AI en HR: maak je HR-leven makkelijker met een HR-chatbot

Eén van de meest tijdrovende taken voor de HR-professional is het beantwoorden van vragen van medewerkers. Misschien herken je het wel: belangrijke HR-informatie is vaak niet makkelijk toegankelijk en soms moet een medewerker meerdere dagen wachten op een antwoord. Uit onderzoek (soocial) blijkt dat slechts 12% van de HR-teams vindt dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot belangrijke HR-informatie. Dit kan leiden tot misverstanden, onnodige opvolgingsvragen en uiteindelijk tot een daling van de efficiëntie in de hele organisatie. Als HR-professional weet je hoe belangrijk het is om snel en adequaat te reageren, maar door een hoge werkdruk is dit vaak een uitdaging. De inzet van slimme AI-toepassingen biedt HR-afdelingen kansen. In dit blog ontdek je hoe de opkomst van HR-chatbots, gebaseerd op generatieve AI, helpt om de werkdruk te verlagen en de efficiëntie op jouw afdeling te verhogen.

Snellere respons, tevredener medewerkers

HR-chatbots bieden medewerkers een makkelijke manier om informatie te verkrijgen, zonder dat ze de telefoon hoeven te pakken of een bezoekje te brengen aan de HR-afdeling. Met HR-chatbots verbeter je de algehele ervaring van medewerkers. Ze zijn immers 24/7 beschikbaar en geven medewerkers altijd toegang tot de informatie die ze nodig hebben, precies wanneer ze die nodig hebben. Bovendien kun je chatbots zo inrichten dat ze ook proactief informatie verstrekken over gerelateerde onderwerpen, bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsbeleid of regelingen, waarmee je aanvullende vragen voorkomt. Door administratieve taken te minimaliseren kan een HR-professional zich richten op meer strategische thema’s zoals het ontwikkelen van talent of het verbeteren van de organisatiecultuur.

AI-chatbots in opkomst

Onderzoek van Gartner onder HR-leiders dit jaar laat zien dat AI gedreven chatbots in opkomst zijn: 38% van hen is bezig met proefprojecten, heeft een implementatie in de planning of generatieve AI al geïmplementeerd, tegenover 19% in juni 2023. Daarnaast is 76% van de HR-leiders van mening dat als hun organisatie in de komende 12 tot 24 maanden geen AI-oplossingen adopteert en implementeert, dat organisatorisch succes achterblijft vergeleken met degenen die dat wel doen. 

De inzet van HR-chatbots zorgt voor tijdsbesparing en efficiëntie

Onderzoek uit de praktijk laat zien dat het gebruik van HR-chatbots grote voordelen met zich meebrengt:

• Tijdsbesparing:
  • HR-professionals besparen gemiddeld 20 tot 30% van hun tijd door het automatiseren van taken als het beantwoorden van veelgestelde vragen en het verwerken van verlofaanvragen. ​ (AIHR)​​ (Verloop.io)​.
• Kostenbesparing:
  • Bedrijven die chatbots implementeren, melden aanzienlijke besparingen op HR-kosten (tot wel 25% minder) door efficiëntere processen en minder handmatige inspanning​ (Yellow.ai)​.
• Verhoogde productiviteit:
  • Door repetitieve taken te elimineren is er tot 15% stijging in productiviteit. HR-teams kunnen zich richten op belangrijkere strategische werkzaamheden.​ (AIHR)​.
• Voorkeur voor chatbots: 
  • 62% van de medewerkers geeft de voorkeur aan het gebruik van chatbots voor hun persoonlijke HR-behoeften vanwege de directe toegang tot informatie en ondersteuning​ (Soocial)​.
• Gemakkelijk toegang tot informatie
  • 92% van de HR-afdelingen is het ermee eens dat chatbots het gemakkelijker zullen maken voor medewerkers om de informatie te vinden die ze nodig hebben (Soocial)​.

De zorgen rondom AI in HR

De inzet van AI in HR roept gemengde reacties op. Veel HR-professionals zien de voordelen, maar in ons recente onderzoeksrapport De stand van technologie in HR in 2024  blijkt dat bijna de helft (47%) zich zorgen maakt over privacy, vooral met het oog op GDPR-compliance. Deze zorgen zijn vaak terecht, maar een betrouwbare oplossing minimaliseert de risico’s.

Naast privacykwesties vreest 12% van de HR-professionals dat AI hun werk zal overnemen, hoewel de meerderheid (79%) dit niet als een bedreiging ziet. Het is belangrijk om AI te zien als een hulpmiddel dat het werk slimmer en sneller maakt, in plaats van een vervanger van de medewerker. Samenwerking met medewerkers om AI te integreren in de werkzaamheden kan zorgen voor meer betrokkenheid en minder weerstand.

Het belang van actieve ontwikkeling op technologisch vlak

De meningen zijn verdeeld over de toekomst van AI in HR, maar bijna driekwart (72%) van de ondervraagden in het onderzoeksrapport gelooft dat AI veel werkprocessen slimmer kan maken. Vooral jongere professionals omarmen deze technologie, terwijl oudere collega’s soms terughoudender zijn. We zien ook dat bijna de helft (47%) van de HR-professionals bezig is om zich actief te ontwikkelen op technologisch vlak. De verwachting is dat AI een steeds grotere rol zal spelen en HR-professionals doen er goed aan om zich hierop verder voor te bereiden.

Conclusie: tijd voor actie

Als HR-professional weet je dat de eisen en verwachtingen blijven groeien. HR-chatbots bieden een praktische oplossing om de werkdruk te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Je automatiseert repetitieve werkzaamheden en geeft medewerkers direct toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Zo kun je je richten op wat echt belangrijk is: het ontwikkelen van je mensen en het versterken van de organisatiecultuur. Naast de bijdrage aan een efficiëntere werkplek, verhogen HR-chatbots ook nog eens de medewerkerstevredenheid. En ondanks zorgen over privacy en de impact van AI op het werk, zien de meeste HR-professionals AI als een waardevolle aanvulling.  Kortom: de AI-gedreven chatbot is een onmisbaar hulpmiddel in de moderne HR-praktijk. Nu is het moment om AI te omarmen en jouw HR-afdeling naar een hoger niveau te tillen.