Ben jij begonnen met het strategische personeelsplanning-proces en heb je de personeelsbehoefte voor de toekomst vastgesteld? Dan is het nu tijd voor de volgende stap: de vertaalslag van analyse naar een concreet actieplan. Om je hierbij te helpen, vind je op deze pagina een aantal handige tips.
Om de kloof tussen benodigd en huidig personeel te overbruggen, identificeer je samen met leidinggevenden de belangrijkste knelpunten. Daarna vorm je deze om tot speerpunten. Focus bijvoorbeeld niet op de personeelsuitstroom door pensionering, maar richt je op de kennisoverdracht voor vertrek en het aantrekkelijk maken van je organisatie voor nieuw talent. Speerpunten kunnen in dit voorbeeld zijn:
Om het in kaart brengen van oplossingen makkelijk en overzichtelijk te maken, helpt het om je speerpunten te categoriseren in verschillende onderdelen van het hr-proces: instroom, doorstroom, behoud en uitstroom. Vervolgens bedenk je hier oplossingsrichtingen bij. Kijk niet alleen naar voor de hand liggende oplossingen, maar denk ook out of the box. Enkele voorbeelden:
Nadat je de oplossingsrichtingen hebt bedacht, werk je deze verder uit in combinatie met je speerpunten. Maak het zo concreet mogelijk. Is een speerpunt om jouw organisatie een aantrekkelijke werkgever te maken in de regio (instroom)? Dan kunnen concrete oplossingen zijn: het verbeteren van je imago, inspiratie opdoen bij organisaties die voorop lopen in aantrekkelijk werkgeverschap of nauw samenwerken met scholen en instanties.
Voordat je acties omzet in concrete plannen, is het slim om eerst een kosten-batenanalyse te maken. Zo krijg je inzicht in de kosten en de opbrengsten van de voorgestelde acties. Essentieel voor de directie. Het doel van zo'n analyse kan variëren van het verkrijgen van inzicht in benodigde investeringen tot het bepalen van de meest rendabele actie. Doorloop een stappenplan waarbij je de doelen van de acties, de kosten en opbrengsten, risico's en randvoorwaarden in kaart brengt. Op basis hiervan kun je de meest effectieve en kostenbewuste keuzes maken, rekening houdend met mogelijke risico's.
Na het kiezen van de juiste acties is het tijd om ze concreet te maken in een actieplan. Het actieplan maakt duidelijk wie wat wanneer doet. Hoewel veel van de uitvoering bij de eigen afdeling zal liggen, hebben ook leidinggevenden hun rol. In het plan neem je in ieder geval de volgende onderdelen op:
Het is belangrijk om het plan in te bedden in de dagelijkse praktijk, waarbij eventuele gevolgen voor afdelingen duidelijk zijn afgebakend. Zet de HR-activiteiten die een kloof moeten overbruggen uit in de looptijd van het personeelsplan en neem deze op in de operationele jaarplannen. Zorg voor een goede vertaling van activiteiten naar meetbare doelstellingen, evalueer regelmatig en stuur eventueel bij, in lijn met de strategische ambities van je organisatie.