Vakantiegeld maandelijks uitbetalen: goed idee?

Het vakantiegeld is een regeling die al meer dan een eeuw bestaat. Het werd ooit ingevoerd om werknemers de kans te geven te sparen voor een zomervakantie. Tegenwoordig is het een standaard onderdeel van het Nederlandse arbeidsrecht. Dit bedrag wordt traditioneel in mei of juni uitgekeerd. Maar is dat nog steeds de beste werkwijze? Of is het maandelijks uitbetalen een beter alternatief voor zowel werkgever als werknemer? We zetten de voor- en nadelen voor je op een rijtje.

Waarom vakantiegeld maandelijks uitbetalen?

Werkgevers zijn verplicht om 8% vakantiegeld te betalen over het brutoloon van hun werknemers, maar er is geen harde eis dat dit bedrag in één keer moet worden uitgekeerd, tenzij anders afgesproken in een cao of arbeidsvoorwaardenregeling. Het is ook mogelijk om het bedrag over bijvoorbeeld twaalf maanden te verdelen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij uitzendkrachten, oproepkrachten en werknemers met een nulurencontract. In dergelijke gevallen wordt het vakantiegeld vaak maandelijks samen met het reguliere loon uitbetaald. Dit biedt verschillende voordelen:

1. Beter cashflowbeheer voor werkgevers
   Voor werkgevers betekent een jaarlijkse uitbetaling in mei of juni een flinke financiële last. Door vakantiegeld maandelijks te verwerken, worden deze kosten gespreid over het hele jaar, wat bijdraagt aan een stabielere cashflow.
2. Minder administratieve lasten
   Vakantiegeld als aparte uitbetaling betekent extra berekeningen en administratie. Bij maandelijkse uitbetaling wordt het vakantiegeld onderdeel van de reguliere salarisstrook, wat het proces eenvoudiger en transparanter maakt.
3. Duidelijk inzicht in kosten en lagere eindafrekening
   Werkgevers moeten bij jaarlijkse uitbetaling reserveringen maken voor vakantiegeld. Dit brengt risico’s met zich mee, zoals onjuiste reserveringen of onverwachte kosten. Bij maandelijkse uitbetaling is dit probleem er niet. Daarnaast zorgt maandelijks uitbetalen ervoor dat bij een eindafrekening (bijvoorbeeld bij vertrek van een werknemer) er minder in één keer hoeft te worden uitgekeerd.
4. Werknemers krijgen maandelijks meer op hun rekening, maar…
   Wanneer vakantiegeld maandelijks wordt uitbetaald, wordt het samen met het reguliere salaris belast volgens de gebruikelijke loonbelastingtarieven. Dit kan ervoor zorgen dat werknemers maandelijks net iets meer ontvangen dan wanneer vakantiegeld in één keer wordt uitbetaald, omdat het niet onder het tarief bijzondere beloningen valt. Dit voordeel is echter tijdelijk. Het belastingtarief voor eenmalige beloningen, zoals vakantiegeld, is vaak hoger dan dat voor regulier loon. Daardoor kan een eenmalige uitbetaling leiden tot een hogere belastingafdracht. Deze afwijking wordt gecorrigeerd bij de belastingaangifte, waardoor het netto-voordeel slechts tijdelijk is en niet structureel.

Waarom vakantiegeld toch jaarlijks blijven uitbetalen?

Ondanks de voordelen kleven er ook enkele nadelen aan een maandelijkse uitbetaling van vakantiegeld, vooral voor werknemers.

1. Geen ‘extraatje’ meer
   Veel werknemers zien het vakantiegeld als een jaarlijkse “bonus”. Dit bedrag ineens ontvangen voelt als een meevaller en wordt vaak gebruikt voor vakanties of grote uitgaven. Bij maandelijkse uitbetaling verdwijnt dit gevoel van een extraatje.
2. Moeilijker sparen voor vakantie
   Niet iedereen is even goed in sparen. Wanneer het vakantiegeld in mei in één keer wordt uitgekeerd, weten werknemers dat ze dit kunnen gebruiken voor hun zomervakantie. Bij maandelijkse uitbetaling bestaat de kans dat ze het bedrag direct uitgeven, waardoor er geen buffer meer is voor vakantie of onverwachte kosten.
3. Omschakeling kost tijd (en middelen)
   Voor bedrijven die gewend zijn vakantiegeld jaarlijks uit te betalen, betekent een overstap naar maandelijkse uitbetaling een eenmalige administratieve wijziging. Dit kan extra werk en kosten met zich meebrengen. Daarnaast moeten medewerkers goed geïnformeerd worden over de verandering om misverstanden en weerstand te voorkomen.

Belangrijke voorwaarden voor maandelijks uitbetaling:

Hoewel vakantiegeld in termijnen (bijvoorbeeld dus maandelijks) mag worden uitbetaald, zijn hier wel enkele voorwaarden aan verbonden:

• Dit moet zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of de cao. Zonder deze afspraken blijft de jaarlijkse uitbetaling de standaard.
• Het vakantiegeld moet apart worden vermeld op de loonstrook, zodat duidelijk is dat het geen onderdeel is van het bruto maandsalaris.

Hoe zit het met tijdelijke contracten?

Bij werknemers met een tijdelijk contract is het al gebruikelijk dat vakantiegeld en vakantiedagen direct bij het salaris worden uitbetaald. Dit wordt vaak gedaan omdat tijdelijke medewerkers minder lang in dienst zijn en het risico bestaat dat ze bij afloop van hun contract niet meer in dienst zijn in mei of juni, de periode waarin het vakantiegeld bij de meeste bedrijven overgemaakt wordt.

Door vakantiegeld maandelijks uit te keren, krijgen zij direct waar ze recht op hebben en voorkomt de werkgever dat er later nog nabetalingen moeten plaatsvinden. Dit systeem werkt in de praktijk goed en laat zien dat maandelijkse uitbetaling een haalbare en efficiënte optie is voor alle werknemers. 

Dus: maandelijks of jaarlijks uitbetalen?

De beste keuze hangt af van wat past bij het bedrijf en de werknemers. Bij jaarlijkse uitbetaling wordt het vakantiegeld in één keer uitgekeerd, wat medewerkers helpt om een groter bedrag opzij te zetten voor bijvoorbeeld een vakantie. Maandelijkse uitbetaling geeft hen daarentegen meer financiële flexibiliteit, terwijl het de werkgever een stabielere cashflow en minder administratieve lasten bezorgt.

Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om werknemers te helpen financieel vooruit te denken. Niet iedereen spaart makkelijk, en vakantiegeld in één keer uitkeren kan daarin ondersteunen. Wil je overstappen op maandelijkse betaling, dan is heldere communicatie erg belangrijk. Een derde optie is om werknemers zelf te laten kiezen tussen jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling.