwerk aan het begin van de werkdag, want dan kan je je beter concentreren. Plan de routineklussen na een maaltijd, met het oog op de eventuele dip na het eten.

Organiseren

Onder timemanagement valt ook het goed organiseren van taken. Werknemers kunnen bijvoorbeeld een takenlijstje gebruiken, waarop ze afgeronde taken afstrepen. Simpel maar overzichtelijk. Een andere mogelijkheid is om grote werkzaamheden op te splitsen in kleine brokjes. Daarnaast zouden werknemers kunnen overwegen om – als dat mogelijk is – werk te delegeren en gelijksoortige werkzaamheden achter elkaar af te handelen. Dus eerst alle e-mails behandelen, daarna alle telefoontjes plegen.

Ongestoord werken

Bij timemanagement is het heel belangrijk om een tijdje ongestoord te kunnen werken. Doe zelf eens een proef en inventariseer bijvoorbeeld eens hoe vaak je op een werkdag wordt ‘gestoord’ omdat er een collega aan je bureau staat of je een onverwacht telefoontje ontvangt. Neem deze informatie mee in jouw planning voor de volgende week. 

Let op: Werk moeilijke of zware taken af met gesloten deur of in elk geval op een rustige werkplek, zonder dat jouw mailbox open staat. En durf vaker ‘nee’ te zeggen. Het kan je zomaar wat werktijd schelen. 

Houd overzicht

Overzicht bewaren is noodzakelijk als werknemers hun tijd efficiënter willen indelen. De volgende tips kunnen werknemers (en dus ook jou) helpen: 

• Wees selectief in wat je leest en maak hierin slimme keuzes.
• Gebruik snelleestechnieken. Lees doelgericht en selectief en beperk je daarbij tot woordgroepen, kopjes, intro’s en samenvatting. Dat scheelt niet alleen tijd, maar je slaat daardoor ook een hoop onnodige informatie niet op in jouw hoofd.
• Zorg voor een gestructureerd eigen archief met mappen. Dat vereenvoudigt zoeken!

Conclusie 

In de wet staat dat de werkgever zich als goed werkgever moet gedragen. Dit houdt simpel gezegd in dat je een afweging moet maken tussen de belangen van jouw organisatie en die van de werknemers. Zo moet je het privéleven van de werknemers respecteren en geen eisen stellen die een al te grote inbreuk maken op hun privésfeer. Het is bovendien in het belang van jouw organisatie als werknemers werk en privé goed op elkaar kunnen afstemmen. Dat is gezonder voor werknemers en houdt hen vitaler. Om ervoor te zorgen dat werknemers het juiste evenwicht tussen werk en privé kunnen behouden, voorziet de wet in allerlei regelingen. Daarnaast kan je ook zelf maatwerk leveren, bijvoorbeeld door een flexibele werkplanning in te voeren. Werknemers die van nature niet zo goed kunnen plannen en organiseren, lopen dan wel het risico in de knoop te komen met hun werkplanning. Met timemanagement leren deze werknemers om activiteiten te analyseren, te plannen, te delegeren en te prioriteren. Samen naar een oplossing zoeken voor een goede werk-privébalans moet je, met het oog op goed werkgeverschap, dan ook als een plicht zien.