Daarom digitaal ondertekenen
Bespaar tijd
Het ondertekenen van documenten verloopt snel en makkelijk. Door het ondertekenproces op te nemen in een workflow heb je er bovendien geen omkijken meer naar.
Makkelijker ondertekenen
Ondertekenen vereist veel minder handelingen. Daardoor wordt er ook sneller actie ondernomen. Dit vermindert het aantal acties om niet-ondertekende documenten alsnog te laten tekenen en te retourneren.
Minder fouten
In sommige documenten zijn wel 20 parafen nodig. Met de digitale handtekening zet je 1 handtekening die over het hele document gezet wordt. De HR-afdeling is op deze manier verzekerd van een goed getekend document.
Digitaal ondertekenen
Grip en controle op documenten
Het digitale ondertekenen van documenten in onze HR-software verloopt via een selfservice proces. Je bepaalt in een workflow wie moeten tekenen en binnen welke termijn. Zo weet je precies waar jouw documenten zich bevinden en bewaak je actief de doorlooptijd. Bovendien kunnen medewerkers waar en wanneer dat nodig is ondertekenen, ook via de mobiele telefoon. Ook ontstaat door digitale ondertekening een duidelijke audit-trail. Het systeem logt wie, wanneer welke overeenkomst is aangegaan.
Directe koppeling
Ondertekenen in je HR-software
Is de digitale handtekening gezet? Dat staat deze automatisch in het Digitaal Personeelsdossier van HR Core. Hier wordt het document bewaart volgens de bewaartermijn en geldigheid van het document. Uiteraard is het document alleen toegankelijk voor degenen met de benodidge rechten. Je krijgt een waarschuwing als het moet worden vervangen. Zo ben je altijd compliant met de huidige wet- en regelgeving.
Zo werkt digitaal ondertekenen bij Visma YouServe:
In 4 stappen profiteer je van rechtsgeldige documenten in je HR-software.
1.
HR stelt een document op en bepaalt wie moet tekenen
2.
De tekenbevoegde tekent namens de werkgever (losse documenten of in bulk)
3.
De werknemer krijgt het verzoek om een document te tekenen met sms-authenticatie
