De to-do lijst voor elke nieuwe dienstbetrekking

Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer komt heel wat kijken. Als werkgever moet je voldoen aan diverse administratieve, arbeidsrechtelijke en fiscale verplichtingen. Van het verzamelen van de juiste gegevens tot het naleven van de identificatieplicht, elk stapje is cruciaal. In dit blogartikel zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor jou op een rij. Zo ben je goed voorbereid en voorkom je boetes en andere vervelende verrassingen.

1. Gegevens voor loonheffingen

Om loonaangifte voor een werknemer te kunnen doen, heb je bepaalde gegevens van hem nodig. Hij moet deze gegevens aanleveren vóór zijn eerste werkdag. Start de werknemer op de dag van aanname? Dan moet hij de gegevens aanleveren voordat hij daadwerkelijk begint met werken. 

Benodigde gegevens 

De werknemer moet de volgende gegevens bij jou inleveren:

• naam en voorletter(s);
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• straat en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• woonland en regio (als hij niet in Nederland woont);
• verzoek om toepassing van de loonheffingskorting.

Modelformulier

De werknemer moet zijn gegevens voor de loonheffingen schriftelijk of digitaal aanleveren, voorzien van datum en handtekening. Hiervoor kan hij het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst gebruiken. De werknemer kan ook een eigen model of een model van jouw organisatie gebruiken, zolang maar alle benodigde gegevens erop staan. Hij kan de gegevens voor de loonheffingen bijvoorbeeld ook aanleveren via een kopie van zijn geldige identiteitsbewijs, aangevuld met de ontbrekende benodigde gegevens en voorzien van datum en handtekening. 

Let op: Wil de nieuwe werknemer de speciale studenten- en scholierenregeling laten toepassen? Dan moet hij een verzoek daartoe aan zijn gegevens voor de loonheffingen toevoegen. Hij kan hiervoor ook het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ van de Belastingdienst gebruiken.

Controleer gegevens

Zodra de benodigde gegevens binnen zijn, controleer je ze en neem je ze op in de loonadministratie. Sinds 2019 is controle van de woonplaats van belang in verband met toepassing van de juiste belastingtabel. Geeft een werknemer een woonplaats in Nederland op, dan wil dat niet zeggen dat hij ook inwoner van Nederland is. Dat is pas het geval als hij hier zijn permanente woon- of verblijfsplaats heeft of als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt (als hij zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft). 

Let op: Je moet de gegevens voor de loonheffingen van werknemers minstens vijf kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding bewaren.

2. Anoniementarief

Beschik je niet over alle benodigde gegevens van de werknemer, dan moet je bij zijn verloning het zogeheten anoniementarief toepassen. 

Ontbrekende gegevens 

Het anoniementarief pas je toe in de volgende situaties:

• Je beschikt niet over de naam, het adres, de woonplaats of het BSN van de werknemer.
• De werknemer heeft een BSN aangevraagd, maar heeft die nog niet gekregen.
• Je hebt van een werknemer die inwoner van Nederland is, alleen een postadres.
• Je hebt van een werknemer die geen inwoner van Nederland is, alleen zijn tijdelijke Nederlandse (post)adres en niet zijn adres in het buitenland.

Ook als je niet aan de identificatieplicht voldoet, moet je het anoniementarief toepassen. Wat dit precies inhoudt lees je onder het kopje ‘identificatieplicht’. 

Gevolgen

Toepassing van het anoniementarief houdt in dat je 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen op het loon van de werknemer inhoudt. Je houdt dan geen rekening met:

• de loonheffingskorting, wat nadelig is voor de werknemer; 
• het maximumpremieloon voor de werknemersverzekeringen (€ 59.706 in 2022);
• het maximumbijdrageloon voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (€ 59.706 in 2022).

Let op: Pas je het anoniementarief niet toe terwijl dat wel zou moeten, dan riskeert jouw organisatie een verzuimboete van maximaal € 5.514. De Belastingdienst kan deze boete direct opleggen, zonder strafprocedure. 

Geen correctie 

Ontvang je later wel de (juiste) gegevens voor de loonheffingen van de werknemer, dan mag je de toepassing van het anoniementarief in eerdere aangiftetijdvakken niet corrigeren. Dat mag alleen als je in een tijdvak ten onrechte het anoniementarief hebt toegepast.

3. Identificatieplicht

Naast de inhoudingsplicht heeft jouw organisatie ook een identificatieplicht. De identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen: verifiëren, bewaren en zorgen. Je moet aan deze identificatieplicht voldoen vóórdat de werknemer bij jouw organisatie aan het werk gaat. 

Verificatieplicht 

De eerste stap is het verifiëren van de identiteit van de werknemer. Om aan deze verificatieplicht te kunnen voldoen, moet de werknemer jou een geldig en origineel (geen kopie) identiteitsbewijs tonen waarop de nationaliteit staat vermeld. Een rijbewijs is dus niet geschikt om de identiteit van de werknemer te verifiëren, maar een paspoort of identiteitskaart wel. Je controleert de door de werknemer getoonde identiteitsdocument op echtheid en geldigheid, en of het een origineel document is dat bij de werknemer hoort. Vergelijk hiervoor de pasfoto, genoemde fysieke kenmerken en handtekening op het document, en de door de werknemer opgegeven leeftijd met de geboortedatum op het identiteitsbewijs.

Bewijs van nationaliteit

Je moet ook controleren of een werknemer überhaupt in Nederland mag werken. Voor werknemers met de Nederlandse nationaliteit en die afkomstig zijn uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland is dat toegestaan. Voor werknemers met een andere nationaliteit moet je bewijs hebben dat zij in Nederland mogen werken: een tewerkstellingsvergunning. Voor werknemers die langer dan drie maanden bij jouw organisatie komen werken, moet je een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aanvragen bij Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).

Bewaarplicht 

Het volgende onderdeel van de identificatieplicht is het bewaren van een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer in jouw loonadministratie. Ook een (kopie van) de tewerkstellingsvergunning of GVVA moet je in jouw administratie bewaren. Deze bewaarplicht geldt tot en met vijf volle kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding van de werknemer. 

Informatie

Je hoeft alleen een kopie te bewaren van de pagina’s van het identiteitsbewijs waarop informatie staat. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens te lezen zijn die ook op het originele document staan. Is dat niet het geval, leg deze zaken dan afzonderlijk in de salarisadministratie vast of maak een nieuwe, betere kopie. Bij een paspoort of identiteitskaart model 2013 moet je ook de pagina met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren. Verder moet de pasfoto op de kopie goed herkenbaar zijn. 

Zorgplicht

Het laatste onderdeel van de identificatieplicht is de zorgplicht. Je moet ervoor zorgen dat de nieuwe werknemer weet dat hij zich op het werk met een geldig en origineel identiteitsbewijs moet kunnen identificeren. Hiervoor voldoet een (EER-)rijbewijs overigens wel. Bovendien moet je de werknemer in de gelegenheid stellen om aan die identificatieplicht te voldoen als bijvoorbeeld de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Inspectie SZW) op controle komt.

Anoniementarief

Voldoet jouw organisatie niet aan haar identificatieplicht, dan moet je het anoniementarief voor de werknemer toepassen. Dit is het geval in de volgende situaties: 

• Je stelt de identiteit van de werknemer die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet niet vast.
• Je bewaart de gegevens niet of niet op de juiste manier in jouw loonadministratie.
• Je weet dat je onjuiste gegevens van de werknemer hebt gekregen of je had dat kunnen weten.
• De werknemer heeft geen geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning. 

Sancties

Zoals eerder opgemerkt kan een verzuimboete volgen van maximaal € 5.514 als je het anoniementarief ten onrechte niet toepast. Als het door de werknemer komt dat je zijn identiteit niet (juist) hebt kunnen vaststellen, kan de Belastingdienst hem een boete van € 5.514 opleggen. Ook de Nederlandse Arbeidsinspectie kan een boete opleggen. Bij illegale arbeid is die boete bijvoorbeeld € 8.000 per illegale werknemer. Bij volgende overtredingen loopt het boetebedrag op en kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een organisatie zelfs stilleggen.

Werknemer aanmelden bij andere instanties

Maakt een pensioenregeling deel uit van de arbeidsvoorwaarden, en wil de nieuwe werknemer gebruik maken van deze regeling? Dan moet je hem als nieuwe deelnemer van de pensioenregeling aanmelden bij de pensioenuitvoerder. Daarnaast hebben de meeste organisaties aan de dienstbetrekking gerelateerde verzekeringen lopen bij een of meer verzekeraar(s). In de praktijk wordt regelmatig vergeten om een nieuwe werknemer aan te melden. Deze aanmeldingen kunnen meestal elektronisch gebeuren. Wanneer jouw organisatie de nieuwe werknemer precies moet aanmelden – direct bij indiensttreding of na verloop van tijd – kan je navragen bij de betreffende verzekeraar. Let er ook op dat je bij aanmelding niet te veel gegevens doorgeeft. Vanwege de privacyregels mag je alleen de noodzakelijke gegevens van de werknemer doorgeven. 

Conclusie

Als werkgever moet jouw organisatie aangifte voor de loonheffingen doen en deze aan de Belastingdienst afdragen. Om aan deze inhoudingsplicht te kunnen voldoen, heb je bepaalde gegevens van de werknemer nodig. Hij moet deze gegevens bij jou inleveren nog voordat hij bij jouw organisatie aan de slag gaat. Deze gegevens moet je controleren en in jouw loonadministratie opnemen. Naast de inhoudingsplicht heeft jouw organisatie ook een identificatieplicht, bestaande uit drie onderdelen: verifiëren, bewaren en zorgen. Je moet hieraan voldoen vóórdat de nieuwe werknemer daadwerkelijk aan het werk gaat. Beschik je niet over alle benodigde gegevens van de werknemer, of voldoet jouw organisatie niet aan haar identificatieplicht? Dan moet je bij zijn verloning het zogeheten anoniementarief toepassen. Dit heeft financiële gevolgen voor zowel de werknemer als jouw organisatie.